Zeitproblem der Filterfunktionen in Excel

[MS-Excel – Version 2016]

In der Excel-Version 2016 benötigen die Filterfunktionen beim Setzen, Ändern oder Entfernen deutlich mehr Zeit als es bei den Vorversionen üblich ist. Gerade bei großen und umfangreichen Tabellen wird dies deutlich.

Microsoft hat zu dieser Fehlerbeseitigung ein kostenloses Update für den Download bereitgestellt.

.

Abfragen zeigen alle Datenfelder einer Tabelle

[MS-Access – alle Versionen]

Wenn Sie Abfragen manuell in Access erstellen, sollen eigentlich nur die gefilterten Datenfelder angezeigt werden.

Sollte es doch mal dazu kommen, dass in Abfragen alle Datenfelder angezeigt werden, so liegt hier eine Einstellungsänderung in den Programm-Optionen vor.

Weiterlesen

Datensätze nach selben Inhalt durchsuchen und anzeigen

[Access – alle Versionen]

Wenn Sie Datensätze nach selben Inhalten durch suchen müssen, so bietet sich in Access eine schnelle und einfache Möglichkeit dazu.

Klicken Sie in das zu durchsuchende Feld mit der rechten Maustaste und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „Ist gleich …“ (ab Version 2007) oder „Auswahlbasierender Filter“ (bis 2003] und geben Sie den entsprechenden Begriff ein. Um den Filter wieder aufzuheben klicken Sie seit der Version 2007 im Register „Start“ in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ auf die Schaltfläche „Filter ein/aus“ oder in den älteren Anwendungen bis 2003 in der Symbolleiste auf „Filter entfernen„.

.

Parameterabfrage erstellen

[MS-Access – alle Versionen]

Häufig ist es gewünscht, das Abfragekriterium so zu gestalten, dass erst beim Aufruf der Abfrage das Kriterium eingegeben werden soll. Das heißt, beim Ausführen der Abfrage soll in einem Dialogfenster der Abfrageparameter eingeben werden.

Um dies zu erreichen, müssen Sie eine Abfrage erstellt haben und den Cursor in die Zeile „Kriterium“ der Auswahlspalte setzen. Geben Sie eine Frage ein, die Sie in eckigen Klammern setzen.

Weiterlesen …

Codierte Zeitangaben in Datum und Uhrzeit aufsplitten

[OO-Calc – alle Versionen] [LO-Calc – alle Versionen]
[MS-Excel – alle Versionen]

Es gibt Datenbanken, in denen sogenannte codierte Zahlenketten gespeichert werden, die im eigentlichen Sinne aus verschiedenen logischen Bestandteilen bestehen. Nehmen wir zum Beipiel den Zahlencode „170519661205“. Die ersten 8 Zahlen bilden das Datum „17.05.1966“ und die letzten 4 Zahlen die Uhrzeit „12:05“.

Die Schwierigkeit besteht meist in der Weiterverarbeitung dieser Zahlen. Ein Tabellenkalkulationsprogramm wird mit der Zahlenreihe so nichts damit anfangen und berechnen können. Das Programm kann aber den Code aufspalten und Segmente des Codes zur Weiterverarbeitung nutzen. Zur Aufspaltung bieten sich die Funktionen „LINKS()“, „TEIL()“ und „RECHTS()“ an.

Weiterlesen …

Abfrageparameter in Berichten nutzen

[MS-Access – alle Versionen]

Sie können Abfrage, so gestalten, dass Sie beim deren öffnen nach einem Parameter (z. B. „Nach welchen Nachnamen soll gefiltert werden?“) gefragt werden. Was in Abfragen funktioniert, funktioniert auch in den Berichten.

Sie müssen dazu nur ein „ungebundenes Textfeld“ im Bericht einsetzen. Dessen Bezeichnungsfeld beschreiben Sie mit Ihrer Frage, beispielsweise mit „Nach welchen Nachnamen soll gefiltert werden?“, und im dazugehörigen Textfeld (über Rechtsklick, Befehl „Eigenschaften„) unter „Steuerelement“ den Eintrag „=[Nach welchen Nachnamen soll gefiltert werden?]„. Nachdem Sie die Änderung mit „OK“ bestätigt haben, werden Sie beim Öffnen des Berichts immer nach dem „Nachnamen“ gefragt.

.

Verschiedene Ansichten speichern und aufrufen

[MS-Excel – alle Versionen]

Die Tabellenkalkulation Excel bietet eine Menge an Darstellungsmöglichkeiten. Eine Komplettübersicht der Tabelle, verschiedene Ausschnittsvergrößerungen davon, unterschiedliche Druckbereiche sowie Filter, um nur einige Beispiele zu nennen.

Nachdem Sie die Darstellungsart erstellt haben, gehen Sie zur dessen Speicherung in der Version 2003 über das Menü „Ansicht“ auf den Eintrag „Benutzerdefinierte Ansichten“ und ab der Version 2007 über das Register „Ansicht“ in der Gruppe „Arbeitsmappenansichten“ auf „Benutzerdefinierte Ansichten„.

In allen Versionen können Sie in dem neuen Fenster die Ansicht mit einem Namen versehen und dann „Hinzufügen„. Auf demselben Weg können Sie die verschiedenen Ansichten auch wieder „Anzeigen“ lassen oder „Löschen„. Achten Sie darauf, dass auf jeden Fall die Standardansicht als Ansicht speichern, damit Sie zur späteren Bearbeitung eine Ansicht ohne Schnickschnack haben.

.

Seriendruck aus Outlook an gefilterte Kontakte

[MS-Outlook – alle Versionen]

Nur wenigen Anwendern ist nur bekannt, dass man den Seriendruck auch in Outlook  und nicht nur in Word starten kann. Selbst nach bestimmten Kriterien gefilterte Kontakte können schnell und einfach als Datenquelle ausgewählt werden.

Im Grunde müssen Sie nur im Kontakt-Verzeichnis einen Filter einsetzen und den Seriendruck starten, dann werden nur die gefilterten Kontakte verwendet.

Weiterlesen …

Jet-Datenbankmodul erkennt Feldname nicht

[MS-Access – alle Versionen]

Mit Parameterabfragen sind eine sinnvolle Sache, wenn Sie sich bei einer Abfrage nicht genau festlegen wollen. Doch es kann beim Erstellen dieser Abfrage bei der Ausführung zu einem typischen Bedienerfehler kommen:

Das Microsoft Jet-Datenbankmodul erkennt „[IhrFeldname]“ nicht als gültigen Feldnahmen oder Ausdruck“.

Dies liegt meist daran, dass die Parameterabfrage im Feld „Kriterien:“ mit dem Gleichheitszeichen „=“ eingegeben wurde.

Weiterlesen

E-Mails von unbekannten Absendern filtern

[MS-Outlook – alle Versionen]

Erhalten Sie zu vielen Nachrichten von unbekannten Absendern, so können Sie diese von Outlook radikal aussortieren lassen. So behalten Sie dann die Übersichtlichkeit in Ihrem Posteingang.

Mit ein paar Klicks richten Sie Outlook so ein, dass nur Nachrichten von vertrauenswürdigen Absendern, die in Ihrem Adressbuch stehen oder denen Sie eine E-Mail geschickt haben, in Ihrem Posteingang landen. Alle anderen werden in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben.

Weiterlesen …