Gleiche Inhalte in verschiedenen Dokumenten zentral verwalten

[MS-Word – alle Versionen]

In vielen Dokumenten-Vorlagen kommt es vor, dass sich bestimmte Inhalte (z. B. ein Briefkopf) immer wiederholen. Von daher ist es oft mühselig bei Änderung gleich alle Dokumente einzeln ändern zu müssen.

In Word gibt es die Möglichkeit mit Hilfe von Verknüpfungen einmal eine Änderung vorzunehmen, die sich dann in den verbundenen Dokumenten auswirkt. Das heißt, Sie ändern beispielsweise einmal den Inhalt beispielsweise des Briefkopfes und alle abhängigen Dokumente übernehmen automatisch die Veränderungen.

 

Im ersten Schritt müssen Sie ein Dokument erstellen, das alle gemeinsamen Inhalte (z. B. Briefkopf) umfasst, die auf den abhängigen Dokumenten angezeigt werden sollen. Erfassen Sie die Inhalte im normalen Textbereich und nicht in den Kopf- oder Fußzeilen!

Sollten Sie Grafiken oder AutoFormen verwenden achten Sie darauf, dass Sie diese in einer absoluten Position relativ zur Seite formatieren (Rechtsklick auf die Grafik – „Grafik formatieren“ – Register „Layout“ – Schaltfläche „Weitere“ – Registerkarte „Bildposition„). So können Sie Verschiebung in den verknüpften Dokumenten vermeiden, wenn dort andere Einstellungen bezüglich der Seitenränder existieren.

Im nächsten Schritt verfahren Sie nach verwendeter Version wie folgt:

[bis 2003]

  1. Klicken Sie in der Dokumentenvorlage an die Stelle (Textbereich oder Kopf-/Fußzeile) in der die Verknüpfung zum eben erstellten Dokument ein gefügt werden soll.
     
  2. Im Menü „Einfügen“ klicken Sie dann auf den Eintrag „Datei“ und wählen aus Ihrem Ordnerverzeichnis die eben erstellte Dokumenten-Datei aus.
     
  3. Klicken Sie nicht auf „Einfügen“ sondern auf den kleinen Pfeil daneben und wählen aus der Drop-Down-Liste den Befehl „Als Verknüpfung einfügen“.

.

HINWEIS: Zur Überprüfung der Verknüpfung können Sie die Tastenkombination [Alt] und [F9] benutzen. Dann wird die Feldfunktion der Verknüpfung sichtbar und sollte beispielhaft folgenden Inhalt haben:

  • Serverbasierend:
    { INCLUDETEXT „\\\\IhrSERVER\\Serverpfad\\IhrDokument.doc“ }
  • Clientbasierend:
    { INCLUDETEXT „\\IhrLaufwerk:\\Datenpfad\\IhrDokument.doc“ }

Um die vorherige Ansicht zurückzukehren verwenden Sie nochmals die Kombination  [Alt] und [F9].

.

[bis 2013]

  1. Klicken Sie in der Dokumentenvorlage an die Stelle (Textbereich oder Kopf-/Fußzeile) in der die Verknüpfung zum eben erstellten Dokument ein gefügt werden soll.
     
  2. Im Register „Einfügen“ klicken Sie dann in der Gruppe „Text“ auf den kleinen Pfeil beim Befehl „Objekt“ und in dessen Drop-Down-Liste den Befehl „Text aus Datei„.
     
  3. Wählen Sie im anschließenden Dialogfenster in Ihrem Ordnerverzeichnis die eben erstellte Dokumenten-Datei aus.
     
  4. Klicken Sie nicht auf „Einfügen“ sondern auf den kleinen Pfeil daneben und wählen aus der Drop-Down-Liste den Befehl „Als Verknüpfung einfügen“.

.

HINWEIS: Zur Überprüfung der Verknüpfung können die Tastenkombination [Alt] und [F9] benutzen, wird die Feldfunktion der Verknüpfung sichtbar und sollte beispielhaft folgenden Inhalt haben:

  • Serverbasierend:
    { INCLUDETEXT „\\\\IhrSERVER\\Serverpfad\\IhrDokument.docx“ }
  • Clientbasierend:
    { INCLUDETEXT „\\IhrLaufwerk:\\Datenpfad\\IhrDokument.docx“ }

Um in die vorherige Ansicht zurückzukehren verwenden Sie nochmals die Kombination  [Alt] und [F9].

.

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