E-Mail verschwinden nach dem Löschen der dazu gehörigen Aufgabe

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie eine Aufgabe mit einer E-Mail mit Hilfe der Nachverfolgung verbunden haben, wird die Nachricht gleichzeitig mit dem Löschen der Aufgabe gelöscht. Verhindern lässt sich dieses Verhalten nur, wenn Sie vor dem Löschen der Aufgabe die Nachverfolgung für die E-Mail aufheben.

Dazu müssen Sie nur in der Aufgabenverwaltung die entsprechende Aufgabe mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü den Befehl „Zur Nachverfolgung“ sowie „Kennzeichnung löschen“ aufrufen. Jetzt können Sie die Aufgabe löschen ohne die E-Mail zu gefährden.

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Kategorienfarben umbenennen

[MS-Outlook – Versionen ab 2007]

In Outlook haben Sie die Möglichkeit dessen Elemente (Kalender, E-Mails, Kontakte usw.) zur besseren Übersicht farblich zu kennzeichnen. Diese Kategorien wurden von Microsoft mit verschiedenen Farben hinterlegt und können leicht über die rechte Maustaste zu geordnet werden.

Die Namen dieser Kategoerien sind allerdings mit nichts sagenden Begriffen hinterlegt. Es lassen sich aber die Namen wie „Blaue Kategorie“ oder „Rote Kategorie“ jederzeit in aussagekräftige Bezeichnungen umbenennen.

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Aufgaben schnell anlegen

[MS-Outlook – Versionen ab 2003]

Wenn Sie in Outlook eine Aufgabe erstellen wollen, müssen nicht unbedingt über das Menü gehen.

Verwenden Sie die Tastenkombination [Strg], [Umschalt] und [T], dann öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Aufgabe erstellen können. In der Version 2013 benutzen Sie Kombination [Strg], [Umschalt] und [K]. Das Ganze ist unabhängig davon in welchem Outlook-Modul Sie sich befinden.

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Zwischen Elementen Informationen austauschen

[MS-Outlook –alle Versionen]

Statt die Inhalte von E-Mails in Aufgaben oder Termine von Hand zu kopieren, können Sie diese auch von Outlook selbst kopieren oder verknüpfen lassen. Damit ersparen Sie sich viel Tipp- oder Mausarbeit.

Ein Doppelklick auf die eingepflegte Verknüpfung und Sie können beispielsweise aus der Aufgabe heraus den dazugehörigen Kontakt oder den entsprechenden Termin aufrufen oder Sie lassen den gesamten Text des anderen Elements mit einem Klick einfügen.

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Formatierung der Navigations- und Aufgabenleiste

[MS-Outlook – Versionen ab 2010]

Viele Anwender haben sich eine Möglichkeit gewünscht, die Navigations- und Aufgabenleiste zu formatieren. Mit der Version 2010 gibt es diese Neuerung.

Die Schriftart und –größe der Navigations- und Aufgabenleisten lassen sich in Outlook jetzt formatieren.

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Outlook-Module mit ShortCuts starten

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn man intensiv mit Outlook arbeitet, muss man nicht immer die Maus benutzen, um in die anderen Module, wie E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben usw., zu wechseln.

Genauso gut und schnell geht das mit Tastaturkombinationen, sogenannten ShortCuts.

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Die 2GB-Beschränkung der PST-Datei aufheben

[MS-Outlook – Versionen ab 2003 & 365]

Die Outlook-Datendatei dient zum Speichern der Inhalte Ihrer Outlook-Module (E-Mail, Kalender, Aufgaben,…). In der Vergangenheit war die Größe der Outlook-Datendatei (.PST) auf die maximale Größe von 2 GB beschränkt. Seit der Version 2003 gibt es diese Begrenzung allerdings nicht mehr. Trotzdem gibt es viele Anwender die eine Meldung erhalten, dass die maximale PST-Dateigröße erreicht wurde.

Die Krux an der Sache ist, wenn Sie zwar eine neue Outlook-Version installieren, aber es wird nicht automatisch die Datendatei in das neue Format konvertiert. Das heißt, das Format Ihrer bisherigen Outlook-Datendatei bleibt immer auf dem alten Format-Standard und damit die 2GB-Sperre erhalten.

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Aufgabe mit Kontaktdaten erstellen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie die Kontaktdaten für eine Aufgabe benötigen, so ist dies in Outlook ganz leicht zu bewerkstelligen. Öffnen Sie einfach Ihren Kontakte- oder Personenordner und ziehen Sie den erforderlichen Kontakt mit gedrückter rechter Maustaste nach links auf den in der Navigationsleiste befindlichen Ordner „Aufgabe„.

Nachdem Sie die rechte Maustaste dann loslassen, erscheint ein Kontextmenü. Hier wählen Sie den Eintrag „Hierhin kopieren als Aufgabe mit Text„. In dem anschließend erscheinenden Aufgabenfenster befinden sich die Kontaktdaten. Sie müssen nur noch Ihre Aufgabendetails sowie Angaben zur Fälligkeit, Priorität und Status vornehmen. Abschließend speichern Sie nur noch ab.

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