Leere Betreffzeilen bei Serien-E-Mails

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Häufig werden Serien-E-Mails mit Hilfe der Word-Seriendruck-Funktion versendet. Dabei wird oft der Betreff der Nachricht nicht mit gesendet. Das liegt meist daran, dass schlicht weg das Eintragungsfeld für den Betreff bei der Erstellung übersehen wird.

Nachdem Sie das Seriendruckdokument erstellt und mit der Datenbank zusammenführen wollen, erscheint ein kleines Fenster, in dem Sie die „Betreffzeile“ finden. Da sie sehr unscheinbar in den „Nachrichtenoptionen“ steht, wird oft übersehen sie auszufüllen. Seit der Version 2010 hingegen werden Sie von der Anwendung auf das Fehlen der Betreffzeile hingewiesen und Sie können entscheiden, ob Sie „Nicht senden“ oder „Trotzdem senden“ wollen. Ansonsten springen Sie einfach auf das vorherige kleine Fenster zurück und tragen den Betreff nach.

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Drei verschiedene Anreden beim Serienbrief

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Wenn Sie in einen Serienbrief drei verschiedene Anreden nutzen wollen, so können Sie diese schon in der Datenbank erfassen. Wenn Sie aber eine bereits fertige Datenbank nutzen und die entsprechenden Daten nicht nachtragen wollen, so können Sie sich mit dem „Bedingungsfeld“ behelfen.

Normalerweise können Sie mit diesem Feld nur zwei Anreden verarbeiten lassen. Aber mit einem kleinen Trick können Sie die Anzahl auf mehr als zwei erhöhen.

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Amerikanisches Datumsformat in Serienbriefen

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Wenn Sie in Word einen Serienbrief erstellen und die Datenbank beispielsweise mit Excel erstellt wurde, kann es passieren, dass ein Datum später im Seriendruckfeld im „amerikanischen Format (MM-TT-JJ)“ dargestellt wird.

Um diesem Übel abzuhelfen müssen Sie eine kleine Einstellungsänderung in den Word-Optionen vornehmen.

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Problem mit Zahlen aus Excel in Word-Seriendruckfeldern

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Das man Zahlen aus Excel als Seriendruckfelder in Word einbinden kann, wissen viele. Doch es gibt ein Problem dabei. Wenn Sie die Zahlenwerte in Excel auf eine bestimmte Anzahl von Nachkommastellen fixiert haben werden jeweils in Word alle Nachkommastellen angezeigt.

Um dies Problem zu lösen gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder Sie verwenden die Rundungsfunktionen von Excel und verwenden deren Ergebnisse als Seriendruckfelder oder Sie verwenden einen Parameter in der Feldfunktion für Seriendruckfelder.

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Bedingte Leerzeichen zwischen Seriendruckfeldern

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Wer kennt das nicht? Man erstellt einen Serienbrief mit „Anrede“, „Titel“ und „Name“ usw., aber bei einigen der Zielpersonen ist beispielsweise kein „Titel“ vorhanden. Ergo entsteht bei einigen Empfängern zwischen den nebeneinander angeordneten Seriendruckfeldern „Anrede“ und „Name“ ein unnötiges Leerzeichen oder anders gesagt, eine unnötige zusätzliche Lücke.

Die erwähnten überflüssigen Leerzeichen kann man einen kleinen Trick im Ausdruck verschwinden lassen, in dem Sie die Seriendruckfelder mit einem Parameter für „bedingte Leerzeichen“ ergänzen.

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Seriendruckvorschau bei kleinen Fenstergrößen

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Wenn Ihre Bildschirmanzeige sehr klein ist, oder besser ausgedrückt, wenn auf Ihren Monitor nicht die komplette Breite für das Menüband zur Verfügung steht, ändert Word deren Darstellungsart. Die Befehle werden zum Teil nur als Symbole oder als Drop-Down-Listen dargestellt.

Das trifft zum Beispiel auch die Vorschau für die Serienbrief-Ergebnisse. In denen Sie testweise die Zieladressen in Klartext überprüfen können. Um nicht ständig über das Drop-Down-Menü gehen zu müssen um die einzelnen Zieladressen anzeigen zulassen gibt es zwei Ausweichmöglichkeiten zu einfacheren Bedienung der Vorschau.

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Seriendruckfelder einzeln formatieren

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Wenn Sie einen Serienbrief erstellt haben und einzelne Seriendruckfelder formatieren wollen, so kann es passieren, dass Word Ihre Formatierung nicht übernimmt.

Obwohl Sie beispielsweise eine andere Schriftgröße eingestellt haben, bleibt das Seriendruckfeld hartnäckig bei der alten Darstellung. Um dem abzuhelfen müssen Sie jedem Seriendruckfeld den Parameter „\* CHARFORMAT“ von Hand hinzufügen.

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Seriendruck aus Outlook an gefilterte Kontakte

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Nur wenigen Anwendern ist nur bekannt, dass man den Seriendruck auch in Outlook  und nicht nur in Word starten kann. Selbst nach bestimmten Kriterien gefilterte Kontakte können schnell und einfach als Datenquelle ausgewählt werden.

Im Grunde müssen Sie nur im Kontakt-Verzeichnis einen Filter einsetzen und den Seriendruck starten, dann werden nur die gefilterten Kontakte verwendet.

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