Bei einzelnen Steuerelementen die AutoKorrektur abschalten

[MS-Access – alle Versionen]

Normalerweise ist eine Rechschreibhilfe bei der Eingabe von Daten gut, aber einige Anwender empfinden die als störend. Gerade wenn ausländische Begriffe eingegeben werden müssen.

Neben der Tatsache, dass man die „AutoKorrektur“ generell in der Anwendung abschalten kann, wissen wenige, dass dies auch für jedes einzelne Steuerelement möglich ist. Sie müssen dazu nur in der Formularentwurfsansicht die Elemente mit der rechten Maustaste anklicken und über das Kontextmenü den Befehl „Eigenschaften“ aufrufen. Auf dem Registerblatt „Andere“ wählen Sie bei „AutoKorrektur zulassen“ die Option „Nein„.

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Formularfelder schnell einfügen

[MS-Word – alle Versionen]

Die Benutzung der Formularfunktion in Word ist für viele Anwender umständlich, wenn man nur wenige Eingabefelder benötigt. Gerade in den neueren Versionen ist dies ungeschickt angeordnet worden. Der dafür nötige zeitliche Aufwand steht meist in keinem Verhältnis zum eigentlichen Nutzen.

Neben der Formularfunktion mit Hilfe der Symbol- oder Multifunktionsleiste, besteht auch die Möglichkeit die Eingabefelder mit einer Tastenkombination einzufügen.
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Word-Formularfelder: [Tab] reagiert willkürlich?

[MS-Word – Versionen ab 2007]

Wenn Sie Formularfelder ausfüllen, kann man dies am Einfachsten unter der Verwendung der [Tab]-Taste erledigen. Mit der [Tab]-Taste springen Sie immer in das nächste Formularfeld.

Seit der Version 2007 kann die [Tab]-Taste aber die Felder anders anspringen als Sie es erhofft haben. Die Felder werden scheinbar willkürlich aktiviert.

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Steuerelemente gruppieren

[MS-Access – Versionen ab 2010 & 365]

In Formularen und Berichten können Sie Steuerelemente je nach Zusammenhang in eine Gruppe zusammenfassen, so dass Sie nur ein Element anklicken müssen, um die gesamte Gruppe zu markieren. Leider hat Microsoft die Funktion „Gruppierung“ in den neueren Versionen etwas versteckt.

Markieren Sie dazu alle infrage kommende Steuerelemente und gehen Sie dann im Register „Formularlayouttools“ oder „Berichtlayouttools„,in dem Unterregister „Anordnen“ in der Gruppe „Anpassung und Anordnung“ auf die Schaltfläche „Größe/Abstand„. Aus der Drop-Down-Liste wählen Sie den Eintrag „Gruppierung„. Zum Aufheben der Gruppierung gehen Sie später denselben Weg und wählen in der Liste „Gruppierung aufheben„.

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Berechnungen beim Drucken automatisch aktualisieren

[MS-Word – alle Versionen]

Für verschiedene Aufgaben kann man die Berechnungsmöglichkeiten in Tabellen nutzen – besonders für Rechnungsformulare in Word ist das praktisch. Allerdings mit der passiven Ergebnisaktualisierung und das ist nervt oft.

Ändert sich ein Wert im Tabellenelement, so wird das Ergebnis nicht automatisch aktualisiert. Da vergisst man schnell, vor dem Drucken die Werte neu durchrechnen zu lassen. Das kann aber beim Ausdruck auch automatisch erfolgen.

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Textlänge in Formularfeldern beschränken

[MS-Word – alle Versionen]

In der Textverarbeitung lassen sich die Textformularfelder (ab 2007: Formulare aus Vorversionen) lässt sich die Länge der einzugebenden Zeichen beschränken. Das hat nebenbei auch den Effekt, dass das Layout nicht gestört oder „zerrissen“ wird, nur weil die Eingabe zu lang ist.

Dazu machen Sie auf das eingesetzte Textformularfeld einen Doppelklick mit der linken Maustaste. In dem neuen Dialogfenster finden Sie in der zweiten Zeile den Eintrag „Maximale Länge„. Hier können Sie mit den beiden Pfeiltasten die maximale Anzahl der einzugebenden Zeichen (Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen) einstellen. Nach der Aktivierung des Dokumentenschutzes ist die Sperre wirksam.

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Fehler bei der größeren Anzeige von Vorlagen

[MS-Access – Versionen ab 2007]

Wenn Sie Formular- oder Berichtsvorlagen in der 125 oder 150%igen Darstellung anzeigen lassen, kann es passieren, dass Access Linien merkwürdig dargestellt werden, Sie laufen, im Gegensatz zu der 100%igen Zoomansicht unter oder über die Steuerelemente.

Die Ursache ist darin begründet, dass das Anwendungsprogramm eigenwillig mit seinen eigenen Vorlagen umgeht. Die Linien beispielsweise werden als Hintergrundgrafik eingepflegt und nicht in dem größeren Zoom skaliert, sondern verbleiben in Ihrer ursprünglichen Größe. Ab Hilfe kann man nur erreichen, wenn man bei der 100%-Darstellung bleibt. ob es dazu vom Microsoft noch ein Hotfix geben wird, ist fraglich.

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Formular & Abfrage mit Ja/Nein-Felder

[MS-Access – alle Versionen]

Wenn Sie ein Formular mit Ja/Nein-Felder (Kontrollkästchen) und anschließend eine Abfrage aufrufen, die auf diese Felder basiert, so kann es zu falschen Ergebnissen führen. Gerade dann, wenn Sie eine Abfrage nach inaktiven Feldern vornehmen wollen.

Dies liegt in der Natur der Kontrollkästchen begründet. Der aktuelle Zustand der nicht aktivierten Ja/Nein-Felder ist nicht „NEIN“ sondern „NULL“. Letzteres erfassen die meisten Abfragen nicht. Abhilfe schafft es, wenn der Standardwert der Felder über deren „Eigenschaft“ beim Entwurf mit „NEIN“ festgelegt wurde.

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Feldinhalt im Endlosformular „ausblenden“

[MS-Access – alle Versionen]

Es ist leider nicht möglich in einem Endlosformular Formular Felder auszublenden. Um aus bestimmten Gründen die Angaben trotzdem nicht anzeigen zu lassen, hilft nur der alte Trick, die Schriftfarbe mit dem Hintergrund gleichzusetzen.

Wenn Sie auf Grund bestimmter Bedingungen (z. B. ein bestimmter Wert) den Feldinhalt nicht anzeigen möchten, hilft Ihnen die Funktion „Bedingte Formatierung“ weiter.

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Tabellen, Formulare, Berichte und Abfragen mit Shortcut öffnen

[MS-Access – alle Versionen]

Mit Hilfe von Shortcuts lassen sich Tabellen, Formulare, Berichte und Abfragen schnell öffnen. Dies kann bei der Bearbeitung sehr hilfreich sein. Dabei spielt es auch keine Rolle wo Sie momentan in der Datenbank arbeiten.

Ein Makro können Sie so generieren, dass Sie beispielsweise mit der [Strg]-Taste und einer Zahl ein benötigtes Formular oder eine Tabelle aufrufen können. Mit ein wenig Aufwand ist dies schnell bewerkstelligt.

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