[MS-Word – Versionen bis 2003]
Wenn Sie AutoTexte in Word einsetzen wird Ihnen auffallen, dass nach dem Abrufen der definierten Textbausteine zusätzlich beim Weiterschreiben ein Leerzeichen eingefügt wird. Dieses Verhalten kann zu unnötigen Lücken im Text führen.
Diese Angewohnheit tritt immer dann auf, wenn die Option „AutoAusfüllen-Vorschläge anzeigen“ aktiviert ist. Wird diese „weggedrückt“ oder abgeschaltet, werden keine automatischen Leerzeichen mehr eingefügt.
[MS-Word – alle Versionen]
Sie können das Datum als Funktion als AutoText mit Kommentaren hinterlegen. Doch bei dem Datumsformat muss man Vorsicht walten lassen.
Wenn Sie also die Funktion „Datum und Uhrzeit“ verwenden, spielt es keine Rolle welches Anzeigeformat des Datum Sie bei dessen Einfügen gewählt haben. Bei Abrufen des AutoTextes ist das Standardformat des Datums entscheidend.
[MS-Word – Versionen bis 2003]
Word speichert alle „AutoTexte“ (in neueren Versionen auch Schnellbausteine genannt) standardmäßig in der globalen Vorlage „Normal.dot“. Diese Datei können Sie grundsätzlich sichern.
Darin sind auch die wichtigen Einstellungen wie Formatvorlagen und Makros enthalten. Ebenso können Sie auch deren Speicherort verändern.
[MS-Word – alle Versionen]
Mit Hilfe von Textbausteine, sog. „AutoTexte“, können z. B. in Briefen wiederkehrende Texte schnell erstellt und eingesetzt werden.
Genauso schnell wie sie erstellt sind, können Sie auch gelöscht werden. Viele Anwender scheuen sich davor nicht mehr benötigten Autotexte zu löschen, weil sie befürchten, dass dann schon erstellten Dokumente verändert werden. Dass ist allerdings nicht der Fall.
[MS-Outlook – Versionen ab 2007]
Schnellbausteine (früher „AutoText“ oder „Textbaustein“ genannt) werden normalerweise in der Dateivorlage „NORMALEMAIL.DOT“ gespeichert. Sollte Outlook beim nächsten Aufruf die Bausteine nicht mehr haben, so liegt dies meist an der erwähnten Datei.
Eine Lösungsmöglichkeit ist, diese Date zu löschen, aber beenden Sie vorher Outlook. Geben Sie in der Explorer-Adressleiste „%appdata%\Microsoft\Templates“ ein und löschen Sie die oben genannte Datei. Beim nächsten Neustart des E-Mail-Programms wird die Datei neu angelegt. Damit sollte sich die Anwendung die Einstellung wieder merken.
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[MS-Word – Versionen ab 2002]
Beim Beenden von Word kann es passieren, dass das Anwendungsprogramm danach fragt, ob die „Normal.dot“ abgespeichert werden soll.
Diese Abfrage kann man deaktivieren, sollte sich das Textverarbeitungsprogramm all zu oft diese Frage stellen.
[MS-Word – Versionen ab 2007]
Beim Abruf der Autotexte (Textbausteine) kann zu Verzögerungen kommen. Man kann dabei den Eindruck gewinnen, dass die Anwendung eingefroren oder abgestürzt ist. Dem ist aber meist nicht so. Es liegt viel mehr an dem Datenumfang der Schnellbaustein-Sammlung in der Datei „BUILDING BLOCKS.DOTX„. Neben den Textbausteinen werden darin auch Deckblätter und Seitenzahlen verwaltet.
Aus deren Inhalten generiert Word Vorschaubilder für die Drop-Down-Liste der Schnellbausteine und das kann mitunter bis zu einer halben Minute dauern. Je größer der Umfang, desto länger dauert die Erzeugung der Vorschau. Sie können den Vorgang beschleunigen, wenn Sie die Datenliste überarbeiten, also für Sie unnötige löschen, oder die Autotexte separat speichern.
[MS-Word – alle Versionen]
Der „AutoText“ ist ein gutes Werkzeug um wiederkehrende Texte schnell einzusetzen und den Schreibaufwand zu minimieren. Normalerweise müssen Sie sich zum Aufrufen des dazugehörigen Dialogfensters durch das Menü hangeln, um beispielsweise nachzusehen, ob es schon einen entsprechender Text oder wenn Sie Änderungen vornehmen wollen.
Sie können sich diese Arbeit erleichtern, wenn Sie den „AutoText“ mit einer Tastenkombination aufrufen. Doch dazu müssen Sie etwas Vorarbeit leisten. Die hierfür notwendige Vorarbeit wird sich später auszahlen.
