Seriendruck aus Outlook an gefilterte Kontakte

[MS-Outlook – alle Versionen]

Nur wenigen Anwendern ist nur bekannt, dass man den Seriendruck auch in Outlook  und nicht nur in Word starten kann. Selbst nach bestimmten Kriterien gefilterte Kontakte können schnell und einfach als Datenquelle ausgewählt werden.

Im Grunde müssen Sie nur im Kontakt-Verzeichnis einen Filter einsetzen und den Seriendruck starten, dann werden nur die gefilterten Kontakte verwendet.

Und so funktioniert das im Einzelnen:

[bis 2003]

  1. Öffnen Sie in Outlook Ihr Kontakt-Verzeichnis.
     
  2. Kicken Sie an einer freien Stelle mit der rechte Maustaste und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl „Filtern„.
     
  3. Wechseln Sie im neuen Dialogfenster auf die Registerkarte „Erweitert“ und stellen Sie im Abschnitt „Weitere Kriterien definieren“ mit Hilfe der Drop-Down-Liste, der „Bedingung“ und des „Werts“ das gewünschte Kriterium ein.
     
  4. Bestätigen Sie abschließend mit der Schaltfläche „Zur Liste hinzufügen“ (damit können Sie auch mehre Kriterien einstellen) und „OK„.
     
  5. Jetzt sollten im Kontakt-Ordner nur noch diejenigen sichtbar sein, die auch den eingegebenen Kriterien entsprechen.
     
  6. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf den Eintrag „Seriendruck„.
     
  7. Im neuen Dialogfenster können Sie im Abschnitt „Dokument“ festlegen, ob Sie die Kontakte mit einem neuen oder einem bereits vorhandenen Dokument verknüpfen wollen.
     
    HINWEIS: Bei enthaltenen Verteilerliste, weist Outlook darauf hin, dass deren Datenfelder nicht in den Serienbrief eingebunden werden können. Bestätigen Sie das dann mit „OK“.
     
  8. Bestätigen Sie die Einstellungen mit „OK„.
     
  9. Danach wird das im dritten Schritt eingestellte Worddokument gestartet und die Seriendruckfelder in der Seriendruck-Symbolleiste (bis Version 2003) oder im Register „Seriendruck“ in der Gruppe „Felder schreiben und einfügen“ (bis Version 2013) mit Hilfe der Drop-Down-Liste „Seriendruckfelder einfügen“ zur Verfügung gestellt.
     
  10. Vergessen Sie nicht, danach den Filter im Outlook-Kontakt-Verzeichnis wieder zu entfernen, in dem Sie den Kontextbefehl „Filtern“ nochmals aufrufen, die Schaltfläche „Alles löschen“ verwenden und mit „OK“ das Fenster schließen.

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[bis 2013]

  1. Öffnen Sie in Outlook Ihr Kontakt-Verzeichnis.
     
  2. Kicken Sie an einer freien Stelle mit der rechte Maustaste und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl „Filtern„.
     
  3. Wechseln Sie im neuen Dialogfenster auf die Registerkarte „Erweitert“ und stellen Sie im Abschnitt „Weitere Kriterien definieren“ mit Hilfe der Drop-Down-Liste, der „Bedingung“ und des „Werts“ das gewünschte Kriterium ein.
     
  4. Bestätigen Sie abschließend mit der Schaltfläche „Zur Liste hinzufügen“ (damit können Sie auch mehre Kriterien einstellen) und „OK„.
     
  5. Klicken Sie im Register „Start“ in der Gruppe „Aktion“ auf den Eintrag „Seriendruck“ (Version 2010) oder „Serien-E-Mails“ (Version 2013)
     
  6. Im neuen Dialogfenster können Sie im Abschnitt „Dokument“ festlegen, ob Sie die Kontakte mit einem neuen oder einem bereits vorhandenen Dokument verknüpfen wollen.
     
    HINWEIS: Bei enthaltenen Verteilerliste, weist Outlook darauf hin, dass deren Datenfelder nicht in den Serienbrief eingebunden werden können. Bestätigen Sie das dann mit „OK“.
     
  7. Bestätigen Sie die Einstellungen mit „OK„.
     
  8. Danach wird das im dritten Schritt eingestellte Worddokument gestartet und die Seriendruckfelder in der Seriendruck-Symbolleiste (bis Version 2003) oder im Register „Seriendruck“ in der Gruppe „Felder schreiben und einfügen“ (bis Version 2013) mit Hilfe der Drop-Down-Liste „Seriendruckfelder einfügen“ zur Verfügung gestellt.
     
  9. Vergessen Sie nicht, danach den Filter im Outlook-Kontakt-Verzeichnis wieder zu entfernen, in dem Sie den Kontextbefehl „Filtern“ nochmals aufrufen, die Schaltfläche „Alles löschen“ verwenden und mit „OK“ das Fenster schließen.

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