E-Mail verschwinden nach dem Löschen der dazu gehörigen Aufgabe

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie eine Aufgabe mit einer E-Mail mit Hilfe der Nachverfolgung verbunden haben, wird die Nachricht gleichzeitig mit dem Löschen der Aufgabe gelöscht. Verhindern lässt sich dieses Verhalten nur, wenn Sie vor dem Löschen der Aufgabe die Nachverfolgung für die E-Mail aufheben.

Dazu müssen Sie nur in der Aufgabenverwaltung die entsprechende Aufgabe mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü den Befehl „Zur Nachverfolgung“ sowie „Kennzeichnung löschen“ aufrufen. Jetzt können Sie die Aufgabe löschen ohne die E-Mail zu gefährden.

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Ältere ungelesene E-Mails zuerst bearbeiten

[MS-Outlook – alle Version]

Wer längere Zeit vom seinem Arbeitsplatz abwesend ist, wird bei regem Nachrichtenverkehr, viele E-Mails zu bearbeiten haben. Da Outlook die Nachrichten standardmäßig immer von neu nach alt sortiert, ist das Bearbeiten der zurückliegenden unbearbeiteten E-Mails umständlich.

Viele scrollen in solchen Fällen erst nach unten zur ersten noch nicht gelesenen Nachricht. Hat man eine E-Mail verschoben oder gelöscht, so springt das Programm zu der Nachricht darunter. Also einer noch älteren, die schon bearbeitet wurde.

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Kontaktdaten aus einer Signatur übernehmen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie E-Mails bekommen, die zahlreiche wichtige Daten (z. B. Name, Firma, Anschrift, Telefon, Email und Webseite.) in der Signatur enthalten und Sie diese in das Outlook-Adressbuch übernehmen wollen, so kann dies in Outlook schnell erledigt werden.

Sie müssen jetzt nicht die Daten mühselig abschreiben und in den einzelnen Feldern von Hand eingeben. Nutzen Sie hierfür das „Drag’n’Drop“-Verfahren.

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Exchange-Postfach mit Kennwort-Abfrage

[MS-Outlook – alle Versionen]
[MS-Exchange – alle Versionen]

Um die Sicherheit eines Exchange-Postfachs zu erhöhen, können Sie Outlook so einrichten, dass immer vor dem Öffnen des Postfachs der Exchange-Benutzername und -kennwort eingeben werden muss.

Dazu ist es erforderlich, dass der „Exchange-Cache-Modus“ deaktiviert wird. Sonst übersteuert die lokal gespeicherte Cache-Datei die Abfrage und mit falschen oder keinen Passwörtern wäre ein Zugriff Dritter möglich.

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Synchronisierung mit Outlook.com-Konten wiederherstellen

[MS-Outlook – Versionen ab 2003]
[MS-Outlook.com]

Microsoft migriert seit Anfang des Jahres die einzelnen Outlook.com-Konten auf die neuen Server. Daraus resultiert, dass Outlook.com-Konten zukünftig in Outlook wie Exchange Server-Postfächer behandelt werden müssen.

Alte Synchronisierungsmethoden via Hotmail-Connector oder Exchange ActiveSync funktionieren nach der Umstellung dann nicht mehr. Deshalb muss die Verbindung zwischen Outlook und Outlook.com neu eingerichtet werden.

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Nachricht wird von Signatur überschrieben

[MS-Outlook – alle Versionen]

Es kann passieren, dass durch das Einfügen der Signatur die eigentliche E-Mail-Nachricht überschrieben wird. Folgend schreiben die meisten Anwender die Nachricht neu.

Viele Anwender wissen nicht, dass Outlook das Nachrichtenfeld in zwei Ebenen einteilt, eine für die Nachricht und eine für die Signatur. Zu erkennen ist das auf dem ersten Blick nicht, wo welche Ebene anfängt und die andere aufhört.

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Im Windows 10 Info-Center neue E-Mails anzeigen

[MS-Windows – Version 10] [MS-Outlook – Versionen ab 2013]

Eine der Neuerung in Windows 10 ist das Info-Center. Dieses ist mit einem Symbol rechts auf der Taskleiste sichtbar und fasst wichtige System- und Software-Benachrichtigungen zusammen. In älteren Versionen des Betriebssystems waren diese jeweils in separaten Fenstern oder Einblendungen dargestellt worden.

Unter anderem erscheinen hier auch Meldungen über eingehende E-Mails. Wenn Sie allerdings nach einiger Zeit das Symbol mit der Maus anklicken, kann es sein, dass die zuletzt eingegangenen E-Mails nicht gelistet werden (Meldung: „Keine neuen Benachrichtigungen„). Damit auch die letzten eingegangenen E-Mails angezeigt werden, müssen Sie im Info-Center eine Option aktivieren.

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Outlook E-Mail-Adressenliste sichern und übertragen

[MS-Outlook – Versionen 2003 &2010]

Wenn Sie in einer Nachricht eine Adresse eingeben, so merkt sich Outlook diese. Daraus resultiert dann die Vorschlagsliste, wenn Sie das nächste Mal wieder einer Adresse eingeben wollen.

Es gibt Anwender, die pflegen ihre E-Mail-Adressdaten nicht über das Kontakte-Verzeichnis, sondern über das Eingabefeld „An„. Bei einer Systemumstellung von Win XP auf Win 7 sowie in diesem Fall von Office 2003 auf 2010 ist dann die Angst groß, dass die Adressen verloren gehen. Doch mit wenigen Handgriffen lassen sich die Daten in das andere System übertragen.

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