Hyperlink-Darstellung korrigieren

[MS-Word – alle Versionen]

In Word wird eine Internetadresse nach der Eingabe automatisch in anklickbare Hyperlinks umgewandelt und blau eingefärbt. Bei gedrückter [Strg]-Taste lässt dann dieser Link mit einem Mausklick in einem Browser öffnen.

Doch es kann vorkommen, dass sich die eingegebene Internetadresse, gleiches gilt auch für eine E-Mail-Adresse, sich ganz anders präsentiert. Zu Beispiels so: „{ HYPERLINK „http://www.name.de“ }“. Der Grund für diese andere Darstellung ist meist die Aktivierung der Ansicht der Feldfunktion. Verwenden Sie mal die Tastenkombination [Alt] und [F9]. Damit können Sie zwischen der Ansicht der Feldfunktion und der gewohnten Ansicht hin- und herschalten.

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Nullwerte bei leeren Feldern im Seriendruck unterdrücken

[MS-Word – alle Versionen]

Wenn Sie für einen Seriendruck Daten aus einer anderen Programmquelle beziehen, beispielweise aus Excel, werden fehlende Daten im späteren Seriendruckfeld mit „0“ angezeigt und nicht leer gelassen.

Durch einen Eingriff in die Feldfunktion und dem festlegen, was bei leeren Ursprungsfeldern in den Seriendruckfeldern angezeigt werden soll, ist das Problem beseitigt.

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Dieselbe Fußnote mehrfach im Text verwenden

[MS-Word – alle Versionen]

Gerade in Formularen wird oft ein und dieselbe Fußnote häufiger verwendet. Vielen Anwender fällt es schwer wieder auf die gleiche Fußnote zu verweisen. Denn es lässt sich die Nummernfolge bei einer neuen Fußnote nicht beeinflussen.

Aus diesem Grunde wird oft mit einer hochgestellten Zahl gearbeitet, die dann die Nummer der Fußnote trägt. Doch das ist gar nicht notwendig. Mit einem Querverweis kann man sehr schnell auf immer dieselbe Fußnote verweisen.

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Vollständige Neuberechnung einer Arbeitsmappe

[MS-Excel- alle Versionen]

Durch die Verwendung von Makrobefehlen/VBA für Berechnungen kann es passieren, dass die automatische Neuberechnung in einer Arbeitsmappe nicht vollständig ausgeführt wird.

Damit Excel gezwungen wird, die nötige Neuberechnung durchzuführen, verwenden Sie die Tastenkombination [Strg], [Alt] und [F9].

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Index auf bestimmte Buchstaben beschränken

[MS-Word – alle Versionen]

Bei umfangreichen Dokumenten kann es sinnvoll sein, zum Beispiel zu Kontrollzwecke bzw. für Korrekturausdrucke, nach bestimmten Abschnitten ein Index einzufügen.

Damit ersparen Sie sich das seitenweise Ausdrucken des gesamten Indexes.

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Drei verschiedene Anreden beim Serienbrief

[MS-Word – alle Versionen]

Wenn Sie in einen Serienbrief drei verschiedene Anreden nutzen wollen, so können Sie diese schon in der Datenbank erfassen. Wenn Sie aber eine bereits fertige Datenbank nutzen und die entsprechenden Daten nicht nachtragen wollen, so können Sie sich mit dem „Bedingungsfeld“ behelfen.

Normalerweise können Sie mit diesem Feld nur zwei Anreden verarbeiten lassen. Aber mit einem kleinen Trick können Sie die Anzahl auf mehr als zwei erhöhen.

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Formularfelder schnell einfügen

[MS-Word – alle Versionen]

Die Benutzung der Formularfunktion in Word ist für viele Anwender umständlich, wenn man nur wenige Eingabefelder benötigt. Gerade in den neueren Versionen ist dies ungeschickt angeordnet worden. Der dafür nötige zeitliche Aufwand steht meist in keinem Verhältnis zum eigentlichen Nutzen.

Neben der Formularfunktion mit Hilfe der Symbol- oder Multifunktionsleiste, besteht auch die Möglichkeit die Eingabefelder mit einer Tastenkombination einzufügen.
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Bedingte Leerzeichen zwischen Seriendruckfeldern

[MS-Word – alle Versionen] 

Wer kennt das nicht? Man erstellt einen Serienbrief mit „Anrede“, „Titel“ und „Name“ usw., aber bei einigen der Zielpersonen ist beispielsweise kein „Titel“ vorhanden. Ergo entsteht bei einigen Empfängern zwischen den nebeneinander angeordneten Seriendruckfeldern „Anrede“ und „Name“ ein unnötiges Leerzeichen oder anders gesagt, eine unnötige zusätzliche Lücke.

Die erwähnten überflüssigen Leerzeichen kann man einen kleinen Trick im Ausdruck verschwinden lassen, in dem Sie die Seriendruckfelder mit einem Parameter für „bedingte Leerzeichen“ ergänzen.

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