Nur Icon im Systray (Infobereich)

[MS-Outlook – alle Versionen]

Zum regelmäßigen Mailabruf oder um Erinnerungen an Termine zu erhalten, muss Outlook aktiviert sein. Es kann so eingestellt werden, dass es nur als Icon im Systray angezeigt wird und nicht in der Taskleiste.

Damit wird die Taskleiste übersichtlicher und es bleibt Platz für andere Anwendungen.

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Erinnerungssymbol wieder aktivieren

[MS-Outlook – Versionen ab 2007]

In den älteren Versionen war bisher ein Glockensymbol bei den Terminen sichtbar, wenn für diesen die Erinnerungsfunktion aktiviert wurde. Mit der Einführung der Version 2007 wurde dieses Symbol gänzlich in den Kalenderansichten gelöscht.

Mit den Versionen ab 2010 hat Microsoft das Erinnerungszeichen wieder eingepflegt. Standardmäßig ist es allerdings deaktiviert und muss in den Optionen eingeschaltet werden.

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Doppelte Erinnerungen löschen

[MS-Outlook – Versionen ab 2003]

Es kann durch aus passieren, dass im Erinnerungsfenster Termine doppelt eingetragen sind. Das kann einerseits daran liegen, dass Termine im Kalender Doppelt eingetragen sind. Dann gilt es die doppelten Angaben im Kalender zu überarbeiten, also zu löschen.

Sollten aus unerklärlichen Gründen im entsprechenden Meldefenster diese doppelt eingetragen sein, so kann man diese mit Hilfe des Parameters „cleansniff“ beseitigen.

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„Die Datei ‚ ‚ ist nicht vorhanden“

[MS-Outlook – Version 2010]

Sollten Sie mal die Programmeinstellungen von Outlook verändern wollen, kann es passieren, dass das Anwendungsprogramm eine Fehlermeldung anzeigt. Darin teilt Ihnen Outlook mit, dass eine Datei nicht vorhanden sei.

Welche das sein soll, darüber schweigt sich das Programm aus. Sie können dann nur noch die Meldung bestätigen, aber die Änderungen werden nicht übernommen. Meistens liegt die Ursache an einer nicht vorhandenen Sounddatei für die Erinnerungsfunktion.

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Aufgabenerinnerungen und die Fälligkeitszeit

[MS-Outlook – alle Versionen]

Verwenden Sie bei den Aufgaben die Erinnerungsfunktion in Outlook, so gibt einen kleinen aber feinen Unterschied in dem Meldungefenster zwischen den Versionen bis 2003 und denen ab 2007.

Haben Sie beispielsweise die Erinnerungszeit auf einen Tag vor der Fälligkeit gelegt, so melden die Versionen bis 2003 am Erinnerungstermin dass die Aufgabe jetzt fällig ist. Die Versionen ab 2007 melden im Erinnerungsfenster hingegen „in wie vielen Stunden“ die Aufgabe fällig ist.

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Office-Dokumente termingebunden drucken

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie Dokumente erst an einem zukünftigen Termin ausdrucken wollen, so können Sie das mit Hilfe von Outlook realisieren. Sie erhalten dann an dem bestimmten Tage eine Erinnerung und Sie können das Dokument ausdrucken.

Legen Sie dafür im Kalender mit einem Rechtsklick einen Termin an und ergänzen diesen mit der entsprechenden Datei als Anlage. In den Versionen bis 2003 gehen Sie dazu im Menü „Einfügen“ auf „Datei“ und ab den Version 2007 im Register „Einfügen“ in der Gruppe „Einschließen“ auf „Datei„. Wählen Sie die Anlage(n) aus, die Sie mit dem Termin verknüpfen wollen und bestätigen mit der Schaltfläche „Einfügen„.

Speichern“ Sie den Termin und aktivieren Sie die Option „Erinnerung„.  Bei Fälligkeit erscheint eine Terminmeldung. Öffnen Sie den Termin, doppelklicken auf die anhängende Datei und drucken diese dann aus.

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Standard-Erinnerungen für Termine ausschalten

[MS-Outlook – alle Versionen]

Für den Outlook-Kalender ist standardmäßig die Erinnerungsfunktion aktiviert. Das heißt, geben Sie einen neuen Termin im Kalender ein, werden Sie eine gewisse Zeit vor der Fälligkeit an ihn erinnert.

Sie können diese Option auch ausschalten, wenn Sie nicht Funktion wünschen. Sie müssen dann allerdings bei jedem neuen Termin darauf achten, dass Sie für jeden neuen Eintrag die Erinnerung individuell einschalten müssen.

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Probleme mit der Erinnerungsfunktion beheben

[MS-Outlook – alle Versionen]

Manchmal lassen sich die Erinnerungen für Termine nicht mehr quittieren. Beim Herunterfahren von Outlook und erneutem Start erscheinen manchmal wieder alle Erinnerung für Termine und Aufgaben erneut.

Mit steigender Anzahl an Erinnerungen scheint Outlook etwas durcheinander zu kommen. Die Ereignisse werden teilweise zu früh, zu spät oder auch gar nicht mehr angezeigt. Man kann dem aber Abhilfe schaffen.

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