Einzelne Dokumentenseiten markieren

[MS-Word – alle Versionen]

Die meisten Anwender markieren einzelne Seiten mit Hilfe der Maus um sie dann zu formatieren, kopieren oder auszuschneiden. Schwierig ist meist das Markieren der Seite vorallem dann, wenn diese nur zur Hälfte auf dem Monitor angezeigt wird.

Es gibt dazu eine wenig bekannte Methode einzelne Seiten komfortabel zu markieren. Dazu benutzen Sie nur die Tastenkombination [Strg] und [G] sowie den Parameter „\page“.

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Bedingte Leerzeichen zwischen Seriendruckfeldern

[MS-Word – alle Versionen] 

Wer kennt das nicht? Man erstellt einen Serienbrief mit „Anrede“, „Titel“ und „Name“ usw., aber bei einigen der Zielpersonen ist beispielsweise kein „Titel“ vorhanden. Ergo entsteht bei einigen Empfängern zwischen den nebeneinander angeordneten Seriendruckfeldern „Anrede“ und „Name“ ein unnötiges Leerzeichen oder anders gesagt, eine unnötige zusätzliche Lücke.

Die erwähnten überflüssigen Leerzeichen kann man einen kleinen Trick im Ausdruck verschwinden lassen, in dem Sie die Seriendruckfelder mit einem Parameter für „bedingte Leerzeichen“ ergänzen.

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Formelfelder mit Syntaxfehler

[MS-Word– alle Versionen]

Wenn Sie aus anderen (ausländischen) Quellen fertige Dokumente übernehmen und diese Formelfelder enthalten, kann es passieren, dass Word anstelle eines erwarteten Ergebnisses den Begriff „!Syntaxfehler“ oder „!Unerwartetes Ende des Ausdrucks“ anzeigt.

Auch das mehrfache Betätigen der [F9]-Taste behebt nicht das Problem. Die Ursache liegt an der unterschiedlichen Ländereinstellung (Windows-Systemsteuerung) von dem Dokumentenersteller und der des -anwenders.

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Funktionsargumente schnell aufrufen

[MS-Excel – alle Versionen]

Bei der Handeingabe von mathematischen Funktionen, wie RMZ() oder SVERWEIS(), kann es passieren, dass man die Schreibweise des Funktionsnamen kennt, aber nicht mehr die Gänze der Funktionsargumente oder Parameter.

Wenn Sie also nicht den Weg über den Funktionsassistenten gehen wollen, so geben Sie die Funktion zunächst inklusive der ersten Klammer ein und drücken die Tastenkombination [Strg] und [A]. Dann wird das Dialogfenster „Funktionsargumente“ eingeblendet.  Darin können Sie bequem die notwendigen Parameter eingeben und mit „OK“ bestätigen.

Alternativ können Sie, wenn Sie die Funktion bis zur Klammer eingeben haben, die Parameter auch in einem Quickinfo sehen und mit der Kombination [Strg], [Umschalt] und [A] in die aktive Zelle übertragen.

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Parameterabfrage erstellen

[MS-Access – alle Versionen]

Häufig ist es gewünscht, das Abfragekriterium so zu gestalten, dass erst beim Aufruf der Abfrage das Kriterium eingegeben werden soll. Das heißt, beim Ausführen der Abfrage soll in einem Dialogfenster der Abfrageparameter eingeben werden.

Um dies zu erreichen, müssen Sie eine Abfrage erstellt haben und den Cursor in die Zeile „Kriterium“ der Auswahlspalte setzen. Geben Sie eine Frage ein, die Sie in eckigen Klammern setzen.

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Aktuellen Dateinamen samt Pfad in einer Zelle anzeigen

[MS-Excel – alle Versionen]

Aus der Kopf- und Fußzeile bei Excel kennt man es: Die Anzeige des aktuellen Dateinamens und dessen Pfad im System (Speicherort). Was dort funktioniert, klappt auch als Anzeige in einer Zelle auf dem Tabellenblatt.

Geben Sie in die gewünschte Zelle folgende Formel ein: „=ZELLE(„Dateiname“;A1)„. Es ist in der Formel wirklich der Begriff „Dateiname“ mit Anführungszeichen zu schreiben und nicht der eigentliche Name der Arbeitsmappe! Bestätigen Sie das Ganze mit [Enter] und speichern Sie die Datei ab. Kurz danach erscheint in der Zelle der Dateiname mit Pfad .

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Abfrageparameter in Berichten nutzen

[MS-Access – alle Versionen]

Sie können Abfrage, so gestalten, dass Sie beim deren öffnen nach einem Parameter (z. B. „Nach welchen Nachnamen soll gefiltert werden?“) gefragt werden. Was in Abfragen funktioniert, funktioniert auch in den Berichten.

Sie müssen dazu nur ein „ungebundenes Textfeld“ im Bericht einsetzen. Dessen Bezeichnungsfeld beschreiben Sie mit Ihrer Frage, beispielsweise mit „Nach welchen Nachnamen soll gefiltert werden?“, und im dazugehörigen Textfeld (über Rechtsklick, Befehl „Eigenschaften„) unter „Steuerelement“ den Eintrag „=[Nach welchen Nachnamen soll gefiltert werden?]„. Nachdem Sie die Änderung mit „OK“ bestätigt haben, werden Sie beim Öffnen des Berichts immer nach dem „Nachnamen“ gefragt.

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Rechenergebnis „in Worten“ anzeigen

Wenn Rechnungen oder Quittungen in Wordtabellen erstellt werden, sieht man oft daneben noch die Angabe „Betrag in Worten“. Mit einem Feldschalter (Parameter) kann Word dazu veranlassen nicht nur einen Wert zu berechnen, sondern das Ergebnis auch „in Worten“ anzeigen zu lassen.

Damit der Zahlenwert in Worten dargestellt wird müssen Sie dem Feld mit dem Rechenergebnis den Parameter „\* CardText“ hinzufügen. Das Ergebnis wird dann kaufmännisch gerundet dargestellt. Um die Nachkommagrößen zusätzlich in der Form „xy/100“ darzustellen, ist der Parameter „\* DollarText“ zuständig.

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