Zusätzliche Leerzeichen beim Einfügen verhindern

[MS-Word – alle Versionen]

Beim Einfügen von Texten durch Kopieren oder Verschieben setzt Word in manchen Fällen von sich aus vor und hinter dem eingefügten zusätzliche Leerzeichen Text ein. Gerade bei Texten die zwischen Anführungszeichen eigesetzt werden, wird dieses Verhalten als störend empfunden.

Offiziell nennt sich dieses Verhalten „Leerzeichennausgleich“ und soll dafür sorgen, dass Sie beim Einfügen von Fremdtext nicht extra ein Leerzeichen nachtragen müssen. Mit einer wenig bekannten Optionsänderung lässt sich dieses Verhalten deaktivieren.

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Nur Text wird aus anderen Programmen kopiert

[MS-Word – Versionen ab 2007]

Wenn Sie es bisher gewohnt waren aus anderen Programmen bestimmte Bereiche inclusive Bilder zu kopieren, so ist der Ärger groß, wenn auf einmal Bilder nicht mehr in der Ziel-Anwendung eingefügt werden. Egal wie oft Sie es versuchen, die Bilder wollen nicht mit kopiert werden.

Dies ist kein Programmfehler in Word. Vielmehr macht die Textverarbeitung genau das, was sie soll. Es liegt meist an einer Änderung der Kopiereinstellung, die jemand vorgenommen hat.

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Automatischen Objektbeschriftung deaktivieren

[MS-Word – alle Versionen]

Es kann passieren, dass beim Einfügen z. B. von Tabellen oder anderen Objekten, wie z. B. Excel-Tabellen sowie -Diagrammen oder PowerPoint-Folien oder OpenDocuments, eine Beschriftung mit eingefügt wird. Beispielsweise steht nach dem Einfügen einer Tabelle darüber „Tabelle 1“.

In diesem Falle wurde eine Einstellung in den Verweisen verändert, die sich aber revidieren lässt. Mit wenigen Handgriffen ist der „Standard“ wieder hergestellt.

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Falsche Absätze beim Einfügen von Fremdtexten in Word

[MS-Word – alle Versionen]

Nicht immer erkennt Word kopierten Text aus anderen Quellen (z. B. PDF) als normalen Fleißtext. Sondern fügt diesen ein, wie er in der Quelle angezeigt wird. Das heißt, nach jeder sichtbarem Zeilenende setzt Word eine Absatzmarke („„) ein.

Hilfreich ist hier das Hinzuschalten der Textsonderzeichen. Dazu Klicken Sie im Menüband oder der Symbolleiste auf das Zeichen „„. Dann können Sie feststellen wie Word den eingefügten Text erkannt hat. Sehen Sie nach jeder Zeile das Zeichen „„, so hat er den Fleißtext nicht erkannt.

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Änderungen von Tabellendatenblatt-Entwürfen blockieren

[MS-Access – Versionen ab 2007]

In der Datenblattansicht von Tabellen steht Ihnen mit Hilfe des Kontextmenüs in dessen unterem Drittel, Felder einfügen, umbenennen, löschen und Suche sowie Ausdruck ändern. Doch meist steckt darin ein gewisses Sicherheitsrisiko für die Tabelle.

Damit eine Tabelle nicht unvorsichtigerweise vom Anwender in der Datenblattansicht geändert werden kann gibt es dafür eine Einstellungsmöglichkeit in den Access-Optionen, die die Änderungsmöglichkeiten im Kontextmenü ausgraut.

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Kommentarfelderposition und -größe festlegen

[MS-Excel – alle Versionen]

Wenn Sie in einer Tabelle Kommentare einfügen, so werden Sie sicherlich dessen Position und Größe auch festlegen wollen. Sie werden feststellen, dass Excel sich manchmal die eben gemachten Einstellungen nicht merken kann. Das Kommentarfeld wird stark durch die Aktionen auf dem Tabellenblatt und das Kopieren auf andere Systeme beeinflusst.

