Probleme mit „winmail.dat“ vermeiden

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Es kann vorkommen, dass manche Ihrer E-Mail-Empfänger eine Nachricht mit der Anlage „winmail.dat“ erhalten. Diese Anlage ist unbrauchbar, wenn die Empfänger die Nachrichten nicht mit Outlook verarbeiten.

Grund für die Entstehung dieser Anhangsdatei ist das von Outlook manchmal verwendete „Transport Neutral Encapsulation Format“ (TNEF). Damit erhält der Empfänger die Nachricht in einer Microsoft eigenen RTF-Textversion mit der benannten Anlage. Mit einigen Klicks können Sie den Versand in diesem Format unterbinden.

In der Anlage „winmail.dat“ verbergen sich Informationen zu den Formatierungen der Nachricht, die eigentlich als Anlage eingefügten Dokumente sowie andere Information um Termin- oder Besprechungsanfragen zu verarbeiten. Wer nicht mit Outlook arbeitet, sieht in diesem Anhang nur eine Ansammlung von irgendwelchen Binärcodes.

Um das Entstehen dieser Anhangsdatei zu unterbinden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Möglichkeit: Globale Outlook-Einstellungen für Nachrichtenformate (dauerhaft)

Überprüfen Sie, ob das Nachrichtenformat „Rich-Text“ eingestellt ist. Dieses Format führt in der Regel immer zur Bildung der Datei „winmail.dat“. Im nächsten Schritt verhindern Sie den Einsatz des TNEF bei Empfängern, die sich außerhalb einer Exchange-Umgebung befinden.

[bis 2007]

  1. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf den Eintrag „Optionen“ und wechseln im neuen Fenster auf die Registerkarte „E-Mail-Format„.
     
  2. Im Abschnitt „Nachrichtenformat“ wählen Sie aus der Drop-Down-Liste „Verfassen im Nachrichtenformat:“ den Eintrag „HTML“ oder „Nur-Text„.
     
  3. Klicken dann Sie auf die Schaltfläche „Internetformat“ und wählen in der Drop-Down-Liste im Abschnitt „Outlook-Rich-Text-Optionen“ abhängig von Ihrer Einstellung im vorherigen Schritt den Eintrag „In HTML-Format konvertieren“ oder „In Nur-Text- Format konvertieren“ .
     
  4. Bestätigen Sie abschließend die beiden offenen Fenster mit „OK„.

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[bis 2013]

  1. Klicken Sie im Register „Datei“ auf den Eintrag „Optionen“ und wechseln anschließend auf die Kategorie „E-Mail„.
     
  2. Im Abschnitt „Nachrichten verfassen“ wählen Sie aus der Drop-Down-Liste „Nachricht in diesem Format verfassen“ den Eintrag „HTML“ oder „Nur-Text„.
     
  3. Im Bereich „Nachrichtenformat“ wählen in der Drop-Down-Liste im Abschnitt „Beim Senden von Nachrichten im Rich-Text-Format an Internetempfänger“ abhängig von Ihrer Einstellung im vorherigen Schritt den Eintrag „In HTML-Format konvertieren“ oder „In Nur-Text- Format konvertieren“ und bestätigen mit „OK„.

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2. Möglichkeit: Individuelle Outlook-Einstellungen für Nachrichtenformate (temporär)

Neben der globalen Einstellung können Sie auch einzeln bestimmen, mit welchem Nachrichtenformat Sie Ihre Nachrichten absenden möchten.

[bis 2003]

  1. Erstellen Sie eine neue Nachricht.
     
  2. a) Wenn Sie Word als Editor verwenden, dann können Sie ganz rechts in der Symbolleiste das Nachrichtenformat „HTML“ oder „Nur-Text“ über eine Drop-Down-Liste auswählen
     
    b) Wenn Sie den internen Outlook-Editor benutzen, wählen Sie über das Menü „Format“ das Nachrichtenformat „HTML“ oder „Nur-Text“ aus.

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[nur 2007]

  1. Erstellen Sie eine neue Nachricht und klicken im Register „Optionen„.
     
  2. Aktivieren Sie in der Gruppe „Format“ die Option „HTML“ oder „Nur-Text„.

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[bis 2013]

  1. Erstellen Sie eine neue Nachricht und klicken im Register „Text formatieren„.
     
  2. Aktivieren Sie in der Gruppe „Format“ die Option „HTML“ oder „Nur-Text„.

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3. Möglichkeit: Nachrichtenformat beim Exchange-Server festlegen

Sollten Sie in einer Exchange-Umgebung arbeiten, sind die Einstellungen in Exchange zu kontrollieren. Denn der Server übersteuert die Einstellungen im Outlook-Client. Damit Outlook die Kontrolle des Nachrichtenformates behält oder Sie die Rich-Text-Formate ausschließen wollen, müssen Sie folgende Schritte im Exchange-Server durchführen:

  1. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole für MS-Exchange und klicken links in der Leiste auf „Organisationskonfiguration“ und dann auf „Hub-Transport„.
     
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Remotedomänen“ und klicken Sie im Fensterausschnitt auf den Eintrag Ihrer Standarddomäne mit der rechten Maustaste.
     
  3. Wechseln Sie dann in den „Eigenschaften“ auf die Registerkarte „Format der Originalnachricht“ oder „Nachrichtenformat“ und aktivieren Sie im Abschnitt „Exchange-Rich-Text-Format“ die Option „Nie verwenden“, wenn Sie dieses Format ausschließen wollen, oder „Individuelle Benutzereinstellungen verwenden“, wenn die Kontrolle beim Outlook-Clienten liegen soll.
     
  4. Bestätigen Sie abschließend mit „OK„.

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4. Möglichkeit: Keine eigenen Outlook-Vorlagen verwenden

Es ist im Allgemeinen immer davon abzuraten selbst erstellte Outlook-Formulare (z. B. als Briefpapier) als Standard für neue E-Mails zu verwenden. Diese können bei Empfängern, die nicht mit Outlook ihre Nachrichten lesen, ebenfalls zu „winmail.dat“-Anhängen führen.

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5 Kommentare zu “Probleme mit „winmail.dat“ vermeiden

  1. Pingback: Probleme mit Anhängen in Outlook (winmail.dat) | Die heco IT

  2. Die Logik mit dem Rich-Text-Format trifft nur leider nicht immer zu. Wir verschicken E-Mails im Nur-Text-Format und dennoch kommen die Dateien beim Empfänger als winmail.dat an. Aber auch nicht einigen wenigen (einem) und nicht bei allen. Gibt es eine Einstellung beim Empfänger, die dazu führt?

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    • Programmeinstellungen in den E-Mail-Clients auf der Empfängerseite gibt es dafür leider nicht. Sollten Sie Outlook in einer Exchange-Umgebung benutzen, beachten Sie bitte den Hinweis (3. Möglichkeit) dazu.

      Mit Hilfe der Freeware „Winmail Opener“ oder der Webseite „Winmaildat.com“ können Sie den Inhalt des Anhangs sichtbar machen.

      Denken Sie bei der genannten Webseite auf die Datenschutzbestimmungen, weil die Anlage „winmail.dat“ zur Verarbeitung auf einen fremden Server gespeichert wird.

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