Unnötiges Datenzuwachs von Word-Dokumenten vermeiden

[MS-Word – alle Versionen]

Viele Anwender stellen fest, dass Word-Dateien sehr schnell an Speichervolumen zunehmen können. Gerade wenn auf der ersten Seite eine Grafik eingebettet wurde, kann der Speicherbedarf rapide ansteigen.

Schuld daran ist meist die Funktion „Vorschau-/Miniaturgrafik“. Dadurch wird eine Abbildung der ersten Seite als Grafik abgespeichert und im Worddokument integriert. Schaltet man diese Funktion ab, so sinkt der benötigte Speicherbedarf erheblich.

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Leere Ordner schnell bestimmen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Um einem Überblick zu bekommen, wie groß die einzelnen Ordner in der Struktur des Posteingangs sind, bietet sich in Outlook eine schnelle Möglichkeit an. Damit können Sie schnell bestimmen welche Ordner leer sind und eventuell, weil sie nicht mehr gebraucht werden, gelöscht werden können. Sie müssen dann nicht jeden Ordner einzeln durchgehen.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in der Navigationsleiste auf den „Posteingang“ und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag „Eigenschaften von …“. Klicken Sie dann auf der Registerkarte „Allgemein“ auf die Schaltfläche „Ordnergröße“ und nach einem kurzen Moment erscheint eine Liste der Strukturordner. Alle Ordner mit der Größe „0 kB“ sind leer und könnten gelöscht werden.

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Bildkompression beim Senden einstellen

[MS-Outlook – Versionen ab 2003]

Sollen Bilder mit einer E-Mail verschickt werden, so ist es ratsam die Speichergröße der Bilder vor dem Senden auf das nötige Maß zu verringern. Dies muss man nicht selbst tun, sondern kann diese Tätigkeit dem Anwendungsprogramm überlassen.

Outlook bringt erst seit der Version 2003 alle dafür notwendigen Voraussetzung mit. Binden Sie ihre Bilder ein, Outlook macht den Rest.

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Speicherplatz von Arbeitsmappen mit Grafiken verringern

[MS-Excel – alle Versionen]

Wenn Sie viele Grafiken in Tabellenblätter einfügen, kann der Speicherplatz für die jeweilige Arbeitsmappe sehr groß werden. Dabei speilt es keine Rollen, ob es sich bei den Grafiken um Fotos, Autoformen, ClipArts oder ähnlichem handelt.

Mit Hilfe einer Komprimierungsfunktion können einzelne Grafiken oder auch mehrere in ihrem Speicherbedarf erheblich reduziert werden. Sinn macht das Ganze aber nur, wenn Sie auf eine große Detailgenauigkeit der Bilder verzichten können. Denn ein nachträgliches Vergrößern der Bilder nach der Komprimierung ist zwar möglich, aber sie werden grobpixelig.

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Dateigrößen anpassen bzw. reduzieren

[MS-Excel – alle Versionen]

Im Laufe der Zeit können Excel-Dateien unverhältnismäßig anwachsen. Das heißt, die Dateigröße wächst ständig, obwohl man kaum größere Datenmengen (wie Bilder u. ä.) in die Arbeitsmappe eingefügt hatte.

Kopiert man nun den wesentlichen Teil der Mappe in eine weitere so reduziert sich drastisch der Speicherbedarf der neuen Datei.

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Bildkompression in Excel beim Speichern abschalten

[MS-Excel – Versionen ab 2007]

Beim Abspeichern der Arbeitsmappe kann es bei den integrierten Grafiken zu Qualitätseinbußen kommen. Da hat man sich die Mühe gemacht die Tabelle grafisch anspruchsvoll aufzupeppen und beim nächsten Aufruf oder Ausdrucken kommt eine miese Bildqualität heraus.

Schuld an der ganzen Sache ist die automatische Bildkompression, die Excel bei der Speicherung vornimmt. Dieses Feature soll Speicherplatz der Arbeitsmappe einsparen. Wenn man Wert auf gute Qualität legt, kann man dieses Feature vor dem Speichern auch abschalten.

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Kontextbezogene Rechtschreibprüfung in Word einschalten

[MS-Word– alle Versionen]

Wenn Ihr Arbeitsspeicher zu klein ist, kann es vorkommen, dass Ihre Rechtschreibprüfung in Word nicht richtig funktioniert. Soll heißen, Sie sehen bei Fehlern keine Hinweise (z. B. Schlangenlinien, Kontextangaben) darauf.

Die Kontext-Rechtschreibprüfung ist standardmäßig abgeschaltet, wenn Sie einen Arbeitsspeicher haben, dieser kleiner als 1 Gigabyte ist. Deshalb müssen Sie bei diesen Voraussetzungen die Prüfung manuell einschalten.

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Exchange: Erlaubte Größe eines E-Mail-Anhangs erhöhen

[MS-Exchange – Versionen ab 2007]
[MS-Outlook – Version ab 2007]

Wenn Sie eine E-Mail mit einem größeren Anhang versenden wollen, kann es passieren, dass es zu folgender  Fehlermeldung kommt:

Die Anlagengröße überschreitet das erlaubte Maximum“

In diesem Falle könnte Ihnen der folgende Tipp weiterhelfen.

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