Wenn Sie die Listeneinträge auf dem Tabellenblatt sortieren, Zeilen- oder Spalten einfügen oder löschen, sind die Einstellungen der Felder vergessen. Auch die Eigenschaftseinstellungen unter „Kommentar formatieren„, wie zum Beispiel „Von Zellposition und -größe abhängig“ helfen da meist nicht weiter.

Hier hat Microsoft noch einen Nachholbedarf.

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Dateipfade in die Zwischenablage kopieren

[MS-Windows – Versionen ab 7]

Viele Anwender benötigen den Dateipfad, um ihn beispielsweise in der Fußzeile der Dokumente einzusetzen. Dabei markiert man gewöhnlicherweise die Datei im Explorer und kopiert dann den Pfad aus der Adresszeile.

Doch es geht auch schneller. Drücken Sie die [Umschalt]-Taste und klicken Sie die gewünschte Datei mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählen Sie den Eintrag „Als Pfad kopieren„. Nun können Sie mit dem Befehl „Einfügen“ den Dateipfad ins Dokument platzieren.

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Auswahlliste bei wiederholenden Einträgen nutzen

[MS-Excel – alle Versionen]

Wenn Sie wiederholende Einträge in einer Spalte vornehmen, schlägt Ihnen Excel ein mögliches Wort zur Ergänzung Ihrer bisherigen Eingabe vor. Das ist sehr praktisch, weil Sie das Wort nicht zu Ende schreiben müssen und mit [Enter] bestätigen können. Wenigen ist bekannt, das Excel für wiederholende Texteinträge auch eine „Dropdown-Auswahlliste“ zur Verfügung stellt.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die leere Zelle unter der schon geschriebenen Auflistung und wählen Sie aus dem Kontext-Menü „Dropdown-Auswahlliste„. Wählen Sie dann den gewünschten Begriff mit einem Linksklick an.

Alternativ können Sie auch die Tastenkombination [Alt] und [Pfeil nach unten] benutzen, um die Liste zu öffenen. Die Auswahl des Begriffs kann unter anderem mit den Pfeiltasten und [Enter] geschehen. Der Vorteil der Auswahlliste bietet sich vor allem bei langen Worteinträgen an. Leider funktioniert das Ganze nicht mit Zahlenwerten.

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Sonderzeichen in Excel anwenden

[MS-Excel – alle Versionen]

Nicht nur in Word, sondern auch in Excel lassen sich Sonderzeichen, wie þ, Ü, S , schnell und einfach einfügen. Ein großes Reservoir an Symbolen steht Ihnen dafür zur Verfügung.

Dazu gehen Sie in den älteren Versionen bis 2003 im Menü „Einfügen“ auf den Befehl „Symbol“ und ab der Version 2007 auf das Register „Einfügen“ in der Gruppe „Text“ auf „Symbol„. Wählen Sie dann im Register „Symbole“ oben die entsprechende Symbol-Schriftart und im unteren großen Fenster markieren Sie das gewünschte Zeichen. Bestätigen Sie mit „Einfügen„.

HINWEIS: Nach dem Anklicken auf „Einfügen“ schließt sich das Dialogfenster nicht, sondern muss gesondert geschlossen werden.

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Blindtext in Word einfügen

Um Formatierungen und Layouts zu testen, benötigen Sie einige Zeilen Text als Arbeitsmaterial. Die Funktion „Rand“ leistet dazu gute Dienste. Mit ihr können Sie genügend Blindtext erzeugen.

Platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle im Textdokument. Tippen Sie dann folgendes ein: „=RAND(x,y)“. Die Variable „x“ steht für die Anzahl der Absätze und „y“ für die Anzahl der Sätze. Wer es gerne lateinisch mag, kann ab Version 2007 folgendes versuchen: „=LOREM(x,y)“.

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