Auftragsschritte farbig kennzeichnen

[MS-Access – alle Versionen]

Stellen Sie sich vor, Sie möchten in einem Formular deutlich machen in welchen Status sich ein Kundenauftrag befindet. Soll heißen, wenn es noch nicht angefangen wurde, soll ein roter Balken angezeigt werden. Wenn der Auftrag in der Bearbeitung ist, soll er gelb sein und bei Abschluss grün.

Um die Entwicklungsschritte eines Vorgangs farblich unterschiedlich darzustellen, können Sie in Access ein ungebundenes Textfeld in Kombination mit drei Ja/Nein-Feldern (Kontrollkästchen) verwenden.

Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Erstellen Sie in der Entwurfsansicht drei „Ja/Nein-Felder“ untereinander oder nebeneinander und beschriften Sie diese in den Bezeichnungsfeldern beispielsweise jeweils mit „Erfasst„, „Begonnen“ und „Erledigt„.
     
  2. Zusätzlich sollten Sie, über einen Rechtsklick auf diese Felder, auch in den „Eigenschaften“ im Register „Alle“ bei „Name“ die jeweiligen Bezeichnungen erfassen.
     
  3. Erstellen Sie dann in einem gut sichtbaren Bereich ein ungebundenes Textfeld und machen Sie einem Rechtsklick darauf.
     
  4. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl „Eigenschaften“ und im Register „Alle“ schreiben Sie bei „Name“ den Begriff  „Status„, bei „Aktiviert“ wählen Sie aus der Drop-Down-Liste „Nein“ und bei „Gesperrt“ den Eintrag „Ja„.
     
  5. Lassen Sie das Textfeld markiert und rufen Sie in den Versionen bis 2003 über das Menü „Format“ die „Bedingte Formatierung“ auf. In den Versionen ab 2007 gehen Sie über das Register „Formularlayouttools„, Unterregister „Format„,  in der Gruppe „Steuerelementformatierung auf „Bedingte Formatierung„.
     
  6. Geben Sie in dem neuen Fenster folgende Werte ein: 
      Auswahlfeld Textfeld  *) Hintergrundfarbe
    1. Bedingung: Ausdruck ist [Erledigt]=-1 Grün
    2. Bedingung: Ausdruck ist [Begonnen]=-1 Gelb
    3. Bedingung: Ausdruck ist [Erfasst]=-1 Rot

    *)   „-1“ entspricht dem Wert „Ja„, also einem aktiven Kontrollkästchen.
     

  7. Bestätigen Sie Angaben mit „OK„.
     
  8. Das zum Textfeld gehörige Bezeichnungsfeld können Sie entsprechend (z. B. in „Status:„) umbenennen oder löschen.

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Wenn Sie nacheinander die Kontrollkästchen „Erfasst“, „Begonnen“ sowie „Erledigt“ aktivieren, ändert sich die Farbe im Textfeld von Rot über Gelb zu Grün.

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