Bandbreitenprobleme beim Erstellen einer E-Mail mit Dateianhängen

[MS-Outlook – alle Versionen] [MS-Exchange – alle Versionen]

Wenn Sie eine E-Mail schreiben und Dateianhängen anfügen, kann es passieren, dass die Netzwerkverbindung vollausgelastet wird. Das hängt natürlich von der Qualität der Netzes und auch von der Größe der Anhänge ab.

Ursache dafür ist, dass Outlook sofort im Hintergrund an den Exchange-Server überträgt. Dies soll, nach Meinung von Microsoft, ein Geschwindigkeitsgewinn beim Senden der Nachricht sein. Bei einer schwachen Netzwerkverbindung kann dies schon mal zu einem „nahezu“ Zusammenbruch führen.

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Zusätzliche Symbolleiste am rechten Fensterrand

[MS-Outlook – Versionen ab 2013]

In Outlook kann man auf der rechten Seite eine zusätzliche vertikale Symbolleiste mit den wichtigsten Befehlen im E-Mail-Modul.

Dazu muss nur der „Touchmodus“ aktiviert werden, was mit wenigen Klicks erledigt ist. Eigentlich ist dieser Modus für Touchpads u. ä. gedacht, funktioniert aber auf Rechnern ohne Touchfunktion genauso gut.

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Einfache Nachrichten übers Heimnetzwerk verschicken

[MS-Windows – alle Versionen & Server]
[MS-Windows Small Business Server – Version 2011]

Um einfache Nachrichten zwischen zwei oder mehreren Rechnern über heimische Netzwerk zu versenden, bedarf es keiner zusätzlichen Software. Windows kann dies auch mit Bordmittel gewährleisten.

Mit Hilfe der Eingabeaufforderung und einem Befehl ist es möglich einfache Nachrichten zu versenden. Auf dem Zielrechner erscheint dann ein Meldefenster mit der Nachricht.

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E-Mail verschwinden nach dem Löschen der dazu gehörigen Aufgabe

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie eine Aufgabe mit einer E-Mail mit Hilfe der Nachverfolgung verbunden haben, wird die Nachricht gleichzeitig mit dem Löschen der Aufgabe gelöscht. Verhindern lässt sich dieses Verhalten nur, wenn Sie vor dem Löschen der Aufgabe die Nachverfolgung für die E-Mail aufheben.

Dazu müssen Sie nur in der Aufgabenverwaltung die entsprechende Aufgabe mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü den Befehl „Zur Nachverfolgung“ sowie „Kennzeichnung löschen“ aufrufen. Jetzt können Sie die Aufgabe löschen ohne die E-Mail zu gefährden.

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Ältere ungelesene E-Mails zuerst bearbeiten

[MS-Outlook – alle Version]

Wer längere Zeit vom seinem Arbeitsplatz abwesend ist, wird bei regem Nachrichtenverkehr, viele E-Mails zu bearbeiten haben. Da Outlook die Nachrichten standardmäßig immer von neu nach alt sortiert, ist das Bearbeiten der zurückliegenden unbearbeiteten E-Mails umständlich.

Viele scrollen in solchen Fällen erst nach unten zur ersten noch nicht gelesenen Nachricht. Hat man eine E-Mail verschoben oder gelöscht, so springt das Programm zu der Nachricht darunter. Also einer noch älteren, die schon bearbeitet wurde.

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Kontaktdaten aus einer Signatur übernehmen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie E-Mails bekommen, die zahlreiche wichtige Daten (z. B. Name, Firma, Anschrift, Telefon, Email und Webseite.) in der Signatur enthalten und Sie diese in das Outlook-Adressbuch übernehmen wollen, so kann dies in Outlook schnell erledigt werden.

Sie müssen jetzt nicht die Daten mühselig abschreiben und in den einzelnen Feldern von Hand eingeben. Nutzen Sie hierfür das „Drag’n’Drop“-Verfahren.

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Exchange-Postfach mit Kennwort-Abfrage

[MS-Outlook – alle Versionen]
[MS-Exchange – alle Versionen]

Um die Sicherheit eines Exchange-Postfachs zu erhöhen, können Sie Outlook so einrichten, dass immer vor dem Öffnen des Postfachs der Exchange-Benutzername und -kennwort eingeben werden muss.

Dazu ist es erforderlich, dass der „Exchange-Cache-Modus“ deaktiviert wird. Sonst übersteuert die lokal gespeicherte Cache-Datei die Abfrage und mit falschen oder keinen Passwörtern wäre ein Zugriff Dritter möglich.

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Synchronisierung mit Outlook.com-Konten wiederherstellen

[MS-Outlook – Versionen ab 2003]
[MS-Outlook.com]

Microsoft migriert seit Anfang des Jahres die einzelnen Outlook.com-Konten auf die neuen Server. Daraus resultiert, dass Outlook.com-Konten zukünftig in Outlook wie Exchange Server-Postfächer behandelt werden müssen.

Alte Synchronisierungsmethoden via Hotmail-Connector oder Exchange ActiveSync funktionieren nach der Umstellung dann nicht mehr. Deshalb muss die Verbindung zwischen Outlook und Outlook.com neu eingerichtet werden.

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