Ursprungsdatei lässt sich nicht löschen

[MS-Office – alle Versionen]

Wenn Sie eine Datei öffnen, so legt das Anwendungsprogramm immer eine dazu gehörige temporäre Datei an. Erkennbar ist dies an einer Datei mit dem Zusatz „~$“. Solange diese aktiv ist, ist jeglicher Löschversuch zwecklos.

Nachdem Sie die geöffnete Datei unter einem anderen Namen abgespeichert haben, bleibt die temporäre Datei der Ursprungsdatei trotzdem weiterhin aktiv, obwohl Sie vielleicht das Ursprungsdokument geschlossen haben. In diesen Status verbleibt sie bis Sie die neubenannte Datei, den Abkömmling, ebenfalls schließen. Erst dann können Sie das ursprüngliche Dokument löschen.

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Warnung vor Öffnen bestimmter Dateitypen deaktivieren

[MS-Outlook – Versionen ab 2010 & 365]
[MS-Windows – Versionen ab Vista]

In diesen Versionen wird bei bestimmten Dateianhängen eine Meldung angezeigt, mit der Sie das Öffnen des Anhangs separat bestätigen müssen. So will man den unbedachten Doppelklick verhindern, damit nicht potentiell virenverseuchte Dateien geöffnet werden.

Im Meldefenster selbst wird die Option „Vor dem Öffnen dieses Dateityps immer bestätigen“ angeboten. Doch das dazugehörige Kontrollkästchen ist ausgegraut und eine An- oder Abwahl der Option ist nicht möglich. Aber es gibt einen Weg die Option zu nutzen.

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Abfragen zeigen alle Datenfelder einer Tabelle

[MS-Access – alle Versionen]

Wenn Sie Abfragen manuell in Access erstellen, sollen eigentlich nur die gefilterten Datenfelder angezeigt werden.

Sollte es doch mal dazu kommen, dass in Abfragen alle Datenfelder angezeigt werden, so liegt hier eine Einstellungsänderung in den Programm-Optionen vor.

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Grafiken und der Wiederholungsbefehl

[MS-Word – Versionen ab 2007 & 365]

Normalerweise sorgt die Tastenkombination [Strg] und [Y] dafür, dass der letzte Befehl wiederholt wird. Also wenn Sie beispielsweise etwas eingefügt haben, wird nach dem Betätigen der Kombination dasselbe nochmals eingefügt.

Doch bei Grafiken funktioniert das bei den neueren Versionen nicht mehr so, wie bei den alten Word-Versionen. Das liegt daran, dass die Grafiken in Word seit 2007 anders verwaltet werden und das führt dazu, dass sich die Grafikformatierungen nicht wiederholen lassen.

Alternative können Sie das Worddokument in dem alten DOC-Format zunächst abspeichern und dann bearbeiten. Leider haben Sie dann keinen Zugriff auf die neuen Formatierungsoptionen. Wenn Sie allerdings die Grafiken im Dokument soweit bearbeitet haben, können Sie ins DOCX-Format abspeichern und dann nachträglich die neuen Formatoptionen nutzen.

MPG-Dateien schnell und einfach zusammenfügen

[MS-Windows – alle Versionen]

Will man MPG-Dateien aus mehreren Einzelteilen zusammensetzten, so ist dafür nicht ein Extra-Programm notwendig. Vielmehr kann man diese mit den Bordwerkzeugen von Windows zusammen fügen.

Rufen Sie dazu die Eingabeaufforderung (DOS-Ebene) auf und verwenden Sie den Befehl Copy.

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Arbeitsmappen in Excel schnell umbenennen

[MS-Excel – alle Versionen]

Dateien werden oft im Windows-Explorer umbenannt, um zum Beispiel Tippfehler oder falsche Benennungen zu ändern. Dazu muss man aber eigentlich gar nicht das Excel-Programm verlassen.

Ganz einfach kann man dies auch in Excel selbst erledigen.

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Einzelne Dokumente in einer Datei zusammenfassen

[MS-Word – alle Versionen]

Wenn umfangreiche Dokumente erstellt werden müssen, so kann man die Arbeit auf mehrere Anwender verteilen. Jeder Autor bearbeitet dann jeweils einen Abschnitt.

Nach deren Fertigstellung können Sie dann die einzelnen Word-Dokumente als Gesamtwerk zusammenfügen und dann in einer einzigen Datei abspeichern.

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Hyperlinks schneller einfügen durch Ziehen

[MS-Word – alle Versionen]

Wer regelmäßig Hyperlinks von externen Dokumenten erstellen muss, wähl häufig den klassischen Weg über das Menü oder Menüband. Das kann eine sehr zeitintensive Arbeit sein. Doch es geht noch schneller und einfacher.

Stellen Sie Ihr Word-Dokument größenmäßig so ein, dass Sie das Explorer-Fenster daneben sehen. Suchen Sie im Explorer nun die Datei oder die Dateien, die Sie in dem Dokument verlinken möchten, und markieren Sie diese. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Datei/en aus dem Explorer in das Word-Dokument. Fertig.

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Dateigrößen anpassen bzw. reduzieren

[MS-Excel – alle Versionen]

Im Laufe der Zeit können Excel-Dateien unverhältnismäßig anwachsen. Das heißt, die Dateigröße wächst ständig, obwohl man kaum größere Datenmengen (wie Bilder u. ä.) in die Arbeitsmappe eingefügt hatte.

Kopiert man nun den wesentlichen Teil der Mappe in eine weitere so reduziert sich drastisch der Speicherbedarf der neuen Datei.

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‚Eigene Dateien‘ auf anderes Laufwerk verschieben

[MS-Windows – alle Versionen]

Standardmäßig legt Windows alle in den Anwendungen erstellten Dateien in den Ordner „Eigene Dateien“ ab. In den neueren Versionen heißt dieser Ordner zwar nicht mehr so, sondern ist mit dem Benutzernamen gekennzeichnet, aber das Prinzip ist dasselbe.

Dieser Ordner ist nach der Installation des Betriebssystems immer auf dem Laufwerk „C“ zu finden. Allerdings ist hierbei auch eine Gefahr gegeben. Nach einem Systemcrash und der Neuinstallation des Betriebssystems sind die in den „Eigenen Dateien“ gespeicherten Daten vernichtet. Deshalb bietet es sich an, diese auf einem anderen Laufwerk zu speichern.

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