Automatische Adressvorschläge reaktivieren

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn man in die Felder „An“, „CC“ oder „BCC“ E-Mail-Adressen eingibt, werden vom Programm mögliche Adressen vorgeschlagen. Nicht nur die aus dem Kontakte-Ordner werden angezeigt, sondern auch alle die Sie vorher darin eingegeben haben.

Bei einigen Benutzern wird die Möglichkeit nicht angezeigt. Sie können diese Funktion mit wenigen Klicks wieder aktivieren.

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Outlook-Module mit ShortCuts starten

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn man intensiv mit Outlook arbeitet, muss man nicht immer die Maus benutzen, um in die anderen Module, wie E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben usw., zu wechseln.

Genauso gut und schnell geht das mit Tastaturkombinationen, sogenannten ShortCuts.

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Nur Namen ohne E-Mail-Adressen in der Empfängerliste

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie E-Mail-Empfänger aus Ihrem Adressbuch in den Feldern „An“, „CC“ und „BCC“ eintragen werden diese meist in der Standardform „Name <NAME@PROVIDER.DE>“ eingepflegt. Viel Anwender finden diese Darstellung als unübersichtlich.

Um diese Darstellungsweise zu ändern, müssen Sie in den Kontaktdaten den „Anzeigenamen“ ändern. Diese Änderung müssen Sie bei jeden einzelnen Kontakt vornehmen, denn dafür gibt es keine Option, die für sich auf alle Kontakte auswirkt.

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Straßenkarte zu einem Kontakt anzeigen

[MS-Outlook – Versionen ab 2000]

Mit der Version 2000 gab es eine Neuerung auf den Kontaktblättern von Outlook. Man kann sich ab jetzt die zusätzliche Suche im Internet nach einer Anfahrtsskizze sparen.

In den Kontakten ist jetzt eine Funktion eingebaut, die es einem erlaubt, sich einen Kartenausschnitt von der Umgebung des Kontakts anzeigen zu lassen.

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Aufgabe mit Kontaktdaten erstellen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie die Kontaktdaten für eine Aufgabe benötigen, so ist dies in Outlook ganz leicht zu bewerkstelligen. Öffnen Sie einfach Ihren Kontakte- oder Personenordner und ziehen Sie den erforderlichen Kontakt mit gedrückter rechter Maustaste nach links auf den in der Navigationsleiste befindlichen Ordner „Aufgabe„.

Nachdem Sie die rechte Maustaste dann loslassen, erscheint ein Kontextmenü. Hier wählen Sie den Eintrag „Hierhin kopieren als Aufgabe mit Text„. In dem anschließend erscheinenden Aufgabenfenster befinden sich die Kontaktdaten. Sie müssen nur noch Ihre Aufgabendetails sowie Angaben zur Fälligkeit, Priorität und Status vornehmen. Abschließend speichern Sie nur noch ab.

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An bestimmte Kontakte “Nur-Text”-E-Mails senden

[MS-Outlook – alle Versionen]

Standardmäßig sendet Outlook E-Mails im HTML-Format. Viele Empfänger wünschen aber zum Schutz vor Viren kein solches Format, weil im HTML-Format auch ein Virus versteckt sein kann.

Kurzfristig kann man zwar das Format vor dem Senden auf „Nur-Text“ umstellen. Es aber auch möglich dies dauerhaft für einen oder mehreren Empfängern in den Kontakten einzustellen, unabhängig davon, wie die Standardeinstellung ist.

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Standard-Adressbuch einstellen

[MS-Outlook – Versionen bis 2003] 

Wenn Sie eine E-Mail versenden wollen ist ein Adressbuch immer sehr nützlich. Wenn Sie aber auf das entsprechende Symbol links neben der Adresszeile klicken, erscheint im Standard immer die „globale Adressliste“ und nicht Ihr persönlicher Kontaktordner.

Das ist lästig, da Sie im nun geöffneten Fenster oben auf Ihren Kontaktordner umschalten müssen. Mit ein paar Klicks kann man das ändern.

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Drucker streikt bei Outlook

[MS-Outlook – alle Versionen]

Es kann vorkommen, dass Ihr Outlook beim Ausdrucken von Dokumenten (Termine, Kontakte, Memos, E-Mails …) mal etwas muckt. Da behauptet Outlook mit einer Meldung, dass der Standarddrucker nicht installiert sei.

Obwohl der Drucker ordnungsgemäß installiert ist und in der Systemsteuerung richtig eingestellt ist, weigert er sich hartnäckig zu Drucken. Eine kleine Aktion kann dem abhelfen.

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Outlook-Kontakte im Adressbuch anzeigen

[MS-Outlook – Versionen ab 2007]

Wenn Sie von einem PC zu einem anderen „umziehen“ ist es natürlich praktisch, dass man die Adressdaten mitnehmen kann. Doch beim Importieren der Daten kann es passieren, dass diese später zwar in den Outlook-Kontakten erscheinen, aber nicht im eigentlichen Adressbuch der E-Mails.

Eigentlich sollte dies Ganze automatisch erfolgen. Aber im oben genannten Ausnahmefall muss man nach dem Importieren die Kontakte in das Adressbuch manuell aufnehmen.

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Zeitmessung mit Outlook

[MS-Outlook – alle Versionen]

Um Ihre Arbeit für einen Kunden nach Zeitaufwand abrechnen zu können, bietet Ihnen Outlook dazu ein Hilfe an. Sie können Ihre zeitliche Aktivitäten für einen Kunden mit Hilfe eines Journaleintrags messen lassen.

Damit haben Sie die Möglichkeit später, beispielsweise für die Rechnungserstellung, die Gesamtarbeitszeit über den Kontakt abzurufen.

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