‚Datei anfügen‘-Liste reduzieren oder abschalten

[MS-Outlook – Version 2016]

In der Version 2016 hat Microsoft ein nettes und brauchbares Feature eingeführt. Wenn Sie einen Dateianhang in die E-Mail einfügen möchten, bietet das Programm jetzt eine Liste mit den letzten geöffneten Dateien an. Ein Klick darauf und der Anhang ist drin.

Doch manche Anwender ist die Liste zu lang oder sie benötigen diese gar nicht. Mit einem Eingriff in die Registry lässt sich die Anzahl der Listeneinträge verändern.

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Datumsreihe schnell ausfüllen

[MS-Excel – alle Versionen]

In manchen Tabellen werden Datumsreihen benötigt. Entweder z. B. in fortlaufender Reihenfolge oder mit einer bestimmten Sprungweite. Also zum Beispiel wochen-, monats- oder jahresweise.

Statt Sie selbst einzugeben, kann man dies Excel überlassen. Sie geben nur das Startdatum ein und Excel macht den Rest.

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Leere Ordner schnell bestimmen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Um einem Überblick zu bekommen, wie groß die einzelnen Ordner in der Struktur des Posteingangs sind, bietet sich in Outlook eine schnelle Möglichkeit an. Damit können Sie schnell bestimmen welche Ordner leer sind und eventuell, weil sie nicht mehr gebraucht werden, gelöscht werden können. Sie müssen dann nicht jeden Ordner einzeln durchgehen.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in der Navigationsleiste auf den „Posteingang“ und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag „Eigenschaften von …“. Klicken Sie dann auf der Registerkarte „Allgemein“ auf die Schaltfläche „Ordnergröße“ und nach einem kurzen Moment erscheint eine Liste der Strukturordner. Alle Ordner mit der Größe „0 kB“ sind leer und könnten gelöscht werden.

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Auswahlliste bei wiederholenden Einträgen nutzen

[MS-Excel – alle Versionen]

Wenn Sie wiederholende Einträge in einer Spalte vornehmen, schlägt Ihnen Excel ein mögliches Wort zur Ergänzung Ihrer bisherigen Eingabe vor. Das ist sehr praktisch, weil Sie das Wort nicht zu Ende schreiben müssen und mit [Enter] bestätigen können. Wenigen ist bekannt, das Excel für wiederholende Texteinträge auch eine „Dropdown-Auswahlliste“ zur Verfügung stellt.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die leere Zelle unter der schon geschriebenen Auflistung und wählen Sie aus dem Kontext-Menü „Dropdown-Auswahlliste„. Wählen Sie dann den gewünschten Begriff mit einem Linksklick an.

Alternativ können Sie auch die Tastenkombination [Alt] und [Pfeil nach unten] benutzen, um die Liste zu öffenen. Die Auswahl des Begriffs kann unter anderem mit den Pfeiltasten und [Enter] geschehen. Der Vorteil der Auswahlliste bietet sich vor allem bei langen Worteinträgen an. Leider funktioniert das Ganze nicht mit Zahlenwerten.

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Benutzerdefinierte Listen erstellen

[OO-Calc – alle Versionen] [LO-Calc – alle Versionen]
[MS-Excel – alle Versionen]

Eine sehr sinnvolle, aber von den Office-Programmen sehr stiefmütterlich behandelte, Option sind die „benutzerdefinierten Listen“. Mit ihnen lassen sich immer wiederkehrende Liste (z. B. Personal- oder Artikellisten) schnell und einfach verarbeiten.

Sie geben einen Namen vor und mit der „AutoAusfüll“-Funktion kann man dann die restliche Liste erstellen. Mit Excel und Calc lassen sich benutzerdefinierte Listen mit beliebigen Datenreihen erstellen.

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Absätze, Aufzählungen oder Listen sortieren

[OO-Writer – alle Versionen] [LO-Writer – alle Versionen]
[MS-Word – alle Versionen]

Texte, oder besser gesagt die Absätze, lassen sich auch ohne eine Tabellenkonstruktion sortieren. Das bietet sich beispielweise bei Tabulatorenlisten an.

Sehr schnell lassen sich so Verzeichnisse alphabetisch sortieren und in eine ansprechende Form bringen.

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Einzelne Tabellenblätter schneller auswählen

[MS-Excel – alle Versionen]

Wenn Ihre Tabellenblätter lange Bezeichnungen tragen oder deren Anzahl groß ist, werden diese oft vom waagerechten Rollbalken überdeckt. Dann wird es mühselig, die nötige Übersicht zu behalten oder zum erforderlichen Tabellenblatt zu navigieren.

Klicken Sie in diesem Falle doch mal mit der rechten Maustaste auf die Pfeile links neben dem Blattregister. In dem Kontextmenü werden dann alle Tabellenblätter gelistet und mit einem linken Mausklick gelangen Sie sehr schnell zum gewünschten Tabellenblatt.

Sollte mal das Kontextmenü nicht ausreichen um alle Tabellenblätter anzuzeigen, klicken am unteren Ende der Liste auf „Weitere“ und es öffnet sich ein separates Dialogfenster. In diesem sind dann alle Tabellenblätter gelistet und können mit einem Doppelklick zum entsprechenden Blatt gelangen.

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Wertereihen mit einem Faktor neuberechnen

[MS-Excel – alle Versionen]

Wenn Sie in einer Zahlenliste (z. B. eine Preisliste) alle Angaben um einen bestimmten Faktor erhöhen möchten, können Sie dies direkt in den aktuellen Zellen vornehmen, ohne das Layout zu beeinflussen.

Dazu benötigen Sie nur die Option „Inhalte“ benutzen.

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