Selbe Inhalte in verschiedenen Dokumenten gleichzeitig up-to-date halten

[MS-Office – alle Versionen]

Wenn Sie verschiedene Arbeits-Dokumente mit einer selben Kopf- oder Fußzeile haben, so sind Änderungen darin sehr aufwendig, beispielsweise bei einem Briefkopf oder Messprotokoll.

Muss nur eine Eintragung geändert werden, so müssen Sie alle in Frage kommenden Dokumente durch gehen und das kann sehr aufwändig werden. Mit Hilfe einer Verknüpfung lässt sich ein separates Dokument mit erforderlichen Daten in die jeweiligen anderen Dokumente einbinden, so dass Sie nur einmal die Daten ändern und somit automatisch in den anderen übertragen werden.

Sie können diese Verknüpfung nicht nur einmal auf ein Dokument anwenden, sondern sogar mehrfach. Dabei spielt es keine Rolle, wo der Text eingefügt wird. Dies kann in der Kopf- oder Fußzeile oder auf der Dokumentenebene sein. Sie müssen nur bedenken, dass die verknüpfte Datei immer komplett eingelesen wird.

Wenn Sie später Ihr Arbeits-Dokument öffnen erhalten Sie zukünftig immer eine Aktualisierungsabfrage mit der die möglichen Änderungen im separaten Dokument in das Arbeits-Dokument übernommen oder abgelehnt werden können..

Zum Verknüpfen gehen Sie wie folgt vor:

[bis 2003]

  1. Erstellen Sie ein neues Dokument mit alle Angaben und allen Gestaltungsmöglichkeiten, die erforderlich sind und die Sie später beispielsweise im Kopf der „alten“ Dokumente einbinden wollen.
  2. Löschen Sie im „alten“ Dokument, sowie allen anderen, die Angaben, die Sie in das separate Dokument ausgelagert haben.
  3. Setzen Sie dann in den „alten“ Dokumenten den Cursor an die Stelle an den die Verknüpfung eingesetzt werden soll.
  4. Klicken Sie im Menü „Einfügen“ auf den Befehl „Objekt“ und wählen Sie die Registerkarte „Aus Datei erstellen„.
  5. Aktivieren Sie in diesem Fenster schon mal die Option „Verknüpfen“.
  6. Suchen Sie mit Hilfe von „Durchsuchen“ die eben in Schritt 1 erstellte Datei auf, markieren Sie diese und klicken Sie auf „Öffnen„.
  7. Schließen Sie mit „OK“ den Vorgang ab und jetzt sehen Sie das eingebundene Dokument mit seinem an der Stelle, wo sich der Cursor befand.

.

[ab 2007]

  1. Erstellen Sie ein neues Dokument mit alle Angaben und allen Gestaltungsmöglichkeiten, die erforderlich sind und die Sie später beispielsweise im Kopf der „alten“ Dokumente einbinden wollen.
  2. Löschen Sie im „alten“ Dokument, sowie später in allen anderen, die Angaben, die Sie in das separate Dokument ausgelagert haben.
  3. Setzen Sie dann in den „alten“ Dokumenten den Cursor an die Stelle an den die Verknüpfung eingesetzt werden soll.
  4. Klicken Sie im Register „Einfügen“ in der Gruppe „Text“ auf den Befehl „Objekt“ sowie dessen Unterbefehl „Objekt„.
  5. Wählen Sie die Registerkarte „Aus Datei erstellen“ und aktivieren Sie in diesem Fenster schon mal die Option „Verknüpfen“.
  6. Suchen Sie mit Hilfe von „Durchsuchen“ die eben in Schritt 1 erstellte Datei auf, markieren Sie diese und klicken Sie auf „Öffnen„.
  7. Schließen Sie mit „OK“ den Vorgang ab und jetzt sehen Sie das eingebundene Dokument mit seinem an der Stelle, wo sich der Cursor befand.

.

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