Start- und End-Datum schnell anlegen

[MS-Outlook – Versionen ab 2010]

Wenn Sie Termine festlegen wollen, die aufeinanderfolgend mehrtätig sind, so geben Sie gewöhnlicher Weise das Startdatum im Feld „Beginn“ und den letzten Termin in „Endet:“ ein.

Doch es geht auch schneller und bequemer. Klicken Sie dazu auf den Drop-Down-Pfeil bei „Beginnt:“ und markieren Sie mit gerückter linker Maustaste in dem kleinen Kalender die in Frage kommenden Tage. Wenn Sie die Maustaste loslassen, werden das Start- sowie das Enddatum in die vorgesehenen Felder eingetragen.

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Freie Zeiten oder Abwesenheit im Kalender sinnvoll darstellen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Viele deklarieren im Kalender Ihren Feierabend als abwesende Zeit. Das heißt, sie erstellen einen täglichen Termin, den sie als „abwesend“ deklarieren, um deutlich zu machen, dass sie nicht im Büro sind.

Doch das führt dazu, dass im linken Datumsnavigator die Tage fett angezeigt werden. So lassen sich echte Termine nicht mehr von den „Abwesend“-Zeiten unterscheiden. Einfacher ist es, wenn Sie zwar diese Zeiten im Kalender erfassen, diese aber als „frei“ deklarieren. Denn diese Zeiten werden im Datumsnavigator dann nicht fett angezeigt. So lassen sich echte Termine dort erkennen.

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Zwischen Elementen Informationen austauschen

[MS-Outlook –alle Versionen]

Statt die Inhalte von E-Mails in Aufgaben oder Termine von Hand zu kopieren, können Sie diese auch von Outlook selbst kopieren oder verknüpfen lassen. Damit ersparen Sie sich viel Tipp- oder Mausarbeit.

Ein Doppelklick auf die eingepflegte Verknüpfung und Sie können beispielsweise aus der Aufgabe heraus den dazugehörigen Kontakt oder den entsprechenden Termin aufrufen oder Sie lassen den gesamten Text des anderen Elements mit einem Klick einfügen.

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Übersichtlicher Monatskalender

[MS-Outlook – Versionen 2007-2010]

Werden im Outlook-Kalender viele Termine eingepflegt, wird die „Monatsansicht“ sehr schnell unübersichtlich. Outlook versucht auf kleinsten Raum alle Termine unterzubringen. Dabei werden auch die Termininhalte bis zur Unkenntlichkeit radikal gekürzt.

Es gibt eine Möglichkeit etwas Ordnung in dieses Chaos zubringen. Sie müssen nur die Detaildichte für den Kalender entsprechend einstellen.

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Die 2GB-Beschränkung der PST-Datei aufheben

[MS-Outlook – Versionen ab 2003 & 365]

Die Outlook-Datendatei dient zum Speichern der Inhalte Ihrer Outlook-Module (E-Mail, Kalender, Aufgaben,…). In der Vergangenheit war die Größe der Outlook-Datendatei (.PST) auf die maximale Größe von 2 GB beschränkt. Seit der Version 2003 gibt es diese Begrenzung allerdings nicht mehr. Trotzdem gibt es viele Anwender die eine Meldung erhalten, dass die maximale PST-Dateigröße erreicht wurde.

Die Krux an der Sache ist, wenn Sie zwar eine neue Outlook-Version installieren, aber es wird nicht automatisch die Datendatei in das neue Format konvertiert. Das heißt, das Format Ihrer bisherigen Outlook-Datendatei bleibt immer auf dem alten Format-Standard und damit die 2GB-Sperre erhalten.

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Feiertage sind (keine) Arbeitstage

[MS-Outlook – alle Versionen]

In Outlook kann man Feiertage automatisch in den Kalender eintragen lassen. Doch Vorsicht, Outlook erkennt nicht, dass Feiertage im allgemeinen Verständnis keine Arbeitstage sind.

Wenn Sie also eine Terminserie mit Arbeitstagen angelegt haben, die auch Feiertage berühren, so wird hierbei nicht die Terminserie unterbrochen. Das heißt Arbeitstermine, die auf Feiertage fallen werden von Outlook trotzdem in den Kalender eingetragen. Für die Anwendung sind nämlich Feiertage nur ganz gewöhnliche „ganztägige Ereignisse“.

Sie werden also nicht umhin kommen, die Feiertage manuell nachzubearbeiten, also die Arbeitstermine an den besagten Tagen von Hand löschen.

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E-Mail in einen Termin umwandeln

[MS-Outlook – alle Versionen]

Wussten Sie, dass sie aus E-Mails mit Terminanfragen ganz schnell einen Termin  im Kalender machen können?

Im Grundprinzip brauchen Sie nur die E-Mail mit der Maus aus Ihrem Postfach auf Ihren Kalender verschieben. Was Sie dazu noch benötigen, ist die Navigationsleiste.

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Mehrere Tage nebeneinander anzeigen

[MS-Outlook – Versionen ab 2002]

Man kann im Outlook-Kalender mehrere Tage nebeneinander anzeigen lassen. Dabei ist es unerheblich, ob diese Tage aufeinander folgen. Sie können irgendwelche Tage aufrufen.

Wenn Sie also mehrere Terminangebote haben, können Sie die genannten Tage einfach nebeneinander zum Vergleich anzeigen lassen.

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Erinnerung für Aufgaben einstellen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Das man Termine bei Fälligkeit mit einem Erinnerungsfenster einblenden kann, kennen viele. Das Aufgaben bei Fälligkeit eingeblendet werden, war bei den älteren Versionen auch der Fall.

Ab der Version 2007 wurde von Microsoft bei den Aufgaben diese Funktion standardmäßig deaktiviert. Um dies wieder zu reaktivieren, müssen Sie nur eine Einstellung ändern. Genauso, wenn Sie sie in den älteren Versionen deaktivieren wollen.

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Kalenderwochen anzeigen

[MS-Outlook – Versionen ab 2000]

Sehr oft werden Terminabsprachen nur wage in Kalenderwochen angegeben. Nur werden diese in Outlook nicht standardgemäß angezeigt.

Sie können Outlook so einstellen, dass die Wochennummern in der Kalenderübersicht (Datumsnavigator) angezeigt werden.

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