Tabellensortierung reparieren

[MS-Access – alle Versionen]

Es kann passieren, dass in Ihrer Datenbank plötzlich das Sortieren der Tabellen von A nach Z oder umgekehrt nicht mehr funktioniert.

Solche Fälle lassen vermuten, dass die Einstellung „Standard bei Datensatzsperrung“ verändert wurde.

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Datenduplikate vermeiden

[MS-Excel – alle Versionen]

In Datenbanken finden sich sehr häufig doppelt eingetragene Werte, sogenannte Duplikate. Diese blähen eine Datenbank nur unnötig auf und behindern die Übersicht.

Deshalb ist es sinnvoll die Datenbank in gewissen Abständen auf Duplikate zu überprüfen.

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Nächstes Feld automatisch anspringen

[MS-Access – alle Versionen]

Wenn Sie mit Eingabefeldern arbeiten, ist oft praktisch, wenn die Schreibmarke (Cursor) automatisch ins nächste Feld springt.

Standardmäßig müssen Sie mit der Maus in das Feld klicken oder die [Tab]-Taste hzw. [Enter]-Taste bemühen. Das lässt sich mit einer kleinen Einstellung erreichen.

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Datensätze nach selben Inhalt durchsuchen und anzeigen

[Access – alle Versionen]

Wenn Sie Datensätze nach selben Inhalten durch suchen müssen, so bietet sich in Access eine schnelle und einfache Möglichkeit dazu.

Klicken Sie in das zu durchsuchende Feld mit der rechten Maustaste und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „Ist gleich …“ (ab Version 2007) oder „Auswahlbasierender Filter“ (bis 2003] und geben Sie den entsprechenden Begriff ein. Um den Filter wieder aufzuheben klicken Sie seit der Version 2007 im Register „Start“ in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ auf die Schaltfläche „Filter ein/aus“ oder in den älteren Anwendungen bis 2003 in der Symbolleiste auf „Filter entfernen„.

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Adressdaten in den Kontakte-/Personen-Ordner importieren

[MS-Outlook – Version 2013]

In den älteren Outlook-Versionen war es nie ein Problem Daten aus verschiedenen externen Datenbanken zu importieren. Das ist in der Anwenderversion 2013 so nicht mehr möglich.

Die Version 2013 lässt bei einem Import aus Datenbanken nur noch die PST- und CSV-Formate zu. Während beim PST-Format keine Probleme auftauchen, können diese allerdings im Detail des CSV-Formats stecken.

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Doppelte Datensätze suchen und anzeigen

[MS-Access – alle Versionen

In dem Datenprogramm lassen sich sehr schnell doppelte Datensätze aufspüren.

Mit dem Abfrage-Assistenten, die Access zur Verfügung stellt, ist dies schnell bewerkstelligt. Sie benötigen dazu nicht mal ein VBA-Script.

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Feldinhalte löschen

[MS-Access – alle Versionen]

Gerade zum Jahreswechsel müssen viele Datensätze überarbeitet werden. bietet es sich an Feldinhalte bestimmter Tabellenspalten zu leeren, um fit für die neuen Werte des Folgejahres zu sein.

Um jetzt nicht mühselig jeden einzelnen Wert durchgehen zu müssen und von Hand zu löschen, gibt es eine einfache Möglichkeit dies von Access selbst erledigen zu lassen.

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Datensätze mit Fragezeichen in Feldern finden

[MS-Access – alle Versionen]

Sie wollen die Datensätze gezielt nach Fragezeichen als Suchkriterium durchsuchen? Dann werden Sie festgestellt haben, dass das nicht funktioniert. Es werden als Ergebnis alle Datensätze angezeigt. Das liegt daran, dass das Fragezeichen zu den sogenannten Wildcards gehört.

Das heißt, diese Zeichen stehen für ein oder mehrere beliebige Zeichen. Insofern wird das Suchkriterium also immer erfüllt. Wenn Sie nur nach dem Fragezeichen suchen wollen, müssen Sie im Suchkriterium angeben, dass Sie wirklich nur nach diesen Zeichen (ASCII-Code: „63“) suchen wollen und kein Wildcard meinen. Geben Sie deshalb folgendes als Suchkriterium ein: InStr([IhrFeldname];Chr(63))<> 0.

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Wochentage als Abfragekriterium

[MS-Access – alle Versionen]

Hin und wieder ist es notwendig die Wochentage als Abfragekriterium zu verwenden. Sei es, dass Sie Veranstaltungen danach filtern wollen oder die Nutzung eines Konferenzraumes ermitteln möchten.

Wenn Sie die Wochentage schon in einer Tabelle schon erfasst haben, ist es einfach und Sie müssen nur den Namen des Wochentages als Kriterium eingeben. Haben Sie hingegen nur das Datum erfasst, müssen Sie sich einer Funktion bedienen, um die Datensätze nach den Wochentagen zu filtern.

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Tasten für Datensatzwechsel blockieren

[MS-Access – alle Versionen]

Nicht immer ist es wünschenswert, dass man bei der Bearbeitung von Formulareinträgen mit den Tasten in einen anderen oder neuen Datensatz wechseln kann.

Die meisten sehen darin eine Gefahr für die Datenbank, durch unbewusste Veränderungen der Datensätze. Wenn Sie es nicht möchten, dass ein Anwender mit der [Tab]– oder [Enter]-Taste über das Formular in einen anderen Datensatz wechselt. dann müssen Sie die Formulareigenschaften ändern.

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