Datenduplikate vermeiden

[MS-Excel – alle Versionen]

In Datenbanken finden sich sehr häufig doppelt eingetragene Werte, sogenannte Duplikate. Diese blähen eine Datenbank nur unnötig auf und behindern die Übersicht.

Deshalb ist es sinnvoll die Datenbank in gewissen Abständen auf Duplikate zu überprüfen.

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Tastenkombination für Symbole und Sonderzeichen

[OO-Writer – alle Versionen] [LO-Writer – alle Versionen]
[MS-Word – alle Versionen]

In der Textverarbeitung kann man eine Vielzahl von Symbolen und Sonderzeichen finden und einsetzen. Eine eventuelle Tastenkombination kann man mit diesen Zeichen belegen.

Die häufigsten Zeichen sind schon von Haus aus mit Tastencodes belegt. Dabei spielt die
[Alt Gr]-Taste eine große Rolle. Zusammen mit einer weiteren Taste kann man einige Sonderzeichen schnell in den Text einfügen.

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Speicherort für Outlook-Datendateien ändern

[MS-Outlook – alle Versionen]

Normalerweise speichert Outlook seine Datendateien auf dem Laufwerk C. Sie können diese Daten aber auch auf jedem beliebigen Laufwerk oder Ort speichern lassen. Dies kann einerseits das Laufwerk C entlasten oder aus sicherheitstechnischen Erwägungen nötig sein.

Interessant wäre auch, dass Sie dann auch im Netzwerk von verschiedenen Rechnern auf dieselben Outlookdaten zugreifen können. Um den Speicherort zu ändern, müssen Sie die Datendateien an den neuen Ort verschieben und in der Systemsteuerung den Datenpfad anpassen.

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Dynamische Screenshots in Excel

 [MS-Excel – alle Versionen]

Wenn Sie bestimmte Werte in einer Tabelle besonders „im Auge“ behalten möchten, dann kann man so etwas sehr schnell mit einer AutoForm oder einen „dynamischen Screenshot“ erzeugen.

Das Einfachste vorweg: Fügen Sie zuerst ein beliebiges AutoForm-Objekt ein, markieren diese und klicken dann in die Bearbeitungsleiste. Hier geben Sie „=“ (ist gleich) ein und klicken dann auf den Zellwert, der im Objekt angezeigt werden soll. Mit der Veränderung des Zellwertes, ändert sich der Wert im Objekt synchron mit. Diese AutoForm lässt sich dann beliebig formatieren.

Wenn Sie allerdings ganze Zellbereiche „im Auge“ behalten möchten, sind AutoFormen unzureichend. Im nachfolgenden Tipp finden Sie dazu eine Lösungsanleitung, wie Sie größere Zellbereiche als „dynamischen Screenshot“ erstellen können. 

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PowerPoint-Präsentation in Word einbetten

[MS-PowerPoint – alle Versionen]

Sie können eine komplette PowerPoint-Präsentation in Word einbetten. Es erscheint dann zwar nur die erste Folie der Präsentation im Word-Dokument, aber nach einem Doppelklick darauf wird die Präsentation vorgeführt.

Dazu müssen sie diese nur in das Word-Dokument kopieren.

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Wertereihen mit einem Faktor neuberechnen

[MS-Excel – alle Versionen]

Wenn Sie in einer Zahlenliste (z. B. eine Preisliste) alle Angaben um einen bestimmten Faktor erhöhen möchten, können Sie dies direkt in den aktuellen Zellen vornehmen, ohne das Layout zu beeinflussen.

Dazu benötigen Sie nur die Option „Inhalte“ benutzen.

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„Suchen und Ersetzen“ mit der Zwischenablage

[MS-Word – alle Versionen]

Mit der Funktion „Suchen und Ersetzen“ lässt sich mehr anstellen als es auf dem ersten Blick scheint. In diese Funktion lässt sich auch die Zwischenablage einbeziehen. Das heißt man kann bestimmte Begriffe beispielsweise durch ganze Textpassagen aus der Zwischenablage ersetzen.

Markieren Sie zunächst die Textpassage, die eingefügt werden sollen. Aus welchem Dokument diese stammen ist dabei ganz egal. Kopieren Sie diese hilfsweise mit der Tastenkombination [Strg] sowie [C] in die Zwischenablage ein. Rufen Sie dann die Funktion „Suchen und Ersetzen“ mit [Strg] und [H] auf und geben Sie im Feld „Suchen nach“ den Begriff ein, der ersetzt werden soll. Im Feld „Ersetzen durch“ geben Sie die zwei Zeichen „^c“ ein. Damit wird der Inhalt aus der Zwischenablage abgerufen. Zum Schluss mit Sie nur noch den Befehl „Ersetzen“ oder „Alle ersetzen“ anklicken.

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Sonderzeichen in Kontaktnamen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Sie wollen beispielsweise einen ost- oder südosteuropäischen Nachnamen (z. B. Panžuk) in den Kontakten hinterlegen? Dann haben Sie leider nicht die Möglichkeit auf die Sonderzeichen zu zugreifen, wie es in Word üblich ist.

Ihnen bleibt nur die Möglichkeit diesen Namen beispielsweise in Word zuschreiben und die Sonderzeichen mit dem Befehl „Symbol“ (unter „Einfügen„) einzubinden. Das Ganze muss dann mit [Strg] sowie [C] zu kopieren und mit [Strg] sowie [V] in das Outlook-Kontaktfeld einzufügen.

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Rechtschreibkorrekturen mit dem Ausschlusswörterbuch

[MS-Word – Versionen ab 2007]

Die „Rechtschreibprüfung“ von Word ist nur bedingt eine große Stütze beim Eingeben von Texten. Dazu muss man wissen, dass es im eigentlichen Sinne keine Rechtschreibprüfung für den PC gibt. Es handelt sich bei diesem Modul eher um eine „Worte-Erkennung“. Worte die die Anwendung nicht kennt, werden mit einer farbigen Wellenlinie unterstrichen und somit optisch als falsch dargestellt.

Word vergleicht also die eingegebenen Begriffe mit einer Wortliste, die ihm vorgegeben ist und von dem Anwender, also Ihnen, mit dem Befehl „Zum Wörterbuch hinzufügen“ ergänzt werden kann. Ein Problem taucht immer dann auf, wenn das Wort zwar richtig geschrieben ist, aber sinngemäß nicht zum Satz passt. Da Wort in diesem Fall keine farbige Linie unter das Wort zeichnet, verlässt man sich auf die vermeintliche Richtigkeit und der Fehler wird übersehen.

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Diagramme schnell mit Tabellendaten ergänzen

[MS-Excel – Versionen bis 2007]

Wenn Sie ein bestehendes Diagramm mit weiteren Tabellendaten ergänzen wollen, so müssen Sie dieses nicht neu erstellen. Sie können die Daten direkt aus der Tabellen auf das Diagramm übertragen.

Dazu markieren Sie die Daten, die in das Diagramm übertragen werden sollen inklusive der Datenüberschrift und benutzen die Tastenkombination [Strg] und [C]. Klicken Sie dann auf das Diagramm und verwenden die Kombination [Strg] und [V]. Sie können den markierten Bereich aus der Tabelle auch mit Hilfe der Maus auf das Diagramm schieben („Drag ’n‘ Plot“).

HINWEIS: Sie können auch den Diagrammbereich anders erweitern. Dazu folgen Sie den Tipp „Diagrammbereiche schnell erweitern„.

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