Drei verschiedene Anreden beim Serienbrief

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Wenn Sie in einen Serienbrief drei verschiedene Anreden nutzen wollen, so können Sie diese schon in der Datenbank erfassen. Wenn Sie aber eine bereits fertige Datenbank nutzen und die entsprechenden Daten nicht nachtragen wollen, so können Sie sich mit dem „Bedingungsfeld“ behelfen.

Normalerweise können Sie mit diesem Feld nur zwei Anreden verarbeiten lassen. Aber mit einem kleinen Trick können Sie die Anzahl auf mehr als zwei erhöhen.


Gehen wir einmal davon aus, dass Sie Ihren Serienbrief erstellt haben und dass in Ihrer Datenbank eine Spalte mit Bezeichnungen wie „Herr“ und „Frau“ erfasst wurde. Nennen wir diese Spalte „Titel„. Um die Bedingungen für „Sehr geehrter Herr“, „Sehr geehrte Frau“ und „Sehr geehrte Damen und Herren“ o. ä. zu gestalten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie an die Stelle, an der die Anrede im Dokument stehen soll.
     
  2. Wählen Sie aus der Symbol- oder Multifunktionsleiste den Eintrag „Bedingungsfeld einfügen“ und daraus den Befehl „WENN…DANN…SONST…“
     
  3. Stellen Sie im nachfolgenden Fenster bei „Feldname:“ die Spalte „Titel“ ein, bei „Vergleich:“ lassen Sie die Einstellung auf „Gleich“ und im Feld „Vergleichen mit:“ schreiben Sie den Begriff „Herr“.
     
  4. Bei „Dann diesen Text einfügen:“ schreiben Sie „Sehr geehrter Herr“ und bei „Sonst diesen Text einfügen:“ schreiben Sie nichts rein.
     
  5. Bestätigen Sie mit „OK“ und benutzen Sie die Tastenkombination [Alt] und [F9].
     
  6. Sie sehen jetzt die Funktion
    { IF { MERGEFIELD TITEL } = „Herr“ „Sehr geehrter Herr“ „“}
     
  7. Klicken Sie nun zwischen dem letzten Paar der Anführungszeichen und wählen Sie wieder aus der Symbol- oder Multifunktionsleiste den Eintrag „Bedingungsfeld einfügen“ sowie daraus den Befehl „WENN…DANN…SONST…“
     
  8. Stellen Sie im nachfolgenden Fenster bei „Feldname:“ die Spalte „Titel“ ein, bei „Vergleich:“ lassen Sie die Einstellung auf „Gleich“ und im Feld „Vergleichen mit:“ schreiben Sie den Begriff „Frau“.
     
  9. Bei „Dann diesen Text einfügen:“ schreiben Sie „Sehr geehrte Frau“ und bei „Sonst diesen Text einfügen:“ schreiben Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“ hinein.
     
  10. Jetzt lautet die Funktion so:
    { IF { MERGEFIELD TITEL } = „Herr“ „Sehr geehrter Herr“ „{ IF { MERGEFIELD TITEL } = „Frau“ „Sehr geehrte Frau“ „Sehr geehrte Damen und Herren“ }“ }
     
  11. Bestätigen Sie mit „OK“ und verwenden wieder die Kombination [Alt] und [F9].
     
  12. Fertig.

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HINWEIS: Möchten Sie weitere Verschachtelungen einbauen, so müssen Sie stets bei „Sonst diesen Text einfügen“ das Feld leer lassen und dort mit einer weiteren WENN-Funktion ansetzen.

Übrigens, in einigen Versionen heißt es statt „MERGEFIELD“ eventuell „SERIENDRUCKFELD“.

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2 Kommentare zu “Drei verschiedene Anreden beim Serienbrief

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