Dateigrößen anpassen bzw. reduzieren

[MS-Excel – alle Versionen]

Im Laufe der Zeit können Excel-Dateien unverhältnismäßig anwachsen. Das heißt, die Dateigröße wächst ständig, obwohl man kaum größere Datenmengen (wie Bilder u. ä.) in die Arbeitsmappe eingefügt hatte.

Kopiert man nun den wesentlichen Teil der Mappe in eine weitere so reduziert sich drastisch der Speicherbedarf der neuen Datei.

Dieses Wachsen der Datei liegt einmal daran, dass sich Excel vieles „merkt“ und in die Datei abspeichert. Dazu gehört zum Beispiel wie viel Platz man in einer Mappe benötigt hatte. Den Platzbedarf für Nebenrechnung merkt er sich und hält ihn ständig zur Verfügung. Auch wenn Sie die Nebenrechnungen schon längst mit [Enft] gelöscht haben.

So wird ein Bereich mitverwaltet, der eigentlich nicht mehr benötigt wird. Im Laufe der Zeit sammeln sich so Verwaltungsdaten an, die eigentlich überflüssig sind und nur den Speicherbedarf der Datei aufpumpen.

Um festzustellen welchen Tabellenbereich Excel in dem Tabellenblatt verwaltet, drücken Sie einfach die Tastenkombination [Strg] und [Ende]. Damit springen Sie in die unterste rechte Zelle, die im Tabellenbereich zur Bearbeitung vorgehalten wird.

Besteht jetzt zwischen die „End“-Zelle und den restlichen Daten ein zu großer Abstand, so sollten Sie dieses ändern und den nicht erforderlichen Bereich reduzieren bzw. löschen:

  1. Markieren Sie den überflüssigen Zeilenbereich, z. B. mit Hilfe der Zeilenköpfe.
     
  2. Benutzen Sie nun die Tastenkombination [Strg] und [-], um die markierten Zeilen zu löschen.
     
  3. Markieren Sie nun den überflüssigen Spaltenbereich, z. B. mit Hilfe der Spaltenköpfe.
     
  4. Benutzen Sie wieder die Tastenkombination [Strg] und [-], um die markierten Spalten zu löschen.

.

HINWEIS: Dies müssen Sie in jedem Tabellenblatt der Arbeitsmappe vornehmen. Ob es tatsächlich notwendig ist, können Sie mit der Tastenkombination [Strg] und [Ende] feststellen.

Zum weiteren Reduzieren des Speicherbedarfs bietet sich noch folgende Möglichkeit an:

  1. Markieren Sie alle Leerzellen mit der Hilfe der Tastenkombination [Strg] und [G].
     
  2. In geöffneten Dialogfenster „Gehe zu“ klicken Sie auf „Inhalte“ und
     
  3. aktivieren im darauffolgenden Fenster die Option „Leerzellen“.

.

Alle Leerzellen sind jetzt markiert.

[bis 2003]

  • Klicken Sie auf das Menü „Bearbeiten“, dann auf „Löschen“ und anschließend auf „Alles“.

[ab 2007]

  • Klicken Sie im Register „Start“, in der Gruppe „Bearbeiten“ erst auf das Symbol des Radiergummis („Löschen“) und anschließend auf „Alle löschen“.

.

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