Adressdaten in den Kontakte-/Personen-Ordner importieren

[MS-Outlook – Version 2013]

In den älteren Outlook-Versionen war es nie ein Problem Daten aus verschiedenen externen Datenbanken zu importieren. Das ist in der Anwenderversion 2013 so nicht mehr möglich.

Die Version 2013 lässt bei einem Import aus Datenbanken nur noch die PST- und CSV-Formate zu. Während beim PST-Format keine Probleme auftauchen, können diese allerdings im Detail des CSV-Formats stecken.

Da es keine andere Möglichkeit gibt, werden Sie wohl unter Übel die externen Datenbanken mit Hilfe von Excel zuerst in das CSV-Format konvertieren müssen. Bis hierher ist es noch einfach. Doch Outlook nimmt den Begriff „CSV“ wörtlich. Denn es heißt ausgeschrieben „Comma-separated Values“, auf Deutsch „Kommagetrennte Werte“. Das bedeutet, die einzelnen Datenfelder eines Datensatzes müssen jeweils mit einem Komma getrennt werden!

Damit beginnt für uns im deutschen Sprachraum das nächste Problem. Denn hier wird normalerweise, gemäß der Windows-Ländereinstellung, beim Speichern in Excel ein Semikolon als Datensatz- oder Listen-Trennzeichen gesetzt.

Das bedeutet wiederum, dass die Datenfelder eines Datensatzes in der CSV-Datei mit Semikola getrennt werden, was Outlook aber nicht verstehen wird. Outlook wird daraufhin beim Importieren alle vorherigen Datenfelder in eines zusammenfassen. Das können Sie schon im Importassistenten sehen. Der Assistent zeigt einen einspaltigen Datensatz an.

Somit bleibt Ihnen nur die Möglichkeit die konvertierte CSV-Datei vor dem Import zu überarbeiten und die Semikola gegen Kommata auszutauschen. Dabei kann die Excel-Funktion „Suchen und Ersetzen“ sehr hilfreich sein. Oder Sie ändern in der Ländereinstellung kurzfristig das Listentrennzeichen von Semikolon auf Komma.

Doch bekannterweise steckt die Tücke im Detail. Ist in einem Datenfeld schon ein Komma vorhanden ist, kann Outlook es beim Import falsch verstehen. Beispielsweise dann, wenn Sie in einem Datenfeld den Nach- und den Vornamen stehen haben und diese durch ein Komma getrennt haben, z. B. Müller, Thomas.

Weil der Importassistent das Komma zwischen den Namen auch als Trennzeichen versteht, wird er die Datenfeldeinträge verschieben. Deshalb müssen Sie beim Nachbearbeiten der CSV-Datei derartig zusammengehörige Einträge mit Anführungszeichen eingrenzen, zum Beispiel „Müller, Thomas“. So versteht der Assistent das Komma zwischen dem Nach- und Vornamen nicht mehr als Trennzeichen.

Kommen wir zum letzten Knackpunkt. Wenn Sie die CSV-Datei überarbeitet haben, müssen Sie die Trennzeichen (Kommata) der einzelnen Datensätze (Zeilen) durchzählen. Deren Anzahl muss in jedem Datensatz gleich sein. Sonst kommt es zu Verschiebungen.

Warum Microsoft eine bisher einfache Sache so verkompliziert hat, bleibt wohl ein Geheimnis. Genauso wie die Antwort auf die Frage, warum Outlook sich beim Import nicht an die in der Ländereinstellung vorgegebenen Listen Trennzeichen hält und dabei immer auf die amerikanischen Einstellung zurück geht.

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