Schnelles markieren mit [F8]

[MS-Word – alle Versionen]

Um Textbereiche in Word zu markieren benutzen viele die Methode mit gedrückter linker Maustaste über den Textbereich zu fahren. Ab es geht auch anders, wenn Sie große Textbereiche markieren wollen.

Sie können den „Auswahlmodus“ benutzen, den Sie mit der Taste [F8] einschalten. Klicken Sie dann mit der Maus an eine andere Stelle, entsteht eine Markierung zwischen der vorherigen und jetzigen Position des Cursors. Klicken mit der Maus in ein Wort und drücken Sie zweimal [F8] wird das Wort markiert. Bei dreimal [F8] wird der ganze Satz, bei viermal der komplette Absatz und bei fünfmal das gesamte Dokument markiert. Mit [ESC] oder einer ausgewählten Formatierung schalten Sie den „Auswahlmodus“ wieder ab.

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Grafiken und der Wiederholungsbefehl

[MS-Word – Versionen ab 2007 & 365]

Normalerweise sorgt die Tastenkombination [Strg] und [Y] dafür, dass der letzte Befehl wiederholt wird. Also wenn Sie beispielsweise etwas eingefügt haben, wird nach dem Betätigen der Kombination dasselbe nochmals eingefügt.

Doch bei Grafiken funktioniert das bei den neueren Versionen nicht mehr so, wie bei den alten Word-Versionen. Das liegt daran, dass die Grafiken in Word seit 2007 anders verwaltet werden und das führt dazu, dass sich die Grafikformatierungen nicht wiederholen lassen.

Alternative können Sie das Worddokument in dem alten DOC-Format zunächst abspeichern und dann bearbeiten. Leider haben Sie dann keinen Zugriff auf die neuen Formatierungsoptionen. Wenn Sie allerdings die Grafiken im Dokument soweit bearbeitet haben, können Sie ins DOCX-Format abspeichern und dann nachträglich die neuen Formatoptionen nutzen.

Word-Formatvorlagen bereinigen

[MS-Word – Versionen ab 2003]

Wenn Sie bei Dokumenten eine durchgängige Lösung bevorzugen, um eine einheitliche Verwendung der Vorlagen zu gewährleisten, so bietet sich seit bzw. ab der Version 2003 die Möglichkeit.

Ab dieser Version sind Sie nun in der Lage bestimmte Formatvorlagen in einem Dokument zu erlauben bzw. zu beschränken.
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Absatzabstände in Word dauerhaft einstellen

[MS-Office – Versionen ab 2007 & 365]

Normalerweise ist der Absatzabstand in Word seit geraumer Zeit standardmäßig auf 10pt voreingestellt. Dies lässt sich in jedem Dokument ändern, beispielsweise auf 0 pt.

Was für ein einzelnes Dokument gilt, kann man auch generell einstellen. Soll heißen, für alle zukünftigen Dokumente, die die Standarddokumentenvorlage „Normal.dotm“ verwenden, gilt dann der neue Standard.

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Mehrere Notizen in einem Dokument ausdrucken

[MS-Outlook – Versionen ab 2003]

Normalerweise werden Notizen, gerade wenn Sie mehrere markiert haben, in separate Dokumente ausgedruckt. Mit einem kleinen Trick, können Sie die Notizen auch in ein einziges Dokument drucken lassen.

Markieren Sie im ersten Schritt zunächst mit Hilfe der Maus und der [Strg]-Taste die in Frage kommenden Notizen und ziehen Sie diese mit gedrückter linker Maustaste dann auf „E-Mail“ in der Navigationsleiste. Nachdem Sie die Maustaste losgelassen haben öffnet sich ein Quickinfo. Wählen Sie hier die Anweisung „Hierhin kopieren als Nachricht mit Text„.

Danach öffnet sich ein Nachrichtenfenster im dem alle markierten Notizen zusammengefasst erscheinen. In diesem Zustand können Sie die Notizen mit beispielsweise [Strg] und [P] ausdrucken. Abschließend können Sie die Nachricht ohne zu speichern schließen.

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Ähnliche MS-Office-Dokumente miteinander vergleichen

[MS-Word – Versionen ab 2003]
[MS-Excel – Versionen ab 2003]

Arbeitet man an einem Projekt, werden verschiedene Dokumenten-Varianten ent- und verworfen. Häufig finden sich dann im System später ähnliche Dokumente, die in verschiedenen Fassungen vorliegen. Diese Dokumente kann man in Excel direkt miteinander vergleichen.

Die zu vergleichenden Dokumente werden im gleichen Fenster dargestellt und alle Scroll-Bewegungen werden synchron in dem andren Dokument ausgeführt. So kann man schnell Unterscheide in den Fassungen erkennen und entscheiden, welche Fassung man behalten oder weiterbearbeiten möchte.

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Objekte schnell suchen

[[OO-Writer – alle Versionen] [LO-Writer – alle Versionen]
[MS-Word – alle Versionen]

Wenn Sie in großen Dokumenten Bilder eingepflegt haben, ist es meist umständlich bestimmte Objekte (wie Bilder, Tabellen oder Kommentare) zu finden.

Ein kaum beachtetes Symbol nimmt Ihnen die Arbeit ab. Zwischen den Pfeilen Ihrer senkrechten Scrollleiste (Rollbalken) finden Sie einen Kreis. Klicken Sie darauf und entscheiden Sie, was Sie suchen lassen möchten. Danach springt der Cursor an die Position des ersten Objekts. Sie können dann mit [Strg] und [Bild oben] oder [Strg] und [Bild unten] die einzelnen Objekte in deren Reihenfolge anspringen.

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Hyperlinks schneller einfügen durch Ziehen

[MS-Word – alle Versionen]

Wer regelmäßig Hyperlinks von externen Dokumenten erstellen muss, wähl häufig den klassischen Weg über das Menü oder Menüband. Das kann eine sehr zeitintensive Arbeit sein. Doch es geht noch schneller und einfacher.

Stellen Sie Ihr Word-Dokument größenmäßig so ein, dass Sie das Explorer-Fenster daneben sehen. Suchen Sie im Explorer nun die Datei oder die Dateien, die Sie in dem Dokument verlinken möchten, und markieren Sie diese. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Datei/en aus dem Explorer in das Word-Dokument. Fertig.

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