Gezieltes Runden der Zahlenwerte

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Viele, die Zahlen runden möchten, benutzen hierfür die Formateinstellungen. Dabei wird leider oft vergessen, dass das Runden mit Hilfe des Formats nur optisch die Zahl beeinflusst. Im Wesentlichen bleibt der Zahlenwert unverändert. Das heißt, es wird mit allen Stellen nach dem Komma weitergerechnet.

Um ein wirkliches „Runden“ durchzuführen, haben Sie in den Tabellenkalkulationen die Möglichkeit verschiedene Rundungsfunktionen zu nutzen. Sie können beispielsweise kaufmännisch Runden, komplett Auf- und Abrunden oder restliche Nachkommastellen wegfallen lassen.

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Problem mit Zahlen aus Excel in Word-Seriendruckfeldern

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Das man Zahlen aus Excel als Seriendruckfelder in Word einbinden kann, wissen viele. Doch es gibt ein Problem dabei. Wenn Sie die Zahlenwerte in Excel auf eine bestimmte Anzahl von Nachkommastellen fixiert haben werden jeweils in Word alle Nachkommastellen angezeigt.

Um dies Problem zu lösen gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder Sie verwenden die Rundungsfunktionen von Excel und verwenden deren Ergebnisse als Seriendruckfelder oder Sie verwenden einen Parameter in der Feldfunktion für Seriendruckfelder.

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Zeitangaben im Viertelstundentakt runden

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Wenn Sie Zeitangaben (HH:mm) auf Viertelstunden auf- oder abrunden wollen, so müssen Sie eine Formel entwickeln, die die RUNDEN-Funktion enthält. Doch damit alleine ist es noch nicht getan.

Man muss jetzt noch wissen, dass die Tabellekalkulation alle Zeitwert auf einen Tag bezieht. Das heißt, beispielsweise sind 8 Stunden ein Drittel und 12 Stunden die Hälfte eines Tages. Das ist auch ein Grund, warum die Anwendung den Zahlenwert 0,33 und 0,5 anzeigt, wenn Sie das Zahlenformat „Standard“ einstellen. Also muss noch ein Umrechnungsfaktor in die Formel eingebaut werden.

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Gerundete Tabellenwerte summieren

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In der Tabellenkalkulation ist es möglich Zahlen mit zwei Stellen hinter dem Komma zu formatieren. Allerdings wirkt sich diesen nur optisch auf die Zelle aus. Denn das Programm rechnet weiterhin mit den Nachkommastellen weiter.

Das heißt, obwohl nach der Formatierung der Zelle beispielsweise 1,23 angezeigt wird, wird im Hintergrund mit dem wahren Wert 1,23232323 gerechnet. Das erhöht zwar die Genauigkeit der Berechnung, kann aber beim Summieren von der Summe der angezeigten Zellwerte abweichen. Um dieses Problem zu umgehen, ist in solchen Fällen eine Rundung vor dem Summieren nötig.

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Zahlenformat in Seriendruckfeldern

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Wenn Sie Zahlen aus anderen Programmen als Seriendruckfelder in ein Word-Dokument einpflegen wollen, passen manchmal die Zahlenformate (Einheit, Nachkommastellen) nicht zu den Erfordernissen.

Häufig werden Zahlen ohne Formate an Word übergeben oder bei der Datenübernahme, beispielsweise aus Excel, werden eventuell zu viele Nachkommastellen angezeigt. Sie können mit ein paar leichten Eingriffen die Zahlenformate im Seriendruckfeld anpassen.

Die Ursache ist ein neues Datenaustauschverfahren („OLE DB“) , dass Microsoft ab der Version 2002 in seinem Office Paket eingeführt hat. Das alte Verfahren („DDE“) hatte zum Beispiel als großen Nachteil, dass die Ursprungsdatenbanken für andere Anwender gesperrt waren, so lange der Seriendruck geöffnet ist.

Statt auf das alte Verfahren zurück zukehren, bietet es sich eher an die Seriendruckfelder entsprechend anzupassen:

  1. Deaktivieren Sie im Seriendokument die Vorschau. Dazu klicken Sie auf das Symbol mit dem „ABC“ und den spitzen Doppelklammern oder drücken Sie alternativ die Tastenkombination [Alt] und [F9].
     
    Jetzt sollten Sie folgendes sehen:
     
    { MERGEFIELD Preis }
     
  2. Klicken Sie nun zwischen „Preis“ und der letzten geschweiften Klammer. Drücken Sie die [Leerzeichen]-Taste und fügen Sie folgende Ergänzung ein:
     
    \# „#.##0,00 EUR“
     
    Insgesamt sollte es dann so aussehen:
     
    { MERGEFIELD Preis \# „#.##0,00 EUR“ }
     
    Erläuterung: Die Zahl wird nun auf zwei Nachkommastellen gerundet, mit Tausenderpunkt und der Einheit „EUR“ im Seriendruckfeld des Word-Dokuments angezeigt.
     
    Alternativ: Sie können auch an der Datenquelle eine Funktion zum Runden einsetzen. Zum Beispiel in Excel können Sie folgende Funktion (fx) benutzen : „=RUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen)„.
     
  3. Das wiederholen Sie bei jedem Seriendruckfeld, bei dem Sie eine Formatänderung durchführen wollen.
     
  4. Klicken Sie zum Abschluss auf das Symbol mit dem „ABC“ und den spitzen Doppelklammern oder drücken Sie alternativ die Tastenkombination [Alt] und [F9], um zum Klartext zurückzukehren.

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HINWEIS: In einigen Versionen heißt es statt „MERGEFIELD“ eventuell „SERIENDRUCKFELD“.

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