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Wenn ein farbiger Hintergrund im Dokument formatiert wird, wünschen sich viele Anwender dann eine Möglichkeit dieses dann ohne weißen Seitenrand ausdrucken zu können. Auch wird ein Ausdruck von Grafiken, die auf dem Seitenrand liegen, gewollt.
Die Enttäuschung ist groß, wenn man feststellen muss, dass dies nicht möglich ist. Egal wie man die Seitenrandeinstellungen vornimmt, es klappt nicht.
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Hat man eine Tabelle erstellt, kalkuliert, formatiert und druckt diese dann aus, ist es oft so, dass eine Spalte partout auf die nächste Seite rutscht.
Das muss aber nicht sein. In dem Tabellenkalkulationsprogramm lässt sich die Tabellengröße für den Seitenausdruck anpassen.
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Wenn man häufiger den Druckbereich einer Tabelle ändern muss. Wäre es praktisch, wenn dafür ein Symbol in der Symbol-Leiste oder Schnellstartleiste vorhanden ist.
Mit einem Klick ist dann der Druckbereich schnell geändert und man muss sich dann nicht jedes Mal durch das Menü hangeln.
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Die Tabellenkalkulation Excel bietet eine Menge an Darstellungsmöglichkeiten. Eine Komplettübersicht der Tabelle, verschiedene Ausschnittsvergrößerungen davon, unterschiedliche Druckbereiche sowie Filter, um nur einige Beispiele zu nennen.
Nachdem Sie die Darstellungsart erstellt haben, gehen Sie zur dessen Speicherung in der Version 2003 über das Menü „Ansicht“ auf den Eintrag „Benutzerdefinierte Ansichten“ und ab der Version 2007 über das Register „Ansicht“ in der Gruppe „Arbeitsmappenansichten“ auf „Benutzerdefinierte Ansichten„.
In allen Versionen können Sie in dem neuen Fenster die Ansicht mit einem Namen versehen und dann „Hinzufügen„. Auf demselben Weg können Sie die verschiedenen Ansichten auch wieder „Anzeigen“ lassen oder „Löschen„. Achten Sie darauf, dass auf jeden Fall die Standardansicht als Ansicht speichern, damit Sie zur späteren Bearbeitung eine Ansicht ohne Schnickschnack haben.
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Hin und wieder kann es vorkommen, dass Excel neben den Tabellenseiten mit den Daten auch noch einige leere Seiten zusätzlich ausdruckt. Und das, obwohl neben der Tabelle auf den ersten Bick alles leer ist.
Doch es gibt für Excel eine Besonderheit. Für Excel geht es beim Ausdruck nicht danach, ob die Zellen leer sind, sondern ob sie benutzt wurden. Das heißt, wenn Sie eine Zelle beispielsweise für eine Nebenrechnung benutzt aber anschließend wieder gelöscht haben, ist diese Zelle im Druckbild erfasst.
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Wenn Sie auf den Tabellenblättern nur einen bestimmten Bereich ausdrucken möchten, so stellt das in den Tabellenkalkulationsprogrammen kein Problem dar.
Sie müssen nur den auszudruckenden Teil als „Druckbereich“ definieren.
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Wenn Sie Texte gestaltet und diese mit Grafiken aufgewertet haben, so kann es passieren, dass beim späteren Ausdruck nicht alles ausgedruckt wird. Gerade die Randbereiche bereiten dabei oft Probleme. Hier wirken die Texte, die Grafiken oder auch die Rahmen und Schattierungen im Ausdruck oder in der Seitenansicht wie abgeschnitten.
Das liegt oft an den Seitenrand- oder Einzugseinstellungen. Diese gilt es in solchen Fällen zu überprüfen. Denn die meisten Drucker können das, was außerhalb des beschreibbaren Bereichs liegt nicht ausdrucken.
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Bei Tabellen, die deutlich kleiner als ein DIN A4-Blatt sind, ist es optisch nicht sehr ansprechend, wenn sie nach dem Ausdruck links oben in der Blattecke sein Dasein fristet.
Mit einer zentrierten Ausrichtung bekommt der Tabellenausdruck eine viel bessere Wirkung. Dies kann man in Excel mit wenigen Mausklicks einrichten.
