Nach dem Löschen das Reorganisieren nicht vergessen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie in Ihrem Outlook beispielsweise mehrere Nachricht mit Anhängen gelöscht, viele Kontakte bereinigt oder Termine überarbeitet und entfernt haben, werden Sie feststellen, dass die PST-Datendatei genauso groß ist wie vorher. Outlook gibt nämlich nicht sofort den Speicherplatz frei, sondern markiert ihn als „unbenutzt“.

Erst wenn der gelöschte Anteil 20% der Größe der Datendatei erreicht, gibt die Anwendung den Platz automatisch frei. Dies findet dann in der Leerlaufzeit statt, damit dies nicht Ihre Arbeit beeinträchtigt. Man kann diese Reorganisation aber auch manuell auslösen, was sich bei größeren Löschaktionen anbietet. Outlook arbeitet dann stabiler und schneller.

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Die 2GB-Beschränkung der PST-Datei aufheben

[MS-Outlook – Versionen ab 2003 & 365]

Die Outlook-Datendatei dient zum Speichern der Inhalte Ihrer Outlook-Module (E-Mail, Kalender, Aufgaben,…). In der Vergangenheit war die Größe der Outlook-Datendatei (.PST) auf die maximale Größe von 2 GB beschränkt. Seit der Version 2003 gibt es diese Begrenzung allerdings nicht mehr. Trotzdem gibt es viele Anwender die eine Meldung erhalten, dass die maximale PST-Dateigröße erreicht wurde.

Die Krux an der Sache ist, wenn Sie zwar eine neue Outlook-Version installieren, aber es wird nicht automatisch die Datendatei in das neue Format konvertiert. Das heißt, das Format Ihrer bisherigen Outlook-Datendatei bleibt immer auf dem alten Format-Standard und damit die 2GB-Sperre erhalten.

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Adressdaten in den Kontakte-/Personen-Ordner importieren

[MS-Outlook – Version 2013]

In den älteren Outlook-Versionen war es nie ein Problem Daten aus verschiedenen externen Datenbanken zu importieren. Das ist in der Anwenderversion 2013 so nicht mehr möglich.

Die Version 2013 lässt bei einem Import aus Datenbanken nur noch die PST- und CSV-Formate zu. Während beim PST-Format keine Probleme auftauchen, können diese allerdings im Detail des CSV-Formats stecken.

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Alte PST-Dateien – „Überschreitung der 2 GB-Grenze“

[MS-Outlook – Versionen ab 2003]

Noch bis zur Outlook-Version 2002 war die Größe der Postfachdatei (.pst) auf 2 GB beschränkt. Seit der Version 2003 wurde dies geändert. Trotzdem kann es passieren, dass die Anwendung auf diese Grenze hinweist.

Das ist immer dann so, wenn Sie immer wieder dieselbe PST-Datei benutzen und die Outlook-Daten nie unter einen anderen neuen Namen in den neuen Versionen abgespeichert haben.

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POP-E-Mail-Konten mit einem gemeinsamen Posteingang

[MS-Outlook – Versionen ab 2010]

Wenn Sie in den älteren Versionen POP-E-Mail-Konten eingerichtet haben, so sind alle Nachrichten der Konten in ein gemeinsames Postfach gelangt. Seit der Version 2010 ist das anders. Jedes Konto hat standardmäßig sein eigenes Postfach.

Das geht aber auch anders. Sie können bei der Einrichtung der Konten festlegen in welches Postfach die E-Mails gelangen sollen oder, wenn Sie die Konten schon eingerichtet haben, dieses nachträglich ändern. So haben Sie es beim Lesen der Eingangsnachrichten dann einfacher und müssen nicht zwischen den Konten wechseln.

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Ordnergruppe kann nicht geöffnet werden

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn Sie Outlook öffnen, kann es eventuell zu dieser Fehlermeldung kommen:

„Diese Ordnergruppe kann nicht geöffnet werden. Beim Beenden von Microsoft Office Outlook wurde die Outlook-Datendatei nicht richtig geschlossen.“

Dieses Problem tritt immer dann auf, wenn Sie das Programm Outlook schließen und dann sofort den Rechner herunterfahren. Diese kurze Zeit reicht dann für das Anwenderprogramm nicht aus, die geöffneten Postfach-Dateien zu speichern und zu schließen. Da kann auch bedeuten, dass beim zu schnellen Herunterfahren Daten verloren gehen können.

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MS-Tool zum Import von PST-Dateien

[MS-Exchange – Version 2010 & Versionen Online (Office 365)]

Nicht jeder Administrator ist von lokalen Outlook PST-Dateien begeistert. Lassen sich diese Datenablagen bei einer Fülle von Arbeitsstationen doch nur aufwändig verwalten und sichern.

Zur Unterstützung hat Microsoft ein Tool entwickelt, das in der Lage ist, im Netzwerk solche Dateien aufzuspüren und in Exchange zu importieren. Zu beziehen ist das kostenlose Tool „PST Capture“ von der Microsoft-Seite „Microsoft Exchange PST Capture„. Nach dem Download müssen Sie das Tool auf den jeweiligen Arbeitsplätzen installieren.

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Outlook-Ordner exportieren und sichern oder importieren

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wenn man mit Outlook arbeitet, ist es sinnvoll diese in bestimmten Zeitabständen die Ordner, zu sichern. So muss man bei einem Systemabsturz nicht um seine wichtigen E-Mails oder seinen Kalender bangen.

Microsoft bietet in dem Anwendungsprogramm zum Sichern oder Exportieren und dem Importieren der Ordner einen Assistenten an. Mit dem Sie die Tätigkeit schnell abwickeln können.

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