‚Datei anfügen‘-Liste reduzieren oder abschalten

[MS-Outlook – Version 2016]

In der Version 2016 hat Microsoft ein nettes und brauchbares Feature eingeführt. Wenn Sie einen Dateianhang in die E-Mail einfügen möchten, bietet das Programm jetzt eine Liste mit den letzten geöffneten Dateien an. Ein Klick darauf und der Anhang ist drin.

Doch manche Anwender ist die Liste zu lang oder sie benötigen diese gar nicht. Mit einem Eingriff in die Registry lässt sich die Anzahl der Listeneinträge verändern.

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Angehängte E-Mails senden

[MS-Outlook – alle Versionen]

Hin und wieder kommt es vor, dass man an E-Mails angehängte E-Mails versenden muss. Das heißt, eine Email ist die Anlage einer anderen E-Mail. Doch wenn man die angehängte Nachricht öffnet, kann man diese nicht senden, weil der dazugehörige Sende-Button deaktiviert ist.

Um das Senden möglich zu machen, müssen Sie die Anlage-E-Mail in den Ordner „Entwürfe“ auf der Outlook-Navigationsleiste ziehen. Wenn Sie diesen Ordner und dann die dort abgelegte E-Mail öffnen ist der Sende-Button aktiv.

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Erinnerungsoption für Anhänge ohne Funktion?

[MS-Outlook – Version 2013]

In Outlook 2013 befindet sich unter „Datei„, „Optionen„, „Email“ im Bereich „Nachrichten“ die Option „Warnen, wenn ich eine Nachricht senden möchte, an der ggf. eine Anlage fehlt„. Was auf den ersten Blick als praktisch anmuten mag, erweist sich leider als nicht praktikabel.

Die Option soll auf Begriffe im Nachrichtentext reagieren, die einen Anhang vermuten lassen und warnen, wenn trotzdem kein Anhang der E-Mail beigefügt wurde. Das dumme dabei ist nur, dass es auf englische Begrifflichkeiten (z. B. „attach“, „file“) reagiert, aber nicht auf deutsche (z. B. „Anlage“, „Datei“). Somit ist die Wirksamkeit der Option in der deutschen Sprachversion nicht gegeben.

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E-Mail-Anhänge ohne Schreibschutz weiterbearbeiten

[MS-Outlook – aller Versionen]

Outlook hat eine eigenartige Angewohnheit. Jedes Mal, wenn Sie die E-Mail-Anhänge direkt aus dem Vorschaufenster öffnen und dann speichern wollen, sind diese immer „schreibgeschützt“.

Wenn Sie jedoch nach dem Doppelklick auf die Nachricht die Anhänge erst auf ein Laufwerk speichern, diese dann öffnen und weiter bearbeiten, ist der Schreibschutz nicht aktiviert. In den Versionen vor Outlook 2010 gab es noch die Möglichkeit, die E-Mail in einem separaten Fenster zu öffnen, den Anhang zu bearbeiten und anschließend ohne aktiviertem Schreibschutz zu speichern.

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Alle E-Mail-Anlagen in einem Vorgang drucken

[MS-Outlook – alle Versionen]

Oft ist es mühselig alle Anlagen einer E-Mail einzeln auszudrucken. Sucht man im Internet nach einer Lösung um alle Anlagen in einem Rutsch auszudrucken, wird auf ein Makro oder Extra-Programme verwiesen.

Dieses ist aber überflüssig, weil Outlook bereits einen Befehl für diese Zwecke besitzt.

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Anhänge durch Ziehen einfügen

[MS-Outlook – alle Versionen]

In Outlook müssen Sie nicht über das Menü gehen, um Dateianhänge einer E-Mail anzufügen. Sie können Dateien direkt aus dem Explorer in die Nachricht ziehen (Drag ’n‘ Drop) als Anlage einfügen.

Doch es kommt in den Betriebssystemversionen ab Windows Vista vor, dass dies nicht funktioniert. Ursache ist ein Einstellungsfehler. Wenn Sie im Administratorenmodus in Outlook arbeiten, ist diese Einfüge-Methode nicht möglich.

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PDF-Vorschau nicht möglich

[MS-Outlook – Versionen ab 2007]

Sehr nützlich ist in Outlook 2007 und 2010 die Dokumentenvorschau. Bekommt man eine E-Mail mit einem Office-Anhang bekommt, muss man dieses nicht direkt im dazugehörigen Anwendungsprogramm aufrufen.

Mit nur einem Klick kann man das jeweilige Dokument im Outlook-Lesebereich anschauen. Das gleiche gilt auch für PDF-Formate. Nun kann es aber sein, dass Sie trotz Adobe Reader bei PDF-Dokumenten diese Funktion nicht nutzen können.

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Anlagen nicht im (Word-)”Lesemodus” starten

[MS-Outlook – Versionen ab 2002]

Wenn Sie mit einer E-Mail-Anlagen in Word-Format erhalten, ist oft umständlich diese Anlagen zu bearbeiten.

Die Wordseiten öffnen sich ständig im „Vollbild-Lesemodus„. Sie können dies aber in den Einstellungen von Word ändern, dass sich die Dokumente in der „Seitenlayout-Ansicht„öffnen.

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Anhangvorschau in Outlook 2013 nicht möglich

[MS-Outlook – Version 2013]

Normalerweise kann man die Anhänge (Anlagen) einer E-Mail durch einmaliges Anklicken im Outlook-Lesebereich (Vorschau) betrachten. Wenn allerdings dies nicht möglich ist und die Anwendung einen Fehler anzeigt, kann dies als eines der Gründe an der deaktivieren Windows-Firewall liegen.

Die Vorschau für Anlagen findet in einem gesonderten Darstellungsmodus statt, einer sogenannten „Sandbox“. Diese soll Ihren Rechner vor Beschädigung schütze. Dieses funktioniert aber nur, wenn die Firewall aktiviert ist.

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Nur Kopfzeilen statt komplette E-Mails abrufen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Outlook E-Mail beim Provider abruft, lädt die Anwendung standardmäßig immer die gesamte Nachricht (incl. Anhänge) herunter. Bei den heutigen stationären Systemen stellt dies in der Regel bei DSL kein großes Problem da, doch bei mobilen Zugängen sieht dies oft anders aus. Bei diesen zieht sich mitunter der Download zäh in die Länge, vorallem wenn die Nachrichten ein großes Speichervolumen haben. 

Doch es gibt eine Möglichkeit mit Hilfe der Anwendung statt der kompletten Nachricht nur deren Kopfzeilen (Betreff, Absender, Empfänger, Sendedatum) herunterzuladen. Diese Informationen können Sie dann wie normale E-Mails behandeln (kopieren, verschieben, löschen) und bei Bedarf, je nach Wichtigkeit, immer noch den Rest der Nachricht und deren Anhang abrufen.

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