Selbe Inhalte in verschiedenen Dokumenten gleichzeitig up-to-date halten

[MS-Office – alle Versionen]

Wenn Sie verschiedene Arbeits-Dokumente mit einer selben Kopf- oder Fußzeile haben, so sind Änderungen darin sehr aufwendig, beispielsweise bei einem Briefkopf oder Messprotokoll.

Muss nur eine Eintragung geändert werden, so müssen Sie alle in Frage kommenden Dokumente durch gehen und das kann sehr aufwändig werden. Mit Hilfe einer Verknüpfung lässt sich ein separates Dokument mit erforderlichen Daten in die jeweiligen anderen Dokumente einbinden, so dass Sie nur einmal die Daten ändern und somit automatisch in den anderen übertragen werden.

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Eine PowerPoint-Präsentation in ein Word-Dokument einbetten

[MS-Word – alle Versionen] [PowerPoint – alle Versionen]

Mit wenigen Handgriffen können Sie eine PowerPoint-Präsentation in ein Word-Dokument einbetten. So können Sie dann mit einem Doppelklick die Präsentation starten.

Damit müssen Sie nicht in die andere Anwendung wechseln und den Foliensatz extra starten.

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Dokumente als Kopie öffnen

[MS-Excel – alle Versionen] [MS-Word – alle Versionen]

Sie wollen eine Datei öffnen und bearbeiten, ohne dabei das Original zu verändern? Das ist in den Anwendungen kein Problem. Sie müssen diese nur als Kopie öffnen. Beim abschließenden Abspeichern wird dem Dateinamen zusätzlich die Bezeichnung „Kopie“ angefügt.

Zum Öffnen verwenden Sie hilfsweise die Tastenkombination [Strg] und [O]. Statt nach dem Markieren der Datei auf die Schaltfläche „Öffnen“ zu klicken, klicken auf den Pfeil rechts daneben. Aus dem Drop-Down-Menü wählen Sie dann den Eintrag „Als Kopie öffnen“.

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Index auf bestimmte Buchstaben beschränken

[MS-Word – alle Versionen]

Bei umfangreichen Dokumenten kann es sinnvoll sein, zum Beispiel zu Kontrollzwecke bzw. für Korrekturausdrucke, nach bestimmten Abschnitten ein Index einzufügen.

Damit ersparen Sie sich das seitenweise Ausdrucken des gesamten Indexes.

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Ursprungsdatei lässt sich nicht löschen

[MS-Office – alle Versionen]

Wenn Sie eine Datei öffnen, so legt das Anwendungsprogramm immer eine dazu gehörige temporäre Datei an. Erkennbar ist dies an einer Datei mit dem Zusatz „~$“. Solange diese aktiv ist, ist jeglicher Löschversuch zwecklos.

Nachdem Sie die geöffnete Datei unter einem anderen Namen abgespeichert haben, bleibt die temporäre Datei der Ursprungsdatei trotzdem weiterhin aktiv, obwohl Sie vielleicht das Ursprungsdokument geschlossen haben. In diesen Status verbleibt sie bis Sie die neubenannte Datei, den Abkömmling, ebenfalls schließen. Erst dann können Sie das ursprüngliche Dokument löschen.

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Merkwürdige senkrechte Linie entfernen

[MS-Word – alle Versionen]

Manchmal kann Word merkwürdig sein. Da öffnet man ein Dokument und es enthält eine senkrechte Linie, von der man nicht weiß, wie sie zustande gekommen ist. Man schaut bei der Formatoption „Rahmen und Schattierungen“ nach und die Einstellung steht auf „Ohne“. Auch ein Anklicken der Linie ist nicht möglich, womit auch keine Zeichenlinie sein kann.

Eine Ursache woran es noch liegen kann, ist bei den Tabulatoren zu finden. Hier gibt es eine Option, die sich „vertikale Linie“ nennt. Schauen Sie mal oben auf das waagerechte Lineal Ihres Dokuments. Darin sehen Sie eventuell einen kleinen fetten senkrechten Strich. Wenn dem so ist, markieren Sie den gesamten Textbereich in dem die Linie stört. Klicken Sie auf den besagten Strich in dem Lineal und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Maus aus dem Lineal heraus und lassen die Maustaste los.

Jetzt sollte die Linie im Dokument verschwunden sein.

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Vorschau der Word-Dokumente inaktiv

[MS-Outlook– Version 2013]

Für diese Datei kann aufgrund eines Fehlers bei der folgenden Vorschau keine Vorschau angezeigt werden: Microsoft Word-Vorschau

Sollte es mal zu einer derartigen Fehlermeldung bei der Vorschau eines Word-Dokuments kommen, könnte dieser Tipp Ihnen vielleicht weiterhelfen.

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Zwischen den Seiten springen

 [MS-Word – alle Versionen]

In größeren Dokumenten ist es hilfreich, wenn man gezielt von einer Seite zur nächsten springen kann. Vor allem dann, wenn einige Seiten übersprungen werden sollen.

Klicken Sie doppelt links in der Statusleiste auf den Eintrag „Seite“. Es öffnet sich das Fenster „Suchen und Ersetzen“, in dem im Register „Gehe zu“ schon das Element „Seite“ voreingestellt ist. Im rechten Fensterbereich brauchen Sie nur noch die entsprechende Seitenzahl eingeben. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Gehe zu“ und Sie gelangen sofort zur gewünschten Seite.

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Vorsicht beim „Dokumentenschutz“

[Sicherheit]
[MS-Word – alle Versionen]

Den „Dokumentenschutz“ in Word sollten Sie nicht allzu ernst nehmen. Er gaukelt einem mehr vor als er wirklich ist. Er ist kein wirklicher Schutz vor Datenmanipulation und hat mögliche Schwächen und lässt sich sehr leicht umgehen.

Er hilft lediglich dem Anwender ein Dokument vor ungewollten Veränderungen, sogenannten Flüchtigkeitsfehlern, zu bewahren. Mehr nicht! Das hat mit „Datenschutz“ rein gar nichts zu tun.

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Dateipfade in die Zwischenablage kopieren

[MS-Windows – Versionen ab 7]

Viele Anwender benötigen den Dateipfad, um ihn beispielsweise in der Fußzeile der Dokumente einzusetzen. Dabei markiert man gewöhnlicherweise die Datei im Explorer und kopiert dann den Pfad aus der Adresszeile.

Doch es geht auch schneller. Drücken Sie die [Umschalt]-Taste und klicken Sie die gewünschte Datei mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählen Sie den Eintrag „Als Pfad kopieren„. Nun können Sie mit dem Befehl „Einfügen“ den Dateipfad ins Dokument platzieren.

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