Mails sofort und endgültig löschen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Viele Anwender ärgern sich über Spam und weitere ärgern sich zusätzlich darüber, dass sie diese zweimal löschen müssen. Einmal mit [Entf]und dann nochmals im Ordner „Gelöschte Objekte“. Aber das muss man gar nicht. Es geht auch schneller.

Der Ordner „Gelöschte Objekte“ erfüllt die gleiche Aufgabe wie der „Papierkorb“ von Windows. Er kann auch so benutzt werden, wie in Windows. Das heißt auch in Outlook ist es möglich, Objekte ohne den Umweg über den Papierkorb zu löschen. Halten Sie dazu einfach die [Umschalt]-Taste fest und führen Sie den Löschvorgang mit [Entf] oder über das Kontextmenü aus.

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Mehr als 30 Kalender parallel anzeigen

[MS-Outlook – Versionen ab 2010]

Normalerweise kann Outlook „nur“ max. 30 Kalender anzeigen. Es ist jedoch möglich das Maximum auf 100 Kalender zu erhöhen.

Die Erweiterung ist praktisch, wenn man zum Beispiel die Aufträge für Außendienstmitarbeiter in Outlook verarbeiten muss und die Anzahl der Mitarbeiter die Anzahl von 30 übersteigt.

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Zusätzliche Symbolleiste am rechten Fensterrand

[MS-Outlook – Versionen ab 2013]

In Outlook kann man auf der rechten Seite eine zusätzliche vertikale Symbolleiste mit den wichtigsten Befehlen im E-Mail-Modul.

Dazu muss nur der „Touchmodus“ aktiviert werden, was mit wenigen Klicks erledigt ist. Eigentlich ist dieser Modus für Touchpads u. ä. gedacht, funktioniert aber auf Rechnern ohne Touchfunktion genauso gut.

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Nach dem Löschen das Reorganisieren nicht vergessen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie in Ihrem Outlook beispielsweise mehrere Nachricht mit Anhängen gelöscht, viele Kontakte bereinigt oder Termine überarbeitet und entfernt haben, werden Sie feststellen, dass die PST-Datendatei genauso groß ist wie vorher. Outlook gibt nämlich nicht sofort den Speicherplatz frei, sondern markiert ihn als „unbenutzt“.

Erst wenn der gelöschte Anteil 20% der Größe der Datendatei erreicht, gibt die Anwendung den Platz automatisch frei. Dies findet dann in der Leerlaufzeit statt, damit dies nicht Ihre Arbeit beeinträchtigt. Man kann diese Reorganisation aber auch manuell auslösen, was sich bei größeren Löschaktionen anbietet. Outlook arbeitet dann stabiler und schneller.

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E-Mail verschwinden nach dem Löschen der dazu gehörigen Aufgabe

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie eine Aufgabe mit einer E-Mail mit Hilfe der Nachverfolgung verbunden haben, wird die Nachricht gleichzeitig mit dem Löschen der Aufgabe gelöscht. Verhindern lässt sich dieses Verhalten nur, wenn Sie vor dem Löschen der Aufgabe die Nachverfolgung für die E-Mail aufheben.

Dazu müssen Sie nur in der Aufgabenverwaltung die entsprechende Aufgabe mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü den Befehl „Zur Nachverfolgung“ sowie „Kennzeichnung löschen“ aufrufen. Jetzt können Sie die Aufgabe löschen ohne die E-Mail zu gefährden.

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Terminserie mit Ausnahmen planen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Sie möchten eine Terminserie festlegen, aber diese mit Ausnahmen versehen? Beispielsweise möchten Sie eine Serien nach dem Muster anlegen, dass die Termine jeden Mittwoch stattfinden, aber nicht am 2. Mittwoch eines Monats.

Eine „Ausnahme-Funktion“ hierfür gibt es in Outlook leider nicht. Sie können nur die Termine mit dem Dialogfenster festlegen und die überflüssigen Termine manuell löschen.

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Sofortsuche in Outlook reparieren

[MS-Outlook – alle Versionen]

Sollte die Suchfunktion von Outlook keine Ergebnisse liefern, obwohl die gesuchte Nachricht vorhanden ist, so ist meist der Suchindex beschädigt oder nicht mehr vorhanden.

Eigentlich sollte das System den Suchindex automatisch anlegen. Sollte das nicht geschehen, kann man dies manuell lösen.

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Unerklärliches Anmeldefenster unter Outlook

[MS-Outlook – Version 2016]

Seit einem der letzten Updates kommt es beim Starten von Outlook 2016 oft zu einem unerklärlichen Anmeldefenster. Bisher tritt dieses nur in Zusammenhang mit Betriebssystem ab Windows 8.x auf. Aus irgendwelchen Gründen wurde eine „Office365.com“-Anmeldeinformation ins System generiert.

Verwendet man kein Office365, sondern ein „normales“ Office 2016, so kann dieses unnötige Anmeldefenster sehr nervig werden. Bricht man dieses Fenster ab, so funktioniert das lokale Outlook einwandfrei, auch wenn Sie in einer Exchange-Umgebung arbeiten. Mit einem kleinen Eingriff in die Registry kann man diese Anmelderoutine deaktivieren.

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