Kategorienfarben umbenennen

[MS-Outlook – Versionen ab 2007]

In Outlook haben Sie die Möglichkeit dessen Elemente (Kalender, E-Mails, Kontakte usw.) zur besseren Übersicht farblich zu kennzeichnen. Diese Kategorien wurden von Microsoft mit verschiedenen Farben hinterlegt und können leicht über die rechte Maustaste zu geordnet werden.

Die Namen dieser Kategoerien sind allerdings mit nichts sagenden Begriffen hinterlegt. Es lassen sich aber die Namen wie „Blaue Kategorie“ oder „Rote Kategorie“ jederzeit in aussagekräftige Bezeichnungen umbenennen.

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Mal eben Notizeinträge im Posteingang hinterlegen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Sie wollen hin und wieder einige Bemerkungen und Ideen zu bestimmten E-Mails festhalten und diese sinnigerweise im Posteingang abspeichern? Kein Problem!

Erstellen Sie eine „öffentliche Nachricht“ und verwenden Sie diese als Notizzettel. Ob Sie dabei einen Exchange-Server in der Netzwerkumgebung haben oder nicht, spielt dabei keine Rolle.

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Outlook-Module mit ShortCuts starten

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn man intensiv mit Outlook arbeitet, muss man nicht immer die Maus benutzen, um in die anderen Module, wie E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben usw., zu wechseln.

Genauso gut und schnell geht das mit Tastaturkombinationen, sogenannten ShortCuts.

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Die 2GB-Beschränkung der PST-Datei aufheben

[MS-Outlook – Versionen ab 2003 & 365]

Die Outlook-Datendatei dient zum Speichern der Inhalte Ihrer Outlook-Module (E-Mail, Kalender, Aufgaben,…). In der Vergangenheit war die Größe der Outlook-Datendatei (.PST) auf die maximale Größe von 2 GB beschränkt. Seit der Version 2003 gibt es diese Begrenzung allerdings nicht mehr. Trotzdem gibt es viele Anwender die eine Meldung erhalten, dass die maximale PST-Dateigröße erreicht wurde.

Die Krux an der Sache ist, wenn Sie zwar eine neue Outlook-Version installieren, aber es wird nicht automatisch die Datendatei in das neue Format konvertiert. Das heißt, das Format Ihrer bisherigen Outlook-Datendatei bleibt immer auf dem alten Format-Standard und damit die 2GB-Sperre erhalten.

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Mehrere Notizen in einem Dokument ausdrucken

[MS-Outlook – Versionen ab 2003]

Normalerweise werden Notizen, gerade wenn Sie mehrere markiert haben, in separate Dokumente ausgedruckt. Mit einem kleinen Trick, können Sie die Notizen auch in ein einziges Dokument drucken lassen.

Markieren Sie im ersten Schritt zunächst mit Hilfe der Maus und der [Strg]-Taste die in Frage kommenden Notizen und ziehen Sie diese mit gedrückter linker Maustaste dann auf „E-Mail“ in der Navigationsleiste. Nachdem Sie die Maustaste losgelassen haben öffnet sich ein Quickinfo. Wählen Sie hier die Anweisung „Hierhin kopieren als Nachricht mit Text„.

Danach öffnet sich ein Nachrichtenfenster im dem alle markierten Notizen zusammengefasst erscheinen. In diesem Zustand können Sie die Notizen mit beispielsweise [Strg] und [P] ausdrucken. Abschließend können Sie die Nachricht ohne zu speichern schließen.

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Navigationssymbole für Outlook-Module in 2013 reaktivieren

[MS-Outlook – Versionen ab 2013]

Seit Outlook 2013 werden standardmäßig die Outlook-Module (E-Mail, Kalender, Aufgaben, …) am unteren Rand der Anwendung ausgeschrieben und können dort angeklickt werden. Doch vielen Anwendern ist diese Angabe, sprich der Balken, zu groß und wünschen sich dafür die kleineren Symbole zurück.

Um die kleinen Schaltsymbole zu reaktivieren klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Schriftzug und wählen den Eintrag „Navigationsoptionen„. Aktivieren Sie im neuen Fenster dann die Option „Kompaktnavigation“ und bestätigen Sie mit „OK„. Von jetzt an ist nicht mehr der Schriftzug sichtbar, sondern deren kleineren Symbole in der linken unteren Ecke.

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Outlook-Module in separate Fenster öffnen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn man intensiv mit Outlook arbeite, muss man oft von einem Modul („Aufgaben“, „Notizen“, „E-Mail“ usw.) in ein anderes wechseln. Viele Anwender schließen dann jeweils das eben bearbeitete Modul, springen ins nächste, schließen es wieder um dann wieder das vorherige zu öffenen. Dieses ewige Schließen, Wechseln und Öffnen der Module kann sehr umständlich sein und Zeit aufreibend werden.

Wenigen ist bekannt, dass man die Module in separaten Fenstern öffnen kann. Klicken Sie dazu die Module in der linken Navigationsleiste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl „In neuem Fenster öffnen“ oder „Im separaten Fenster öffnen„. Sie können dann die Fenster nebeneinander legen oder über die Taskleiste zwischen den Modulen wechseln und somit Ihre Arbeit bequemer machen.

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Notizen ‚mal eben‘ kopieren

[MS-Outlook – alle Versionen]

Will man vorhandene Notizen ‚mal eben‘ für Ergänzungen kopieren oder möchten Sie die Original –Notiz erhalten und daran Änderungen vornehmen, so st dies schnell erledigt.

Zum Kopieren der Notiz müssen Sie nur die [Strg]-Taste drücken, die Notiz mit der linken Maustaste anklicken und festhalten. Wenn Sie die Maus nun bewegen, sehen Sie am Mauszeiger ein Plus-Zeichen. In diesem Moment können Sie die Maus- und die [Strg]-Taste loslassen und die Kopie ist erstellt.

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