Drei verschiedene Anreden beim Serienbrief

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Wenn Sie in einen Serienbrief drei verschiedene Anreden nutzen wollen, so können Sie diese schon in der Datenbank erfassen. Wenn Sie aber eine bereits fertige Datenbank nutzen und die entsprechenden Daten nicht nachtragen wollen, so können Sie sich mit dem „Bedingungsfeld“ behelfen.

Normalerweise können Sie mit diesem Feld nur zwei Anreden verarbeiten lassen. Aber mit einem kleinen Trick können Sie die Anzahl auf mehr als zwei erhöhen.

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Bedingte Leerzeichen zwischen Seriendruckfeldern

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Wer kennt das nicht? Man erstellt einen Serienbrief mit „Anrede“, „Titel“ und „Name“ usw., aber bei einigen der Zielpersonen ist beispielsweise kein „Titel“ vorhanden. Ergo entsteht bei einigen Empfängern zwischen den nebeneinander angeordneten Seriendruckfeldern „Anrede“ und „Name“ ein unnötiges Leerzeichen oder anders gesagt, eine unnötige zusätzliche Lücke.

Die erwähnten überflüssigen Leerzeichen kann man einen kleinen Trick im Ausdruck verschwinden lassen, in dem Sie die Seriendruckfelder mit einem Parameter für „bedingte Leerzeichen“ ergänzen.

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Seriendruckfelder einzeln formatieren

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Wenn Sie einen Serienbrief erstellt haben und einzelne Seriendruckfelder formatieren wollen, so kann es passieren, dass Word Ihre Formatierung nicht übernimmt.

Obwohl Sie beispielsweise eine andere Schriftgröße eingestellt haben, bleibt das Seriendruckfeld hartnäckig bei der alten Darstellung. Um dem abzuhelfen müssen Sie jedem Seriendruckfeld den Parameter „\* CHARFORMAT“ von Hand hinzufügen.

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Zahlenformat in Seriendruckfeldern

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Wenn Sie Zahlen aus anderen Programmen als Seriendruckfelder in ein Word-Dokument einpflegen wollen, passen manchmal die Zahlenformate (Einheit, Nachkommastellen) nicht zu den Erfordernissen.

Häufig werden Zahlen ohne Formate an Word übergeben oder bei der Datenübernahme, beispielsweise aus Excel, werden eventuell zu viele Nachkommastellen angezeigt. Sie können mit ein paar leichten Eingriffen die Zahlenformate im Seriendruckfeld anpassen.

Die Ursache ist ein neues Datenaustauschverfahren („OLE DB“) , dass Microsoft ab der Version 2002 in seinem Office Paket eingeführt hat. Das alte Verfahren („DDE“) hatte zum Beispiel als großen Nachteil, dass die Ursprungsdatenbanken für andere Anwender gesperrt waren, so lange der Seriendruck geöffnet ist.

Statt auf das alte Verfahren zurück zukehren, bietet es sich eher an die Seriendruckfelder entsprechend anzupassen:

  1. Deaktivieren Sie im Seriendokument die Vorschau. Dazu klicken Sie auf das Symbol mit dem „ABC“ und den spitzen Doppelklammern oder drücken Sie alternativ die Tastenkombination [Alt] und [F9].
     
    Jetzt sollten Sie folgendes sehen:
     
    { MERGEFIELD Preis }
     
  2. Klicken Sie nun zwischen „Preis“ und der letzten geschweiften Klammer. Drücken Sie die [Leerzeichen]-Taste und fügen Sie folgende Ergänzung ein:
     
    \# „#.##0,00 EUR“
     
    Insgesamt sollte es dann so aussehen:
     
    { MERGEFIELD Preis \# „#.##0,00 EUR“ }
     
    Erläuterung: Die Zahl wird nun auf zwei Nachkommastellen gerundet, mit Tausenderpunkt und der Einheit „EUR“ im Seriendruckfeld des Word-Dokuments angezeigt.
     
    Alternativ: Sie können auch an der Datenquelle eine Funktion zum Runden einsetzen. Zum Beispiel in Excel können Sie folgende Funktion (fx) benutzen : „=RUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen)„.
     
  3. Das wiederholen Sie bei jedem Seriendruckfeld, bei dem Sie eine Formatänderung durchführen wollen.
     
  4. Klicken Sie zum Abschluss auf das Symbol mit dem „ABC“ und den spitzen Doppelklammern oder drücken Sie alternativ die Tastenkombination [Alt] und [F9], um zum Klartext zurückzukehren.

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HINWEIS: In einigen Versionen heißt es statt „MERGEFIELD“ eventuell „SERIENDRUCKFELD“.

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