Exchange-Datenbank pflegen

[MS-Small Business Server – Version 2011]
[MS-Exchange – Version 2010]

Hin und wieder sollte man die Datenbank im SBS 2011 warten, zumindest einmal im Jahr. Dadurch wird erreicht, dass die Datenbank verkleinert wird, defekte Bereiche gelöscht werden und die Leistung erhöht wird.

Während dieses Vorgangs werden die Benutzer von Ihren Postfächern getrennt. Dies kann Minuten oder bei großen Datenbanken sogar Stunden dauern. Das bedeutet, man sollte die Wartung in die Zeit legen, in den der Betriebsablauf nicht gestört wird.

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Aktualisierung des Offlineadressbuchs erzwingen

[MS-Outlook – alle Versionen] [MS-Exchange – alle Versionen]

Wenn Sie auf dem Exchange-Server Änderungen an den Daten der Benutzer vornehmen oder neue Benutzer hinzufügen oder löschen, so werden die geänderten Daten nicht sofort in Outlook zur Verfügung stehen.

Das liegt daran, dass Exchange sein Adressbuch nur ca. alle 24 Stunden im Netzwerk zur Verfügung stellt und sich Outlook im „Exchange-Cached-Modus“ automatisch synchronisiert.

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Automatische Serverkonfiguration überprüfen

[MS-Outlook – Versionen ab 2007]
[MS-Exchange – Versionen ab 2007] 

Wenn Sie Outlook in einer Exchange-Umgebung einbinden wollen, sollte eigentlich der Datenaustausch zwischen den beiden reibungslos funktionieren. Das heißt, die Konfiguration von Outlook sollte vom Exchange-Server automatisch vorgenommen werden. Doch es kann passieren, dass die Verbindung zum Server nicht klappen will.

seit der Version 2007 von Outlook und Exchange gibt es die „AutoDiscover“-Funktion, die die Einrichtung in einer Domäne erleichtern soll. Zuerst versucht diese Funktion z. B. mit Hilfe der Active Directory Informationen zu finden. Klappt dies nicht wird eine Konfigurationsdatei auf dem Exchange-Server gesucht. Wenn diese Versuche nicht von Erfolg gekrönt sind, kann es auch sein das die Anfragen des AutoDiscover blockiert werden.

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Systemsteuerung: Mail32 will nicht mehr

[MS-Windows – ab Version Vista] [MS-Exchange – alle Versionen]
[Outlook – alle Versionen]

Das Element „Mail“ in der Systemsteuerung ist von Bedeutung, wenn Sie z. B. ein Exchange-Konto in Ihrem Outlook einrichten müssen. Gerade deshalb, weil Sie ein solches Konto nicht bei laufenden Outlook in dessen Kontoeinstellungen einrichten können.

Nun kann es aber passieren, dass Sie beim Aufrufen des Elements „Mail“ eine Fehlermeldung bekommen und sich die Einrichtung nicht starten lässt. Über einen kleinen Umweg lässt sich das Element meist dennoch starten und das Konto kann eingerichtet werden.

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Öffentliche Ordner im Offline-Modus lesen

[MS-Outlook – Versionen ab 2000]
[MS-Exchange – Versionen ab 2000] 

Wenn Sie keine Verbindung mehr zum Exchange-Server haben, können Sie auch nicht mehr auf die „öffentlichen Ordner“ zu greifen. Es gibt aber die Möglichkeit, trotz Offline-Betrieb auf diese Ordner zugreifen zu können.

Sie müssen in Outlook den „Cache-Modus“ aktivieren, dann können Sie jederzeit auf die Ordner zugreifen, egal ob eine Verbindung zum Exchange-Server besteht oder nicht. In diesem Modus wird eine Kopie Ihres Postfachs auf dem lokalen Rechner angelegt.

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Gelöschte Elemente beim Stellvertreterkonto

[MS-Outlook – Versionen bis 2010] [Exchange Server – alle Versionen]

Wenn Sie mit Outlook in einer Exchange-Umgebung arbeiten und ein Stellvertreterkonto haben, werden Sie beim Löschen der Nachrichten bemerken, dass diese nicht in den Papierkorb des ursprünglichen Benutzers verschoben wird, sondern in den des Stellvertreters.

Mit einem Eingriff in die Registry können Sie dieses Löschverhalten ändern. Denn, es ist schon angenehmer, wenn der eigentliche Besitzer auch sehen kann, welche E-Mails Sie als seine Vertretung gelöscht haben.

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Kennwortänderung im OWA zulassen

[MS-Exchange – Versionen ab 2003]
[MS-Outlook Web Access]

Seit der Version 2003 ist der Button für die Kennwortänderung im Outlook Web Access (OWA) standardmäßig deaktiviert.

Mit einem kleinen Eingriff in die Registry kann man den Button zur Kennwortänderung wieder in OWA anzeigen lassen.

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Öffentliche Termine schnell in den persönlichen Kalender kopieren

[MS-Outlook – alle Versionen]
[MS-Exchange – alle Versionen]

Sehr oft kommt es vor dass Termine in zwei Kalender geführt werden. Einmal in einem Öffentlichen (Exchange) Kalender und ein zweites mal in einem persönlichen Kalender.

Die meisten Anwender tragen jeweils in beiden Kalendern Ihre Daten als „Neu“ ein. Doch diese Arbeit müssen Sie sich gar nicht machen. Outlook bietet Ihnen in einer Exchange-Umgebung dafür eine wenig bekannte Option an.

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Probleme mit „winmail.dat“ vermeiden

[MS-Outlook – alle Versionen]
[MS-Exchange – alle Versionen]

Es kann vorkommen, dass manche Ihrer E-Mail-Empfänger eine Nachricht mit der Anlage „winmail.dat“ erhalten. Diese Anlage ist unbrauchbar, wenn die Empfänger die Nachrichten nicht mit Outlook verarbeiten.

Grund für die Entstehung dieser Anhangsdatei ist das von Outlook manchmal verwendete „Transport Neutral Encapsulation Format“ (TNEF). Damit erhält der Empfänger die Nachricht in einer Microsoft eigenen RTF-Textversion mit der benannten Anlage. Mit einigen Klicks können Sie den Versand in diesem Format unterbinden.

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Exchange: Erlaubte Größe eines E-Mail-Anhangs erhöhen

[MS-Exchange – Versionen ab 2007]
[MS-Outlook – Version ab 2007]

Wenn Sie eine E-Mail mit einem größeren Anhang versenden wollen, kann es passieren, dass es zu folgender  Fehlermeldung kommt:

Die Anlagengröße überschreitet das erlaubte Maximum“

In diesem Falle könnte Ihnen der folgende Tipp weiterhelfen.

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