Kontaktdaten aus einer Signatur übernehmen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie E-Mails bekommen, die zahlreiche wichtige Daten (z. B. Name, Firma, Anschrift, Telefon, Email und Webseite.) in der Signatur enthalten und Sie diese in das Outlook-Adressbuch übernehmen wollen, so kann dies in Outlook schnell erledigt werden.

Sie müssen jetzt nicht die Daten mühselig abschreiben und in den einzelnen Feldern von Hand eingeben. Nutzen Sie hierfür das „Drag’n’Drop“-Verfahren.

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Kategorienfarben umbenennen

[MS-Outlook – Versionen ab 2007]

In Outlook haben Sie die Möglichkeit dessen Elemente (Kalender, E-Mails, Kontakte usw.) zur besseren Übersicht farblich zu kennzeichnen. Diese Kategorien wurden von Microsoft mit verschiedenen Farben hinterlegt und können leicht über die rechte Maustaste zu geordnet werden.

Die Namen dieser Kategoerien sind allerdings mit nichts sagenden Begriffen hinterlegt. Es lassen sich aber die Namen wie „Blaue Kategorie“ oder „Rote Kategorie“ jederzeit in aussagekräftige Bezeichnungen umbenennen.

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Akademische Titel im Kontaktformular

[MS-Outlook – Versionen ab 2010]

Wenn Sie ein Kontaktformular von Outlook geöffnet haben, finden Sie im Register „Kontakt“ und dessen Gruppe „Anzeigen“ die Möglichkeit noch weitere „Details“ zu der Person einzugeben. Unter anderem auch die Form der „Anrede“.

In der Drop-Down-Liste werden auch akademische Titel vorgeschlagen. Doch diese sind nicht vollständig und ungenau. Zum Beispiel fehlen hier die genaueren Bezeichnungen „Dipl.-Ing.“ oder “Dr. med.“. Lassen Sie sich durch die Liste nicht verwirren. Sie können in das Feld jeglichen Text eingeben. Das heißt, Sie geben z. B. den Titel „Dipl.-Ing.“ oder „Dr. med.“ einfach ein und speichern. Leider wird dadurch die Liste nicht ergänzt, so dass Sie bei jedem akademischen Kontakt den Titel manuell nachtragen müssen.

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Kontakte duplizieren und verändert abspeichern

[MS-Outlook – alle Versionen]

Oft kommt es vor, dass Kontakte mehrfach angelegt werden müssen, zum Beispiel für private und für dienstliche Zwecke. Mit Outlook ist das sehr einfach möglich.

Halten Sie den angeklickten Kontakt die [Strg]-Taste gedrückt und ziehen Sie ihn auf eine freie Stelle im Kontakteordner. Wenn Sie loslassen, wird eine Kopie des Kontaktes angelegt. Diesen können Sie dann öffnen und nach Belieben verändern oder ergänzen. Abschließend klicken Sie auf „Speichern und schließen“.

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Automatische Adressvorschläge reaktivieren

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn man in die Felder „An“, „CC“ oder „BCC“ E-Mail-Adressen eingibt, werden vom Programm mögliche Adressen vorgeschlagen. Nicht nur die aus dem Kontakte-Ordner werden angezeigt, sondern auch alle die Sie vorher darin eingegeben haben.

Bei einigen Benutzern wird die Möglichkeit nicht angezeigt. Sie können diese Funktion mit wenigen Klicks wieder aktivieren.

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Outlook-Module mit ShortCuts starten

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn man intensiv mit Outlook arbeitet, muss man nicht immer die Maus benutzen, um in die anderen Module, wie E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben usw., zu wechseln.

Genauso gut und schnell geht das mit Tastaturkombinationen, sogenannten ShortCuts.

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Nur Namen ohne E-Mail-Adressen in der Empfängerliste

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie E-Mail-Empfänger aus Ihrem Adressbuch in den Feldern „An“, „CC“ und „BCC“ eintragen werden diese meist in der Standardform „Name <NAME@PROVIDER.DE>“ eingepflegt. Viel Anwender finden diese Darstellung als unübersichtlich.

Um diese Darstellungsweise zu ändern, müssen Sie in den Kontaktdaten den „Anzeigenamen“ ändern. Diese Änderung müssen Sie bei jeden einzelnen Kontakt vornehmen, denn dafür gibt es keine Option, die für sich auf alle Kontakte auswirkt.

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Straßenkarte zu einem Kontakt anzeigen

[MS-Outlook – Versionen ab 2000]

Mit der Version 2000 gab es eine Neuerung auf den Kontaktblättern von Outlook. Man kann sich ab jetzt die zusätzliche Suche im Internet nach einer Anfahrtsskizze sparen.

In den Kontakten ist jetzt eine Funktion eingebaut, die es einem erlaubt, sich einen Kartenausschnitt von der Umgebung des Kontakts anzeigen zu lassen.

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