Duplikate in Listen schnell finden und markieren

[MS-Excel – Versionen ab 2010 & 365]

In Listen schleichen sich schnell Datensätze ein, die zu einer Dopplung der Einträge führen kann. Diese in einer langen Liste zu suchen, kann sehr zeitraubend sein.

Hilfreich ist dabei die „benutzerdefinierte Formatierung“. Sie zeigt schnell gleiche Werte farbig an und führt so schneller zum Ziel.

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Word-Formatvorlagen bereinigen

[MS-Word – Versionen ab 2003]

Wenn Sie bei Dokumenten eine durchgängige Lösung bevorzugen, um eine einheitliche Verwendung der Vorlagen zu gewährleisten, so bietet sich seit bzw. ab der Version 2003 die Möglichkeit.

Ab dieser Version sind Sie nun in der Lage bestimmte Formatvorlagen in einem Dokument zu erlauben bzw. zu beschränken.
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Gliederung aus Word übernehmen

[MS-PowerPoint – Versionen bis 2007]

Sie können aus einem gegliederten Word-Dokument sehr schnell eine PowerPoint-Präsentation erstellen. Als Voraussetzung müssen Sie allerdings die Gliederung des Dokuments mit den Formatvorlagen für die Überschriften erstellt haben.

Das gegliederte Dokument wird aber nicht als eine Folie in die Präsentation überführt, sondern auf mehrere Folien verteilt. Das hängt ganz von Ihrer Gliederungsform ab.

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Überschriftebenen schnell ändern

[MS-Word – alle Versionen]
In der Textverarbeitung Word können Sie sehr schnell die Überschriftsebenen, auch Gliederungsebenen genannt, ändern. Mit Hilfe zweier Tastenkombinationen sparen Sie sich den Weg über das Menü oder die Symbolleiste oder das Menüband um die Formatvorlagen auszuwählen.

Erstellen Sie wie gewohnt Ihre Überschriftsebenen (Überschrift 1 bis Überschrift 9). Verwenden Sie in einer der Ebenen die Kombination [Umschalt], [Alt] und [Pfeil nach links] so wird diese Überschrift herabgestuft. Also aus „Überschrift 1“ wird „Überschrift 2“ usw. Verwenden Sie hingegen die Kombination [Umschalt], [Alt] und [Pfeil nach links] so passiert genau das Gegenteil, aus „Überschrift 2“ wird wieder „Überschrift 1“.

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Nur erwünschte Formatvorlagen zulassen

[MS-Word – alle Versionen]

Wenn verschiedene Anwender an einem Dokument arbeiten, kann die Zahl der verwendeten Formatvorlagen vielfältig werden.

Sie können allerdings die Formatvorlagen auf ein Mindestmaß beschränken.

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Fußzeile mit einem vordefinierten Format nutzen

[MS-Word – alle Versionen]

Normalerweise ist die Fußzeile in Word mit demselben Format eingestellt, wie das gesamte (Standart-)Dokument. Oftmals benötigt man aber eine Formatierung für die Fußzeile, die von dem eigentlichen Dokument abweicht.

Dies lässt sich am besten mit den Formatvorlagen in Word erreichen.

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Formatvorlagenliste alphabetisch sortieren

[MS-Word – alle Versionen]

In der Regel sind die Formatvorlagen, die Sie unter „Start“ und „Formatvorlagen“ finden, nicht alphabetisch sortiert, sondern nach einer Priorität.

Das heißt, je häufiger Sie eine Vorlage benutzen, desto höher steht sie in der Liste. Es ist aber durchaus möglich diese Liste auch alphabetisch sortiert darzustellen.

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Markieren von Formatvorlagen selben Typs nicht möglich

[MS-Word – Versionen ab 2003]

Wenn Sie viel mit Formatvorlagen arbeiten, können Sie mehrere dieser Vorlagen mit dem selben Typs (beispielsweise „Standard“, „Überschrift1“ etc. ) gleichzeitig markieren.

Hin und wieder kann es aber passieren, dass der dazu benötigte Befehl „Alle Instanzen von X markieren“ oder „Alle X Instanzen markieren“ in der Drop-Down-Liste für die Formatvorlagen im Aufgabenbereich nicht angezeigt wird. In diesem Falle ist aus irgendwelchen Gründen die Option „Formatierung mitverfolgen“ deaktiviert.

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