Dokumente aus alten Word-Versionen bearbeiten

[MS-Word – Versionen ab 2010]

Es kommt oft vor, dass man beim Arbeiten auf alte Archivdaten zurückgreifen muss. Probleme tauchen immer dann auf, wenn die Datenbestände mit alten Word-Versionen erstellt wurden, wie beispielsweise die, die auf DOS-Basis liefen. Die neueren Versionen weigern sich oft diese Dateien zu öffnen.

Bisher musste man in solchen Fällen die Sperre in der Registry von Windows aufheben. Das ist seit der Version 2010 nicht mehr nötig. Hier kann die Sperre im „Sicherheitscenter“ oder „Trust Center“ aufgehoben werden.

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Gänsefüßchen durch Guillemets ersetzen

[OO-Writer – alle Versionen] [LO-Writer – alle Versionen]
[MS-Word – alle Versionen]

Es gibt hin und wieder Fälle in denen Anwender statt der Gänsefüßchen lieber durch doppelte Spitzklammern, sogenannte Guillemets («, »), einsetzen möchten. Oft sieht man diese Zeichen bei Zitaten, die in den Text eingeschoben werden.

Normalerweise ist dies im deutschen Schriftsatz bzw. auf der deutschen Tastaturbelegung nicht vorgesehen, aber man kann die Guillemsts durch Benutzung des Zeichencodes erreichen. Mit Hilfe der „Ersetzen“-Funktion sind die Zeichen schnell eingesetzt. Dann brauchen Sie nicht aufwendig die Sonderzeichen bemühen.

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Dieselbe Fußnote mehrfach im Text verwenden

[MS-Word – alle Versionen]

Gerade in Formularen wird oft ein und dieselbe Fußnote häufiger verwendet. Vielen Anwender fällt es schwer wieder auf die gleiche Fußnote zu verweisen. Denn es lässt sich die Nummernfolge bei einer neuen Fußnote nicht beeinflussen.

Aus diesem Grunde wird oft mit einer hochgestellten Zahl gearbeitet, die dann die Nummer der Fußnote trägt. Doch das ist gar nicht notwendig. Mit einem Querverweis kann man sehr schnell auf immer dieselbe Fußnote verweisen.

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Bestimmte Dateitypen blockieren

[MS-Word – Versionen ab 2010]

In Word ist es möglich bestimmte Dateitypen, z. B. RTF, zu blockieren. Das heißt, man kann das Editieren und Speichern des aktuellen Dokuments verhindern. Gerade bei der Bearbeitung von Dokumenten aus unbekannten Quellen von sicherheitstechnischer Relevanz.

Sie können damit den Zugriff auf verschiedene Dateitypen so einschränken, dass diese nur noch in einer geschützten Ansicht geöffnet werden kann. Manipulierte Dateien (Makroviren) können dann möglichst keinen Schaden auf Ihren Rechner anrichten.

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Unerwünschten Zeichenblocksatz in Tabellen deaktivieren

[MS-Word – Versionen ab 2010]

Hin und wieder kann es vorkommen, dass Word die erste Zeile einer Tabelle sehr merkwürdig ausrichtet. Soll heißen, zwischen den Buchstaben werden Lücken eingefügt, so dass der Text gleichmäßig in der Tabellenzelle ausgefüllt wird.

Die üblichen Ausrichtungsformate „links-„. „rechtsbündig“ und Blocksatz haben damit nicht zu tun. Es ist eine Option in den Tabelleneigenschaften, die wahrscheinlich verstellt ist.

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Gemeinsame Dokument-Bearbeitung in Echtzeit

[MS-Word – Versionen ab 2016]

In Word 2016 kann man Dokumente im Netzwerk mit mehreren Benutzen gemeinsam und gleichzeitig bearbeiten. Änderungen anderer Benutzer sind sofort sichtbar. Bedingung ist natürlich, dass alle Benutzer Word 2016 oder Word Online verwenden.

Sind die Änderungen der anderen erst nach dem Speichern der Datei sichtbar, so wurde eine Einstellung verändert, die schnell wieder hergestellt werden kann. Selbst wenn Sie die Systemnachfrage für die Freigabe mit „Nein“ und „Nicht mehr anzeigen“ quittiert haben.

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Rechtschreibung und Silbentrennung für einzelne Wörter ausschalten

[MS-Word – alle Versionen]

Viele Anwender wünschen sich, dass die Silbentrennung und Rechtschreibprüfung für bestimmte einzelne Wörter nicht aktiv wird. Weil sonst unschöne Trennungen oder Korrekturen von der Anwendung im Schriftbild vorgenommen wird.

Doch eine solche und leicht zu handhabende Funktion gibt es in Word nicht. Doch mit einem kleinen Umweg lässt sich dieses Ziel doch erreichen. Man muss nur für dieses Wort die Prüfung „Rechtschreibung und Grammatik“ deaktivieren.

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Dokumente ohne weißen Rand ausdrucken

[MS-Word – alle Versionen]
[Hardware – Drucker]

Wenn ein farbiger Hintergrund im Dokument formatiert wird, wünschen sich viele Anwender dann eine Möglichkeit dieses dann ohne weißen Seitenrand ausdrucken zu können. Auch wird ein Ausdruck von Grafiken, die auf dem Seitenrand liegen, gewollt.

Die Enttäuschung ist groß, wenn man feststellen muss, dass dies nicht möglich ist. Egal wie man die Seitenrandeinstellungen vornimmt, es klappt nicht.

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