Bandbreitenprobleme beim Erstellen einer E-Mail mit Dateianhängen

[MS-Outlook – alle Versionen] [MS-Exchange – alle Versionen]

Wenn Sie eine E-Mail schreiben und Dateianhängen anfügen, kann es passieren, dass die Netzwerkverbindung vollausgelastet wird. Das hängt natürlich von der Qualität der Netzes und auch von der Größe der Anhänge ab.

Ursache dafür ist, dass Outlook sofort im Hintergrund an den Exchange-Server überträgt. Dies soll, nach Meinung von Microsoft, ein Geschwindigkeitsgewinn beim Senden der Nachricht sein. Bei einer schwachen Netzwerkverbindung kann dies schon mal zu einem „nahezu“ Zusammenbruch führen.

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Erhöhter Schutz vor Office-Dateianhängen bei internem Exchange Server

[MS-Exchange – Versionen ab 2010] [MS-Outlook – Versionen ab 2010]

Wenn Sie Nachrichten mit Dateianhänge aus externen Quellen erhalten, so werden diese in der „geschützten Ansicht“ geöffnet. Bei Nachrichten aus dem internen Netzwerk, die über einen gemeinsamen Exchange-Server laufen, gibt es dieses Verhalten von Outlook nicht.

Aus gesteigerten Sicherheitsgründen können Sie dieses Verhalten auch für Dateianhänge einstellen, die aus internen E-Mails stammen. Dazu muss auf den jeweiligen Rechnern in die Registry eingegriffen und eine Ergänzung vorgenommen werden.

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Exchange-Postfach mit Kennwort-Abfrage

[MS-Outlook – alle Versionen]
[MS-Exchange – alle Versionen]

Um die Sicherheit eines Exchange-Postfachs zu erhöhen, können Sie Outlook so einrichten, dass immer vor dem Öffnen des Postfachs der Exchange-Benutzername und -kennwort eingeben werden muss.

Dazu ist es erforderlich, dass der „Exchange-Cache-Modus“ deaktiviert wird. Sonst übersteuert die lokal gespeicherte Cache-Datei die Abfrage und mit falschen oder keinen Passwörtern wäre ein Zugriff Dritter möglich.

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Abgelaufenes Kennwort in OWA ändern

[MS-Exchange – Version 2007 SP3][MS-Exchange – Versionen ab 2010 SP1]
[MS-Outlook Web Access]

Ab diesen Versionen ist ein neues Feature integriert worden, dass den Administratoren viel Arbeit abnimmt. Nämlich die Passwort-Änderung durch den Anwender, wenn dessen Passwort abgelaufen ist.

Meldet sich der Benutzer an und das Kennwort ist nicht mehr gültig, wird er auf eine Seite umgeleitet, wo er sein Passwort ändern kann. Nach durchgeführter Änderung kann sich der Anwender wieder an der OWA-Seite anmelden und erhält Zugang zu seinem Postfach.

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Exchange-Datenbank pflegen

[MS-Small Business Server – Version 2011]
[MS-Exchange – Version 2010]

Hin und wieder sollte man die Datenbank im SBS 2011 warten, zumindest einmal im Jahr. Dadurch wird erreicht, dass die Datenbank verkleinert wird, defekte Bereiche gelöscht werden und die Leistung erhöht wird.

Während dieses Vorgangs werden die Benutzer von Ihren Postfächern getrennt. Dies kann Minuten oder bei großen Datenbanken sogar Stunden dauern. Das bedeutet, man sollte die Wartung in die Zeit legen, in den der Betriebsablauf nicht gestört wird.

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Aktualisierung des Offlineadressbuchs erzwingen

[MS-Outlook – alle Versionen] [MS-Exchange – alle Versionen]

Wenn Sie auf dem Exchange-Server Änderungen an den Daten der Benutzer vornehmen oder neue Benutzer hinzufügen oder löschen, so werden die geänderten Daten nicht sofort in Outlook zur Verfügung stehen.

Das liegt daran, dass Exchange sein Adressbuch nur ca. alle 24 Stunden im Netzwerk zur Verfügung stellt und sich Outlook im „Exchange-Cached-Modus“ automatisch synchronisiert.

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Automatische Serverkonfiguration überprüfen

[MS-Outlook – Versionen ab 2007]
[MS-Exchange – Versionen ab 2007] 

Wenn Sie Outlook in einer Exchange-Umgebung einbinden wollen, sollte eigentlich der Datenaustausch zwischen den beiden reibungslos funktionieren. Das heißt, die Konfiguration von Outlook sollte vom Exchange-Server automatisch vorgenommen werden. Doch es kann passieren, dass die Verbindung zum Server nicht klappen will.

seit der Version 2007 von Outlook und Exchange gibt es die „AutoDiscover“-Funktion, die die Einrichtung in einer Domäne erleichtern soll. Zuerst versucht diese Funktion z. B. mit Hilfe der Active Directory Informationen zu finden. Klappt dies nicht wird eine Konfigurationsdatei auf dem Exchange-Server gesucht. Wenn diese Versuche nicht von Erfolg gekrönt sind, kann es auch sein das die Anfragen des AutoDiscover blockiert werden.

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Systemsteuerung: Mail32 will nicht mehr

[MS-Windows – ab Version Vista] [MS-Exchange – alle Versionen]
[Outlook – alle Versionen]

Das Element „Mail“ in der Systemsteuerung ist von Bedeutung, wenn Sie z. B. ein Exchange-Konto in Ihrem Outlook einrichten müssen. Gerade deshalb, weil Sie ein solches Konto nicht bei laufenden Outlook in dessen Kontoeinstellungen einrichten können.

Nun kann es aber passieren, dass Sie beim Aufrufen des Elements „Mail“ eine Fehlermeldung bekommen und sich die Einrichtung nicht starten lässt. Über einen kleinen Umweg lässt sich das Element meist dennoch starten und das Konto kann eingerichtet werden.

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