Einfügen von Outlook-Adressen mit AutoText beeinflussen

[MS-Word – alle Versionen]

Wenn Sie über das Adressbuch gezielt Daten aus Outlook übernehmen wollen, so werden grundsätzlich alle vorhandenen Angaben des Kontakts in das Word Dokument übernommen. Das bedeutet meist, dass Sie unnötige Angaben jedes Mal löschen müssen.

Mit Hilfe eines gespeicherten AutoTextes können Sie die Angabenmenge beeinflussen. Soll heißen, Sie können damit festlegen, welche Daten wirklich eingefügt werden.

Der AutoText dient dabei nur als Maske und Sie brauchen ihn nicht jedes Mal aufrufen. Er muss nur vorhanden sein. Das Einfügen der Outlook-Adresse geschieht in gewohnter Weise.

Zu allererst müssen Sie die Adress-Platzhalter festlegen die Sie benötigen. Die notwendigen Angaben können Sie der folgenden Tabelle entnehmen:

Platzhalter Kontakteordnerinhalt
<PR_DISPLAY_NAME> Vorname, weitere Vorn. und Nachname
<PR_GIVEN_NAME> Vorname
<PR_SURNAME> Nachname
<PR_DISPLAY_NAME_PREFIX> Anrede
<PR_TITLE> Position
<PR_COMPANY_NAME> Firma
<PR_DEPARTMENT_NAME> Abteilung
<PR_OFFICE_LOCATION> Büro
<PR_STREET_ADDRESS> Straße
<PR_POSTAL_CODE> PLZ
<PR_LOCALITY> Ort
<PR_STATE_OR_PROVINCE> Bundesland/Kanton
<PR_COUNTRY> Land/Region

.

Zum Erstellen des AutoTextes gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie ein leeres Dokument und fügen die benötigten Platzhalter ein.
     
    Beispielsweise:
    <PR_COMPANY_NAME>
    <PR_DEPARTMENT_NAME>
    <PR_DISPLAY_NAME_PREFIX> <PR_GIVEN_NAME> <PR_SURNAME>
    <PR_STREET_ADDRESS>
    <PR_POSTAL_CODE> <PR_LOCALITY>

     
    Im Klartext könnte es dann erscheinen:
    Möbelspedition Müller
    Buchhaltung
    Herr Hans Meier
    Bergstr. 4
    25487 Hinterdorf
    .
  2. Markieren Sie jetzt die eben gemachten Einträge.
     
  3. Benutzen Sie die Tastenkombination [Alt] und [F3] um den AutoText zu erzeugen und verwenden Sie „Adresslayout“ als Bausteinbezeichnung. Sie müssen genau diesen Namen verwenden, da es sonst nicht funktioniert!
     
  4. Bestätigen Sie mit „OK“ in den Versionen bis 2003. Ab der Version 2007 müssen Sie vorher noch den Katalog „AutoText“ auswählen.
     

Wenn Sie jetzt über Adressbuch die Daten aus Outlook einpflegen, werden nur die Daten übernommen, die Sie zuvor im Autotext hinterlegt haben. Benötigen Sie weitere Angaben aus den Kontakten, müssen Sie den AutoText mit den entsprechenden Daten neu definieren.

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