Beliebige Excel-Tabellenblätter als Datenquelle eines Seriendrucks

[MS-Word – alle Versionen]

Excel-Tabellen dienen häufig als Datenquelle für einen Seriendruck. Viele Anwender empfinden die Erstellung von Datenlisten in Excel als sehr einfach zu handhaben.

Schwierig wird es für die meisten, wenn die datequelle sich nicht auf dem ersten Tabellenblatt befindet und nicht in der ersten Zeile beginnt. Deshalb ist es nicht ganz unerheblich, auf welche Art und Weise Sie die Datenquelle aus Excel in den Word-Seriendruck einbinden. Als Möglichkeiten stehen Ihnen dabei DDE, ODBC oder OLE DB als Verfahren zur Verfügung.

Für das ältere DDE-Verfahren ist es unbedingt notwendig, dass die Datenquelle sich auf dem ersten Tabellenblatt befindet. Ein Zugriff auf andere Blätter der Mappe ist nicht möglich.

Wenn Sie sich die Datenquelle nicht unbedingt auf dem ersten Blatt befindet, stehen Ihnen die Verfahren ODBC und seit der Version 2002 OLE DB zur Verfügung. Damit können Sie das benötigte Tabellenblatt bei der Datei-Verknüpfung im Seriendruck-Assistenten direkt auswählen.

Standardmäßig sollten sich dabei die Spaltenüberschriften der Datenquelle in der ersten Zeile befinden. Aber nicht immer sind die Datenbanken so aufgebaut. Manches Mal befinden sich über der Datentabelle noch einige andere wichtige Angaben.

In solchen Fällen hilft es, wenn man der Datenbank einen „Namen“ gibt. Soll heißen, Sie müssen den erforderlichen Bereich markieren und mit einem (Alias-)Namen versehen:

  1. Markieren Sie auf dem entsprechenden Excel-Tabellenblatt die gesamte benötigte Datensammlung inklusive deren Spaltenüberschriften.
     
  2. Klicken Sie dann oben links neben dem „fx“ in das Namenfeld (s. Bild rechts) und geben Sie beispielsweise „Adressdaten“ als Bereichsnamen ein und bestätigen die Eingabe mit [Enter].
     
  3. Speichern Sie die Excel-Datei.

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Damit Sie im Seriendruck-Assistenten von Word die Art der Excel-Verknüpfung auswählen können, ist es erforderlich in den jeweiligen Versionen eine Programmoption zu ändern:

[bis 2003]

  1. Öffnen Sie Word.
     
  2. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf den Eintrag „Optionen“ und wechseln auf die Registerkarte „Allgemein“.
     
  3. Aktivieren Sie die Option „Konvertierung beim Öffnen bestätigen“ und bestätigen Sie mit „OK„.

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[ab 2007]

  1. Öffnen Sie Word.
     
  2. Klicken Sie auf die „Office-Schaltfläche“ (2007) oder auf das Register „Datei“ (2010) und dann auf „(Word)-Optionen“ sowie auf die Kategorie „Erweitert„.
     
  3. Aktivieren Sie rechts im Bereich „Allgemein“ die Option „Konvertierung beim Öffnen bestätigen“ und bestätigen Sie mit „OK„.

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Wenn Sie jetzt Ihren Seriendruck starten und im Assistenten eine Excel-Tabelle ausgewählt haben, wird nun das kleine Dialogfenster „Datenquelle bestätigen“ eingeblendet. In diesem können Sie die Verknüpfungsart aussuchen. Wenn Sie ODBC oder OLE DB auswählen, erscheint das Fenster „Tabelle auswählen“ mit Angaben zu Tabellen- und Bereichsnamen.

Klicken Sie im selben Fenster noch auf die Schaltfläche „Optionen“ und aktivieren Sie die Option „Systemtabellen„, wählen die gewünschte Tabelle oder den Bereichsnamen aus und bestätigen mit „OK„. Damit werden die Daten aus Excel an Word übertragen und Sie können Ihren Seriendruck wie gewohnt fortsetzen.

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