Kontakte duplizieren und verändert abspeichern

[MS-Outlook – alle Versionen]

Oft kommt es vor, dass Kontakte mehrfach angelegt werden müssen, zum Beispiel für private und für dienstliche Zwecke. Mit Outlook ist das sehr einfach möglich.

Halten Sie den angeklickten Kontakt die [Strg]-Taste gedrückt und ziehen Sie ihn auf eine freie Stelle im Kontakteordner. Wenn Sie loslassen, wird eine Kopie des Kontaktes angelegt. Diesen können Sie dann öffnen und nach Belieben verändern oder ergänzen. Abschließend klicken Sie auf „Speichern und schließen“.

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Automatische Adressvorschläge reaktivieren

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn man in die Felder „An“, „CC“ oder „BCC“ E-Mail-Adressen eingibt, werden vom Programm mögliche Adressen vorgeschlagen. Nicht nur die aus dem Kontakte-Ordner werden angezeigt, sondern auch alle die Sie vorher darin eingegeben haben.

Bei einigen Benutzern wird die Möglichkeit nicht angezeigt. Sie können diese Funktion mit wenigen Klicks wieder aktivieren.

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Outlook-Module mit ShortCuts starten

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn man intensiv mit Outlook arbeitet, muss man nicht immer die Maus benutzen, um in die anderen Module, wie E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben usw., zu wechseln.

Genauso gut und schnell geht das mit Tastaturkombinationen, sogenannten ShortCuts.

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Nur Namen ohne E-Mail-Adressen in der Empfängerliste

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie E-Mail-Empfänger aus Ihrem Adressbuch in den Feldern „An“, „CC“ und „BCC“ eintragen werden diese meist in der Standardform „Name <NAME@PROVIDER.DE>“ eingepflegt. Viel Anwender finden diese Darstellung als unübersichtlich.

Um diese Darstellungsweise zu ändern, müssen Sie in den Kontaktdaten den „Anzeigenamen“ ändern. Diese Änderung müssen Sie bei jeden einzelnen Kontakt vornehmen, denn dafür gibt es keine Option, die für sich auf alle Kontakte auswirkt.

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Straßenkarte zu einem Kontakt anzeigen

[MS-Outlook – Versionen ab 2000]

Mit der Version 2000 gab es eine Neuerung auf den Kontaktblättern von Outlook. Man kann sich ab jetzt die zusätzliche Suche im Internet nach einer Anfahrtsskizze sparen.

In den Kontakten ist jetzt eine Funktion eingebaut, die es einem erlaubt, sich einen Kartenausschnitt von der Umgebung des Kontakts anzeigen zu lassen.

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Aufgabe mit Kontaktdaten erstellen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie die Kontaktdaten für eine Aufgabe benötigen, so ist dies in Outlook ganz leicht zu bewerkstelligen. Öffnen Sie einfach Ihren Kontakte- oder Personenordner und ziehen Sie den erforderlichen Kontakt mit gedrückter rechter Maustaste nach links auf den in der Navigationsleiste befindlichen Ordner „Aufgabe„.

Nachdem Sie die rechte Maustaste dann loslassen, erscheint ein Kontextmenü. Hier wählen Sie den Eintrag „Hierhin kopieren als Aufgabe mit Text„. In dem anschließend erscheinenden Aufgabenfenster befinden sich die Kontaktdaten. Sie müssen nur noch Ihre Aufgabendetails sowie Angaben zur Fälligkeit, Priorität und Status vornehmen. Abschließend speichern Sie nur noch ab.

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An bestimmte Kontakte “Nur-Text”-E-Mails senden

[MS-Outlook – alle Versionen]

Standardmäßig sendet Outlook E-Mails im HTML-Format. Viele Empfänger wünschen aber zum Schutz vor Viren kein solches Format, weil im HTML-Format auch ein Virus versteckt sein kann.

Kurzfristig kann man zwar das Format vor dem Senden auf „Nur-Text“ umstellen. Es aber auch möglich dies dauerhaft für einen oder mehreren Empfängern in den Kontakten einzustellen, unabhängig davon, wie die Standardeinstellung ist.

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Standard-Adressbuch einstellen

[MS-Outlook – Versionen bis 2003] 

Wenn Sie eine E-Mail versenden wollen ist ein Adressbuch immer sehr nützlich. Wenn Sie aber auf das entsprechende Symbol links neben der Adresszeile klicken, erscheint im Standard immer die „globale Adressliste“ und nicht Ihr persönlicher Kontaktordner.

Das ist lästig, da Sie im nun geöffneten Fenster oben auf Ihren Kontaktordner umschalten müssen. Mit ein paar Klicks kann man das ändern.

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