Aktualisierung des Offlineadressbuchs erzwingen

[MS-Outlook – alle Versionen] [MS-Exchange – alle Versionen]

Wenn Sie auf dem Exchange-Server Änderungen an den Daten der Benutzer vornehmen oder neue Benutzer hinzufügen oder löschen, so werden die geänderten Daten nicht sofort in Outlook zur Verfügung stehen.

Das liegt daran, dass Exchange sein Adressbuch nur ca. alle 24 Stunden im Netzwerk zur Verfügung stellt und sich Outlook im „Exchange-Cached-Modus“ automatisch synchronisiert.

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Nur Namen ohne E-Mail-Adressen in der Empfängerliste

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie E-Mail-Empfänger aus Ihrem Adressbuch in den Feldern „An“, „CC“ und „BCC“ eintragen werden diese meist in der Standardform „Name <NAME@PROVIDER.DE>“ eingepflegt. Viel Anwender finden diese Darstellung als unübersichtlich.

Um diese Darstellungsweise zu ändern, müssen Sie in den Kontaktdaten den „Anzeigenamen“ ändern. Diese Änderung müssen Sie bei jeden einzelnen Kontakt vornehmen, denn dafür gibt es keine Option, die für sich auf alle Kontakte auswirkt.

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Outlook-Kontakte im Adressbuch anzeigen

[MS-Outlook – Versionen ab 2007]

Wenn Sie von einem PC zu einem anderen „umziehen“ ist es natürlich praktisch, dass man die Adressdaten mitnehmen kann. Doch beim Importieren der Daten kann es passieren, dass diese später zwar in den Outlook-Kontakten erscheinen, aber nicht im eigentlichen Adressbuch der E-Mails.

Eigentlich sollte dies Ganze automatisch erfolgen. Aber im oben genannten Ausnahmefall muss man nach dem Importieren die Kontakte in das Adressbuch manuell aufnehmen.

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Einfügen von Outlook-Adressen mit AutoText beeinflussen

[MS-Word – alle Versionen]

Wenn Sie über das Adressbuch gezielt Daten aus Outlook übernehmen wollen, so werden grundsätzlich alle vorhandenen Angaben des Kontakts in das Word Dokument übernommen. Das bedeutet meist, dass Sie unnötige Angaben jedes Mal löschen müssen.

Mit Hilfe eines gespeicherten AutoTextes können Sie die Angabenmenge beeinflussen. Soll heißen, Sie können damit festlegen, welche Daten wirklich eingefügt werden.

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Outlook-Adressen komfortabel einfügen

[MS-Word – alle Versionen]

Um „mal eben“ Adressdaten aus Outlook in Word einzubinden gibt es eine schnelle Möglichkeit. Mit Hilfe des Adressbuchs können Sie dies bequem erledigen.

Sie müssen dafür nur das Adressbuch-Symbol in die Symbolleiste oder Schnellzugriffleiste einpflegen.

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