Wenn die Datenbank immer größer wird

[MS-Access – alle Versionen]

Wenn Sie in einer Datenbank einzelne Datensätze oder auch komplette Datentabellen löschen, verringert sich nicht automatisch deren Speicherbedarf. Das liegt daran, dass die Daten nicht wirklich gelöscht, sondern nur als „nicht vorhanden“, markiert werden.

Damit trotzdem die Datenbankgröße auf die wirklichen Erfordernisse angepasst wird, kann man sie von der Anwendung selbst komprimieren lassen.

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Exchange-Datenbank pflegen

[MS-Small Business Server – Version 2011]
[MS-Exchange – Version 2010]

Hin und wieder sollte man die Datenbank im SBS 2011 warten, zumindest einmal im Jahr. Dadurch wird erreicht, dass die Datenbank verkleinert wird, defekte Bereiche gelöscht werden und die Leistung erhöht wird.

Während dieses Vorgangs werden die Benutzer von Ihren Postfächern getrennt. Dies kann Minuten oder bei großen Datenbanken sogar Stunden dauern. Das bedeutet, man sollte die Wartung in die Zeit legen, in den der Betriebsablauf nicht gestört wird.

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Programmabsturz beim Öffnen des Kontextmenüs

[MS-Access – Version 2013]

Mit der rechten Maustaste rufen Sie das Kontextmenü auf und es soll Ihnen, durch seine reduzierte Befehlsauswahl, die Arbeit erleichtern. Doch unter bestimmten Umständen kann das Öffnen des Kontextmenüs zum Absturz des gesamten Anwendungsprogramms Access 2013 führen.

Microsoft hat dagegen bereits im März 2016 ein Update gesetzt, welches dieses Problem löst. Sollten Sie es seinerzeit nicht eingepflegt haben, können Sie dies nachholen.

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Fehler bei der SharePoint-Integritätsanalyse – ID 2137

[MS-Small Business Server – Version 2011]
[MS-SharePoint – Version 2010]

SharePoint Foundation – 2137

SharePoint-Integritätsanalyse: Fehler. Mindestens ein Dienst wurde unerwartet gestartet oder beendet. Die folgenden Dienste werden von SharePoint verwaltet, ihr Ausführungsstatus stimmt jedoch nicht mit dem von SharePoint erwarteten Status überein: SPAdminV4. …

Sollte es mal zu einer derartigen Fehlermeldung im Protokoll kommen, könnte dieser Tipp Ihnen vielleicht weiterhelfen.

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Nach einem Nummernzeichen (#) mit einer Abfragen suchen lassen

[MS-Access – alle Versionen]

Wollen Sie in einer Datenbanken nach dem Nummernzeichen „#“ suchen lassen, so können Sie Probleme bekommen. In Access ist das Nummernzeichen in Abfragen eng mit einer Datumsangabe verknüpft. Wenn Sie in der Abfrage als Kriterium ‚Wie „# ‚ eingeben, so wird kein brauchbares Ergebnis geliefert. 

Das liegt daran, weil das Nummernzeichen eigentlich als Merkmal für ein Datum verwendet wird. Zum Beispiel in der Form ‚#01.01.16#‚. Wollen Sie explizit nach dem Zeichen # suchen, so müssen Sie das Zeichen in eckige Klammern setzen: ‚Wie „[#] ‚. Dann erkennt Access, dass Sie nicht nach einem Datum, sondern nach dem Zeichen als solches suchen.

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Änderungen von Tabellendatenblatt-Entwürfen blockieren

[MS-Access – Versionen ab 2007]

In der Datenblattansicht von Tabellen steht Ihnen mit Hilfe des Kontextmenüs in dessen unterem Drittel, Felder einfügen, umbenennen, löschen und Suche sowie Ausdruck ändern. Doch meist steckt darin ein gewisses Sicherheitsrisiko für die Tabelle.

Damit eine Tabelle nicht unvorsichtigerweise vom Anwender in der Datenblattansicht geändert werden kann gibt es dafür eine Einstellungsmöglichkeit in den Access-Optionen, die die Änderungsmöglichkeiten im Kontextmenü ausgraut.

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Ursprungsdatei lässt sich nicht löschen

[MS-Office – alle Versionen]

Wenn Sie eine Datei öffnen, so legt das Anwendungsprogramm immer eine dazu gehörige temporäre Datei an. Erkennbar ist dies an einer Datei mit dem Zusatz „~$“. Solange diese aktiv ist, ist jeglicher Löschversuch zwecklos.

Nachdem Sie die geöffnete Datei unter einem anderen Namen abgespeichert haben, bleibt die temporäre Datei der Ursprungsdatei trotzdem weiterhin aktiv, obwohl Sie vielleicht das Ursprungsdokument geschlossen haben. In diesen Status verbleibt sie bis Sie die neubenannte Datei, den Abkömmling, ebenfalls schließen. Erst dann können Sie das ursprüngliche Dokument löschen.

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Datenduplikate vermeiden

[MS-Excel – alle Versionen]

In Datenbanken finden sich sehr häufig doppelt eingetragene Werte, sogenannte Duplikate. Diese blähen eine Datenbank nur unnötig auf und behindern die Übersicht.

Deshalb ist es sinnvoll die Datenbank in gewissen Abständen auf Duplikate zu überprüfen.

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Mit Nummernzeichen in Abfragen suchen

[MS-Access – alle Versionen]

In vielen Datentabellen findet sich vor Ordnungszahlen das Nummernzeichen „#“. Was optisch sehr auffällig ist, kann aber auch bei einer Abfrage das Filtern erschweren. Denn bei der Angabe des Suchkriteriums kann es zu Problemen kommen.

Wenn Sie das Abfragekriterium mit der Eingabe ‚Wie “ #“ ‚ nach einer Zahl filtern, wandelt Access diesen automatisch in ‚Wie “ **“ ‚um. Das bedeutet, dass Access alle Daten der Spalte anzeigt. Um dieses Problem in den Griff zu bekommen, müssen Sie eine kleine Ergänzung bei Eingabe vornehmen.

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Lange Datenbank-Laufzeiten erzeugen ein Problem

[MS-Access – Version 2010]

Wenn eine Datenbank lange in Gebrauch ist, also ohne zwischenzeitlichen Neustart über mehrere Tage, kann es zu Fehlern bei der Datenbankverarbeitung kommen. Soll heißen, das Berechnung manchmal gar nicht oder nur fehlerhaft durchgeführt werden.

Um dieses Problem in den Griff zu bekommen, hat Microsoft ein Hotfix zum kostenlosen Download zur Verfügung gestellt.

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