Seriendruck aus Outlook an alle Kontakte

[MS-Outlook – alle Versionen]

Nur wenigen Anwendern ist nur bekannt, dass man den Seriendruck auch in Outlook und nicht nur in Word starten kann. Was auf den ersten Blick umständlich anmuten mag, kann auch Vorteile haben.

Sicherlich, Sie können über Word auf den Datenbestand der Outlook- Kontakte zurückgreifen, aber mit weit aus weniger Datenfelder (Seriendruckfeldern), als wenn Sie es nach der unten gezeigten Methode versuchen. Ferner sparen Sie sich bei der Verknüpfung des Hauptdokuments mit der Datenquelle einige Mausklicks, wenn Sie über Outlook die Seriendruckfunktion aufrufen.

Weiterlesen …

Leere Felder besonders kennzeichnen

[MS-Access – alle Versionen]

Leere Datenfelder in Formularen kann man besonders kennzeichnen, wenn diese keine Daten enthalten. Damit bekommt man eine bessere Übersicht und erkennt sofort, wo Daten noch nachgetragen werden müssen.

Dazu bietet sich die „Bedingte Formatierung“ in dem Datenbankprogramm an. Mit ein bisschen Handarbeit ist die Kennzeichnung schnell erledigt.

Weiterlesen …

Anredeformen im Kontaktformular ergänzen

[MS-Outlook – alle Versionen]

In dem Kontaktformular gibt es die Mögklichkeit Anredeformen aus einer Drop-Down-Liste auszuwählen. In dieser Liste werden auch einige Akademische Grade angezeigt, aber nur „Prof.“ und „Dr.“. Wenn Sie andere Akademische Grade (z. B. „Dipl.-Ing.“) oder Anreden („Eheleute“) benötigen, so sind Sie nicht an den Vorschlägen gebunden.

Soll heißen, Sie können den Grad in das Feld „Anrede“ eintragen und Outlook zeigt es anschließend in Feld „Name“ zusätzlich an. Das gilt natürlich auch für andere Bezeichnungen, wie z. B. für „Eheleute“, „Rechtsanwalt“ oder „Amtsrat“. Leider speichert die Anwendung die Angaben nicht in der Drop-Down-Liste ab, so dass Sie bei der Neuanlage eines Kontakts die Anrede wieder eingeben müssen. Das liegt daran, weil die Vorgaben für die Drop-Down-Liste fest im Programmcode verankert sind.

.

Datenbankzahlen mit führenden Nullen

[MS-Access – alle Versionen]

Sie möchten in einem Datenfeld mit führenden Nullen anzeigen lassen. Dann stellt das kein großes Problem dar.

Wählen Sie das in Frage kommende Feld in der Entwurfsansicht mit der rechten Maustaste aus und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Eigenschaften„. Auf der Registerkarte „Format“ geben Sie im Feld „Format“ bei einer gewünschten 5stelligen Zahl 5 Nullen ein. Das bedeutet, wenn Sie kleinerstellige Zahlen eingeben, dass die fehlenden Stellen mit Nullen aufgefüllt werden. Satt „123“ wird dann „00123“ angezeigt.

.

Leerzeichen am Feldanfang und -ende entfernen

[MS-Access – alle Versionen]

Dass in einem Datenfeld unbeabsichtigte Leerzeichen eingefügt wurden, kommt oft vor. Gerade beim Import von Tabellen oder Datenbanken passiert dies häufig.

Sie können diese Leerzeichen mit Hilfe einer Aktualisierungsabfrage und dem Befehl „Trim$“ wieder los werden.

Weiterlesen …

Größeres Fenster zur Dateneingabe

[MS-Access – alle Versionen]
 
In vielen Fällen ist das Feld für die Eingabe der Daten und Funktionen zu klein bemessen. Ob es nun gerade um die einfache Dateneingabe in den Formularen, Tabellen oder Eigenschaftsfeldern geht, Sie können diese Felder in einer größeren Darstellung bearbeiten.
 
Dazu klicken Sie in das auszufüllende Feld hinein und drücken die Tastenkombination [Umschalt] und [F2]. Nach der Eingabe können Sie mit „OK“ das vergrößerte Fenster wieder schließen.
.

Verknüpfen von Datensatzinhalten

[MS-Access – alle Versionen]

Manchmal ist es bei einer Abfrage und eventuell im daraus resultierenden Bericht erforderlich, dass zwei oder mehr Datenfelder in einer Spalte angezeigt werden sollen. Mit dem „&“-Zeichen ist die schnell erledigt.

Öffnen Sie die Entwurfsansicht einer Abfrage und klicken Sie in einer leeren Spalte ins „Feld„. In dieses schreiben Sie dann z. B. „[Vorname] & [Nachname]“ oder „[Vorname] & “ “ & [Nachname]“, wenn Sie ein Leerzeichen dazwischen benötigen. Wechseln Sie wieder zur Datenblattansicht und Sie sehen dann dass die ursprünglich getrennten Spaltenfelder „Vorname“ und „Nachname“ nun in einem Feld angezeigt werden.

.

Auch nicht ausgewählte Felder in der Abfrage sichtbar

[MS-Access – alle Versionen]

Es kann durchaus passieren, dass bei einer Abfrage alle Felder der Ursprungstabelle angezeigt werden, obwohl Sie vorher nur bestimmte ausgewählt haben.

Dies liegt meist an einer veränderten Einstellung in den Access-Optionen. Diese lässt sich wieder mit wenigen Klicks umstellen, damit Sie wieder die gewünschte Anzeige erhalten.

Weiterlesen …