Selbe Inhalte in verschiedenen Dokumenten gleichzeitig up-to-date halten

[MS-Office – alle Versionen]

Wenn Sie verschiedene Arbeits-Dokumente mit einer selben Kopf- oder Fußzeile haben, so sind Änderungen darin sehr aufwendig, beispielsweise bei einem Briefkopf oder Messprotokoll.

Muss nur eine Eintragung geändert werden, so müssen Sie alle in Frage kommenden Dokumente durch gehen und das kann sehr aufwändig werden. Mit Hilfe einer Verknüpfung lässt sich ein separates Dokument mit erforderlichen Daten in die jeweiligen anderen Dokumente einbinden, so dass Sie nur einmal die Daten ändern und somit automatisch in den anderen übertragen werden.

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Text auf AutoFormen verteilen

[MS-Word – alle Versionen]

Dass man mit einem Rechtsklick in AutoFormen Text einfügen kann, wissen viele. Dass man aber den Text auch über zwei AutoFormen verteilen kann, ist weniger bekannt.

Statt also jede AutoForm mit Textfragmenten zu versehen, kann man den Text auch durchgängig schreiben und Word sorgt selbst für dessen Verteilung. Damit ließen sich auch mehrere Textfelder nebeneinander setzen um beispielsweise einen Spaltentext zu simulieren.

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Einzelne Zellwerte aus Excel mit einem Word-Dokument verknüpfen

[MS-Word – alle Versionen] [MS-Excel – alle Versionen]

Viele Anwender wissen nicht, dass man einzelne Zellwerte aus Excel mit einem Word-Dokument verknüpfen kann. Soll heißen, Sie lassen Berechnungen von der Tabellenkalkulation durchführen und binden nur noch deren Ergebniswerte in ein Dokument der Textverarbeitung ein.

Das ist kein großes Kunststück. Möglich ist dies mit den Funktionen „Kopieren“ und „Inhalte einfügen„. Der Clou dabei ist, dass veränderte Werte in Excel und damit deren Ergebnisse in Word übernommen werden können. Sie müssen also die Werte nicht durch ein große Prozedere neu einpflegen. Weiterlesen …

Hyperlinks schneller einfügen durch Ziehen

[MS-Word – alle Versionen]

Wer regelmäßig Hyperlinks von externen Dokumenten erstellen muss, wähl häufig den klassischen Weg über das Menü oder Menüband. Das kann eine sehr zeitintensive Arbeit sein. Doch es geht noch schneller und einfacher.

Stellen Sie Ihr Word-Dokument größenmäßig so ein, dass Sie das Explorer-Fenster daneben sehen. Suchen Sie im Explorer nun die Datei oder die Dateien, die Sie in dem Dokument verlinken möchten, und markieren Sie diese. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Datei/en aus dem Explorer in das Word-Dokument. Fertig.

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Verknüpfungen auf dem Desktop verschwinden regelmäßig

[MS-Windows – Version 7]

Es kann passieren, dass Ihre Netzwerkverknüpfungen auf dem Desktop von einem Tag auf den anderen verschwunden sind. Wenn dies passiert, passiert dies in schöner Regelmäßigkeit.

Schuld daran ist die „Problembehandlung“, die im Hintergrund abläuft. Sie überprüft defekte Verknüpfungen und löscht diese bei Bedarf. Leider ist dies auch der Fall, wenn Sie mal keine Netzwerkverbindung haben oder der entfernte Rechner nicht online ist oder der USB-Datenträger nicht angestöpselt ist. Schon wird eine eigentlich funktionierende Verknüpfung als defekt deklariert und entfernt.

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Verknüpfungen zu externen Arbeitsmappen beschleunigen

[MS-Excel – Version 2013]

Normalerweise stellen Zell-Verknüpfungen zu anderen Arbeitsmappen in Excel kein Problem dar. Doch wenn diese auf einem anderen PC (im Netzwerk) liegen, so kann das aktualisieren der Verknüpfung sehr lange dauern.

Der Hersteller Microsoft hat dafür ein Hotfix zum kostenlosen Download zur Verfügung gestellt. Installieren Sie diesen  und der Bug soll der Vergangenheit angehören.

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Ordner im Dialogfenster verknüpfen

[MS-Windows – Version 7]

Es ist manchmal umständlich sich erst durch eine Ordnerhierarchie durchzuklicken und dort eine Datei abzuleben. Sinnvoll wäre es, wenn Sie einen tiefen Unterordner häufiger benötigen, diesen in der Navigationsleiste des Dialogfensters „Öffnen“ oder „Speichern unter“ verfügbar zu machen.

Wenn Sie sich zu dem erforderlichen Ordner durchgeklickt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste links auf „Favoriten“ und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag „Aktuellen Ordner zu Favoriten hinzufügen„.

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‚Eingabeaufforderung‘ mit Admin-Rechten aufrufen

[MS-Windows – alle Versionen und Server]

In vielen Fällen ist man doch noch auf die Eingabeaufforderung (früher „DOS-Fensterebene“/Kommandozeile“) noch angewiesen. In manche Fälle erfordert es zusätzlich zur weiteren Biedinung der Admin-Rechte.

Dabei wäre es praktisch, wenn sich das Fenster gleich mit den Admin-Rechten öffnet. Nur noch das Kennwort eingeben und schon haben Sie Zugriff als Administrator.

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Outlook-Elemente verknüpfen statt Inhalte kopieren

[MS-Outlook – alle Versionen]

In Outlook haben Sie die Möglichkeit verschiedene Elemente mit einander zu verknüpfen. Statt beispielsweise seitenlange E-Mails oder Kontaktdaten in die Termine zu kopieren, legen Sie einfach aus dem Termin eine Verknüpfung dorthin.

Öffnen Sie dazu ein Element (Termin, Aufgabe, Kontakt oder Notiz) und klicken Sie an die Stelle an der das andere Element verknüpft werden soll. Gehen Sie dann im Menü „Einfügen“ (bis 2003) oder ins Register „Einfügen“ (ab 2007) und wählen Sie den Befehl „Element“ oder „Element anfügen“. In dem neuen Fenster können Sie dann oben einstellen, in welchem Modul und darunter zu welchem Element Sie eine Verknüpfung erstellen wollen. Bestätigen Sie das mit „OK“.

Ein kleiner Haken wird beim Ausdrucken deutlich. Die Inhalte der verknüpften Elemente werden standardmäßig nicht ausgedruckt. Es sei denn Sie aktivieren in dem Druckoptionen die Option „Anlagen drucken …“

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Drag ’n‘ Drop mit der rechten Maustaste

[MS-Windows – alle Versionen und Server]

Viele Anwender nutzen zum Kopieren von Dateien das Ziehen mit der linken Maustaste, das sogenannte „Drag ’n‘ Drop“-Verfahren. Zum Verschieben oder Verknüpfen wird dann allerdings meist der Weg über die rechte Maustaste (Kontextmenü) benutzt.

Aber es geht auch schneller und einfacher. Benutzen Sie statt der linken Maustaste mal die rechte beim Drag ’n‘ Drop. Nach dem Ziehen mit der rechten Maustaste werden Sie mit einem automatisch erscheinenden Kontextmenü immer gefragt, ob Sie die Datei hierher „kopieren“, „verschieben“ oder „verknüpfen“ wollen. Mit einem Klick auf den entsprechenden Eintrag ist die Arbeit getan.

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