Zu viele Felder in einer Tabelle

[MS-Access – alle Versionen]

In manchen Fällen kann es beim Öffnen einer Datenbanktabelle zu der Meldung kommen, dass zu viele Datenfelder in der Tabelle vorhanden sind, obwohl das Maximum von 255 Feldern noch gar nicht erreicht wurde.

Wenn diese Fehlermeldung kommt, liegt meist eine Beschädigung der Datenbank vor. Hier hilft nur noch eine Reparatur der Datenbank mit Bordmitteln oder in ganz extremen Fällen das Importiere der Daten in eine neue Datenbank.

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Abfragen zeigen alle Datenfelder einer Tabelle

[MS-Access – alle Versionen]

Wenn Sie Abfragen manuell in Access erstellen, sollen eigentlich nur die gefilterten Datenfelder angezeigt werden.

Sollte es doch mal dazu kommen, dass in Abfragen alle Datenfelder angezeigt werden, so liegt hier eine Einstellungsänderung in den Programm-Optionen vor.

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Feldformat ‚Vertieft‘ nach der Konvertierung

[MS-Access – Versionen ab 2007]

Wenn Sie Ihre alten Datenbanken in das neue ACCDB-Format konvertieren, hat Access Probleme mit dem alten Linien-Farbschema der Steuerelemente. Vornehmlich dann, wenn Sie diesen eine vom Standard abweichende Farbe gegeben habe.

Das heißt, die Anwendung ersetzt dann das alte Farbspektrum mit dem der neuen Version. Doch dabei verändert Access auch synchron die Einstellung der Spezialeffekte als Feldformat. Wenn Sie also ursprünglich „Vertieft“ eingestellt haben, wird dies auf „Flach“ zurück gesetzt. In solchen Fällen müssen Sie leider die Spezialeffekte neu einstellen.

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Groß- und Kleinschreibung per Abfrage korrigieren

[MS-Access – alle Versionen]

Wenn Sie Daten aus anderen Datenbanken oder Tabellen übernehmen und dort die Angaben in Großbuchstaben gestanden haben, so können Sie in Access diese automatisch auf die „normale“ Schreibweise korrigieren lassen. Soll heißen, der erste Buchstabe wird groß geschrieben und die restlichen klein.

Mit Hilfe der Aktualisierungsabfrage geben Sie in dessen Zeile „Aktualisieren“ den Befehl „=StrKonv([IhrFeldname];3)“ ein und führen die Abfrage aus. die Ziffer „3“ bewirkt die gewünschte Schreibweise.

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Auftragsschritte farbig kennzeichnen

[MS-Access – alle Versionen]

Stellen Sie sich vor, Sie möchten in einem Formular deutlich machen in welchen Status sich ein Kundenauftrag befindet. Soll heißen, wenn es noch nicht angefangen wurde, soll ein roter Balken angezeigt werden. Wenn der Auftrag in der Bearbeitung ist, soll er gelb sein und bei Abschluss grün.

Um die Entwicklungsschritte eines Vorgangs farblich unterschiedlich darzustellen, können Sie in Access ein ungebundenes Textfeld in Kombination mit drei Ja/Nein-Feldern (Kontrollkästchen) verwenden.

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Seriendruck aus Outlook an gefilterte Kontakte

[MS-Outlook – alle Versionen]

Nur wenigen Anwendern ist nur bekannt, dass man den Seriendruck auch in Outlook  und nicht nur in Word starten kann. Selbst nach bestimmten Kriterien gefilterte Kontakte können schnell und einfach als Datenquelle ausgewählt werden.

Im Grunde müssen Sie nur im Kontakt-Verzeichnis einen Filter einsetzen und den Seriendruck starten, dann werden nur die gefilterten Kontakte verwendet.

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Seriendruck aus Outlook an ausgewählte Kontakte

[MS-Outlook – alle Versionen]

Nur wenigen Anwendern ist nur bekannt, dass man den Seriendruck auch in Outlook  und nicht nur in Word starten kann. Selbst manuell ausgewählte Kontakte können schnell und einfach als Datenquelle ausgewählt werden.

Im Grunde müssen Sie nur im Kontakt-Verzeichnis beispielsweise mit der [{Strg]-Taste auswählen und den Seriendruck starten, dann werden nur die ausgewählten Kontakte verwendet.

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Formular & Abfrage mit Ja/Nein-Felder

[MS-Access – alle Versionen]

Wenn Sie ein Formular mit Ja/Nein-Felder (Kontrollkästchen) und anschließend eine Abfrage aufrufen, die auf diese Felder basiert, so kann es zu falschen Ergebnissen führen. Gerade dann, wenn Sie eine Abfrage nach inaktiven Feldern vornehmen wollen.

Dies liegt in der Natur der Kontrollkästchen begründet. Der aktuelle Zustand der nicht aktivierten Ja/Nein-Felder ist nicht „NEIN“ sondern „NULL“. Letzteres erfassen die meisten Abfragen nicht. Abhilfe schafft es, wenn der Standardwert der Felder über deren „Eigenschaft“ beim Entwurf mit „NEIN“ festgelegt wurde.

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