Datenduplikate vermeiden

[MS-Excel – alle Versionen]

In Datenbanken finden sich sehr häufig doppelt eingetragene Werte, sogenannte Duplikate. Diese blähen eine Datenbank nur unnötig auf und behindern die Übersicht.

Deshalb ist es sinnvoll die Datenbank in gewissen Abständen auf Duplikate zu überprüfen.

 

Und das geht so:

[bis 2003]

  1. Markieren Sie eine beliebige Zelle der Datenbankliste und klicken im Menü „Daten“ auf den Eintrag „Filter“ und dann „Spezialfilter“.
     
  2. Löschen Sie im nachfolgenden Fenster eventuell die Vorgabe im Feld „Kriterienbereich“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Keine Duplikate“.
     
  3. Bestätigen Sie mit „OK“.
     
  4. Nach der Auswertung sollte unten in der Statusleiste angezeigt werden, wie viele Datensätze er gefunden hat, z. B. „x Datensätze von y gefunden“. Die Differenz zwischen x und y gibt an, wie viele Duplikate in der Datenbank vorhanden waren.
     
  5. Zum Entfernen der Duplikate kopieren Sie die gesamte Liste mit [Strg] und [C], klicken in einen freien Bereich und fügen Sie sie mit einem Klick im Menü „Bearbeiten“ auf den Eintrag „Inhalte einfügen“ wieder ein.
     
  6. Aktivieren Sie noch die Option „Leerzellen überspringen“ und bestätigen Sie dann mit „OK“.

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[bis 2007] & [365]

  1. Markieren Sie eine beliebige Zelle der Adressliste und klicken im Register „Daten“ auf „Sortieren und Filtern“ und dann auf „Erweitert“.
     
  2. Löschen Sie im nachfolgenden Fenster eventuell die Vorgabe im Feld „Kriterienbereich“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Keine Duplikate“.
     
  3. Bestätigen Sie mit „OK“.
     
  4. Nach der Auswertung sollte unten in der Statusleiste angezeigt werden, wie viele Datensätze er gefunden hat, z. B. „x Datensätze von y gefunden“. Die Differenz zwischen x und y gibt an, wie viele Duplikate in der Datenbank vorhanden waren.
     
  5. Zum Entfernen der Duplikate kopieren Sie die gesamte Liste mit [Strg] und [C], klicken in einen freien Bereich und fügen Sie sie wieder ein mit einem Klick im Register „Start„, auf den Pfeil neben „Einfügen“ und dann auf den Eintrag „Inhalte einfügen.
     
  6. Aktivieren Sie noch die Option „Leerzellen überspringen“ und bestätigen Sie dann mit „OK“.

.

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