Signatur anpassen je nach Nachrichtenformat

[MS-Outlook – alle Versionen]

Sie haben in Outlook Signaturen festgelegt und senden Ihre E-Mails hin und wieder mit verschiedenen Formaten (.HTML, .RTF oder .TXT). Dann werden Sie manchmal feststellen, dass die Signaturen in den verschiedenen Formaten unterschiedlich im Textfluss aussehen können.

Wenn Sie die Signaturen erstellen, legt Outlook im Hintergrund automatisch diese in drei Dateiformaten an. Normalerweise können Sie nur die HTML-version in Outlook bearbeiten, aber mit einem kleinen Trick können Sie auch die anderen Formate anpassen.

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Programmabsturz durch RTF-Mails

[MS-Outlook – Versionen 2007]

Wenn Sie E-Mails im Rich Text Format (RTF) empfangen und diese in der Vorschau öffnen, kann es zu einem kompletten Absturz von Outlook führen

Um diesem Übel abzuhelfen, hat Microsoft ein kostenloses Hotfix zur Verfügung gestellt.

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E-Mail-Inhalte in „Nur-Text“ konvertieren

[MS-Outlook – alle Versionen]

Am häufigsten werden E-Mails im HTML-Format versendet. Damit kann man bequem Grafiken und Formatierungen in die Nachricht einbauen. Wenn Sie diese Nachricht dann abspeichern wollen und Ihnen nur der Text wichtig ist, so können Sie mit einer Konvertierung sehr viel Speicherplatz sparen.

Während es in den älteren Versionen bis 2003 mit einer Tastenkombination zügig erledigt ist, ist der Weg seit der Version 2007 umständlicher geworden. Aber auch hier lässt sich das Ganze beschleunigen.

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Probleme mit „winmail.dat“ vermeiden

[MS-Outlook – alle Versionen]
[MS-Exchange – alle Versionen]

Es kann vorkommen, dass manche Ihrer E-Mail-Empfänger eine Nachricht mit der Anlage „winmail.dat“ erhalten. Diese Anlage ist unbrauchbar, wenn die Empfänger die Nachrichten nicht mit Outlook verarbeiten.

Grund für die Entstehung dieser Anhangsdatei ist das von Outlook manchmal verwendete „Transport Neutral Encapsulation Format“ (TNEF). Damit erhält der Empfänger die Nachricht in einer Microsoft eigenen RTF-Textversion mit der benannten Anlage. Mit einigen Klicks können Sie den Versand in diesem Format unterbinden.

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Sonderzeichen und Umlaute exakt exportieren

[MS-Access – alle Versionen]

Wenn Sie Abfrageergebnisse im RTF-Format exportieren, kann es passieren, dass die Sonderzeichen und Umlaute nicht exakt oder gar nicht übertragen werden. Diese Zeichen werden dann im Zieldokument verändert dargestellt, zum Beispiel wird ein „ü“ zu einem „u“ oder es werden beispielsweise kyrillische Buchstaben angezeigt.

Access untersucht die ersten Datensätze und legt je nach Vorkommen von Sonderzeichen und Umlauten eine bestimmte Codierung fest. Wird nun eine entsprechende Codierung erzeugt und die in der Abfrage eingestellte Schrift nicht unterstützen, dann haben Sie das oben beschriebene Problem. „ARIAL“ und auch „TAHOMA“ sind zu jeder Codierung kompatibel und sollten beim Export der Access-Abfragen als Schriftformat eingestellt sein, dann ist das Problem beseitigt.

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Terminanfragen werden nicht erkannt

[MS-Outlook – alle Versionen]

Einige der häufigsten Probleme bei der Bearbeitung von Terminanfragen per E-Mail ist meist nicht die unterschiedliche Office-Version. Dass der Empfänger keine Termin-Elemente in der E-Mail findet, liegt oft am falsch eingestellten Übermittlungsformat der E-Mail.

Während für normale Internet-E-Mails das HTML-Format voreingestellt ist, wird für die Terminübermittlung das „Rich-Text-Format (RTF)“ benötigt. Damit die speziellen Schaltflächen zum Zu- oder Absagen auch erhalten, muss eine kleine Umstellung vorgenommen werden.

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Fehlerhafte RTF-Dateien nach dem Öffnen

[MS-Word – Version 2010]
[MS-Outlook – Version 2010]

Wenn Sie RTF-Dateien in den 2010er-Versionen von Word oder Outlook öffnen, kann es passieren, dass einige Textteile fehlen. Dabei wird keine Fehlermeldung angezeigt und bei umfangreichem Text fällt dies meist auch nicht auf.

Um dieses Problem zu beseitigen, hat der Hersteller Microsoft ein kostenloses Hotfix zum kostenfreien Download zur Verfügung gestellt.

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Speichergröße von RTF-Dateien mit Bildern

[MS-Word – alle Versionen]

Bindet man in einem Worddokument Fotos ein und speichert das Ganze als RTF-Datei, so werden die Bilder grundsätzlich doppelt integriert. Einmal mit dem Originalformat (JPG, PNG …) und zusätzlich mit dem WMF-Format.

Das führt dazu, dass das Dokument als RTF-Datei wesentlich größer wird als im DOC- oder DOCX-Format. Mit einer kleinen Änderung in der Registry kann man das zusätzliche Einbinden der WMF-Vektorgrafik unterbinden.

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