Mehreren Anhängen mit der [UMSCHALT]-Taste auswählen

[MS-Outlook – Version 2016]

Normalerweise können Si e mit Hilfe der [Umschalt]-Taste die Anhänge der empfangenen Nachricht auswählen, um sie beispielsweise zu speichern. In der Version 2016 kann es vorkommen, dass dies nicht funktioniert.

Der Hersteller Microsoft hat deshalb ein Update zur Verfügung gestellt um diesen Fehler zu beheben.

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Unnötiges Datenzuwachs von Word-Dokumenten vermeiden

[MS-Word – alle Versionen]

Viele Anwender stellen fest, dass Word-Dateien sehr schnell an Speichervolumen zunehmen können. Gerade wenn auf der ersten Seite eine Grafik eingebettet wurde, kann der Speicherbedarf rapide ansteigen.

Schuld daran ist meist die Funktion „Vorschau-/Miniaturgrafik“. Dadurch wird eine Abbildung der ersten Seite als Grafik abgespeichert und im Worddokument integriert. Schaltet man diese Funktion ab, so sinkt der benötigte Speicherbedarf erheblich.

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Screenshots schnell als Datei speichern

[MS-Windows – Versionen ab 8]

Wenn Sie bisher Screenshots erstellen wollten, so mussten Sie diese immer über die Zwischenablage in eine Anwendung einfügen um diese speichern zu können. Seit der Version Windows 8 gibt es die Möglichkeit Screenshots direkt als Datei zu speichern.

Benutzen Sie die Tastenkombination [WIN] und [Druck], wenn Sie einen Screenshot erstellen wollen. Dieser wird dann im Ordner „Bilder“ und seinem Unterordner „Screenshots“ als PNG-Datei gespeichert und abgelegt.

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Folien in PowerPoint als Bilder abspeichern

[MS-PowerPoint – alle Versionen]

In PowerPoint lassen sich die Folien einzeln oder im Paket als Bilder speichern. Dies kann beispielsweise in den Bildformaten „.jpg“, „.gif“, „.tiff“ oder „.png“ erfolgen.

Nachdem Sie den Befehl „Speichern unter“ aufgerufen haben, ändern Sie bei „Dateityp“ das Format „Präsentation (*.ppt)“ auf das entsprechende Bildformat. Scrollen Sie dazu etwas nach unten. Beantworten Sie nach der Auswahl im anschließenden Dialogfenster die Frage „Möchten Sie jede Folie oder nur die aktive Folie exportieren?“ je nach Ihren Erfordernissen.

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HINWEIS: Wenn Sie die mit den Formaten „.png“, „.wmf“ oder „.eps“  speichern, werden die Bilder nicht komprimiert.

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Gesendete Nachrichten separat abspeichern

[MS-Outlook – alle Versionen]

Normalerweise werden die gesendeten Nachrichten im Ordner „Gesendete Objekte“ oder „Gesendete Elemente“ abgelegt. Es ist aber auch möglich die von dieser Normalität abzuweichen.

Sie können für jede E-Mail separat festlegen in welchen Ordner sie nach dem Versand abgespeichert werden soll.

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AutoTexte sichern

[MS-Word – Versionen bis 2003]

Word speichert alle „AutoTexte“ (in neueren Versionen auch Schnellbausteine genannt) standardmäßig in der globalen Vorlage „Normal.dot“. Diese Datei können Sie grundsätzlich sichern.

Darin sind auch die wichtigen Einstellungen wie Formatvorlagen und Makros enthalten. Ebenso können Sie auch deren Speicherort verändern.

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Alle Folien in OpenOffice als einzelne Bilder exportieren

[OO-Impress – alle Versionen]
[LO-Impress – alle Versionen]

Wenn Sie alle Folien einer gesamten Präsentation als einzelne Bilder speichern wollen, werden Sie keinen direkten Befehl dafür finden. Mit einem kleinen Umweg über das HTML-Format lässt sich dieses Problem lösen.

Nachdem Sie im Menü „Datei“ den Befehl „Exportieren“ aufgerufen haben, ändern Sie bei „Dateityp“ das Format auf „HTML-Dokument“ und folgenden Sie dem Assistenten. Wenn Sie nur die Folien in Bilder verwandeln wollen, so ist nur das 3. Fenster des Assistenten für Sie interessant. Hier können Sie das Bildformat („.jpg“, „.gif“ oder „.png“) und dessen Auflösung auswählen. In dem vorher festgelegten Speicherordner finden Sie dann die Folien als Bilder vor. Die HTML-Dateien selbst können Sie löschen.

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Einzelne Dokumente in einer Datei zusammenfassen

[MS-Word – alle Versionen]

Wenn umfangreiche Dokumente erstellt werden müssen, so kann man die Arbeit auf mehrere Anwender verteilen. Jeder Autor bearbeitet dann jeweils einen Abschnitt.

Nach deren Fertigstellung können Sie dann die einzelnen Word-Dokumente als Gesamtwerk zusammenfügen und dann in einer einzigen Datei abspeichern.

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Dokumente in der Textverarbeitung schnell umbenennen

[MS-Word – alle Versionen]
[OO-Writer – alle Versionen]
[LO-Writer – alle Versionen]

Dateien werden oft im Windows-Explorer umbenannt, um zum Beispiel Tippfehler oder falsche Benennungen zu ändern. Dazu muss man aber eigentlich gar nicht das Word-Programm verlassen.

Ganz einfach kann man dies auch in Word selbst erledigen.

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Bildkompression in Excel beim Speichern abschalten

[MS-Excel – Versionen ab 2007]

Beim Abspeichern der Arbeitsmappe kann es bei den integrierten Grafiken zu Qualitätseinbußen kommen. Da hat man sich die Mühe gemacht die Tabelle grafisch anspruchsvoll aufzupeppen und beim nächsten Aufruf oder Ausdrucken kommt eine miese Bildqualität heraus.

Schuld an der ganzen Sache ist die automatische Bildkompression, die Excel bei der Speicherung vornimmt. Dieses Feature soll Speicherplatz der Arbeitsmappe einsparen. Wenn man Wert auf gute Qualität legt, kann man dieses Feature vor dem Speichern auch abschalten.

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