Anderssprachige Datums- und Zeitangaben im Outlook-Kalender

[MS-Outlook – alle Versionen]

Es kann passieren, dass Sie im Ausdruck des Outlook-Kalenders anderssprachige Datum- und Zeitangaben finden. Dies ist kein Programmfehler, sondern hier liegt es vielmehr an dem eingeschalteten Zusatzkalender.

Die Folge sind dann, neben den deutschen, auch eventuell beispielsweise englische, japanische oder hebräische Angaben. Mit einer kleinen Änderung der Outlook-Konfiguration lässt sich dieses Manko schnell beheben.

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Kategorienfarben umbenennen

[MS-Outlook – Versionen ab 2007]

In Outlook haben Sie die Möglichkeit dessen Elemente (Kalender, E-Mails, Kontakte usw.) zur besseren Übersicht farblich zu kennzeichnen. Diese Kategorien wurden von Microsoft mit verschiedenen Farben hinterlegt und können leicht über die rechte Maustaste zu geordnet werden.

Die Namen dieser Kategoerien sind allerdings mit nichts sagenden Begriffen hinterlegt. Es lassen sich aber die Namen wie „Blaue Kategorie“ oder „Rote Kategorie“ jederzeit in aussagekräftige Bezeichnungen umbenennen.

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Start- und End-Datum schnell anlegen

[MS-Outlook – Versionen ab 2010]

Wenn Sie Termine festlegen wollen, die aufeinanderfolgend mehrtätig sind, so geben Sie gewöhnlicher Weise das Startdatum im Feld „Beginn“ und den letzten Termin in „Endet:“ ein.

Doch es geht auch schneller und bequemer. Klicken Sie dazu auf den Drop-Down-Pfeil bei „Beginnt:“ und markieren Sie mit gerückter linker Maustaste in dem kleinen Kalender die in Frage kommenden Tage. Wenn Sie die Maustaste loslassen, werden das Start- sowie das Enddatum in die vorgesehenen Felder eingetragen.

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Freie Zeiten oder Abwesenheit im Kalender sinnvoll darstellen

[MS-Outlook – alle Versionen]

Viele deklarieren im Kalender Ihren Feierabend als abwesende Zeit. Das heißt, sie erstellen einen täglichen Termin, den sie als „abwesend“ deklarieren, um deutlich zu machen, dass sie nicht im Büro sind.

Doch das führt dazu, dass im linken Datumsnavigator die Tage fett angezeigt werden. So lassen sich echte Termine nicht mehr von den „Abwesend“-Zeiten unterscheiden. Einfacher ist es, wenn Sie zwar diese Zeiten im Kalender erfassen, diese aber als „frei“ deklarieren. Denn diese Zeiten werden im Datumsnavigator dann nicht fett angezeigt. So lassen sich echte Termine dort erkennen.

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Zwischen Elementen Informationen austauschen

[MS-Outlook –alle Versionen]

Statt die Inhalte von E-Mails in Aufgaben oder Termine von Hand zu kopieren, können Sie diese auch von Outlook selbst kopieren oder verknüpfen lassen. Damit ersparen Sie sich viel Tipp- oder Mausarbeit.

Ein Doppelklick auf die eingepflegte Verknüpfung und Sie können beispielsweise aus der Aufgabe heraus den dazugehörigen Kontakt oder den entsprechenden Termin aufrufen oder Sie lassen den gesamten Text des anderen Elements mit einem Klick einfügen.

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Übersichtlicher Monatskalender

[MS-Outlook – Versionen 2007-2010]

Werden im Outlook-Kalender viele Termine eingepflegt, wird die „Monatsansicht“ sehr schnell unübersichtlich. Outlook versucht auf kleinsten Raum alle Termine unterzubringen. Dabei werden auch die Termininhalte bis zur Unkenntlichkeit radikal gekürzt.

Es gibt eine Möglichkeit etwas Ordnung in dieses Chaos zubringen. Sie müssen nur die Detaildichte für den Kalender entsprechend einstellen.

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Die 2GB-Beschränkung der PST-Datei aufheben

[MS-Outlook – Versionen ab 2003 & 365]

Die Outlook-Datendatei dient zum Speichern der Inhalte Ihrer Outlook-Module (E-Mail, Kalender, Aufgaben,…). In der Vergangenheit war die Größe der Outlook-Datendatei (.PST) auf die maximale Größe von 2 GB beschränkt. Seit der Version 2003 gibt es diese Begrenzung allerdings nicht mehr. Trotzdem gibt es viele Anwender die eine Meldung erhalten, dass die maximale PST-Dateigröße erreicht wurde.

Die Krux an der Sache ist, wenn Sie zwar eine neue Outlook-Version installieren, aber es wird nicht automatisch die Datendatei in das neue Format konvertiert. Das heißt, das Format Ihrer bisherigen Outlook-Datendatei bleibt immer auf dem alten Format-Standard und damit die 2GB-Sperre erhalten.

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Feiertage sind (keine) Arbeitstage

[MS-Outlook – alle Versionen]

In Outlook kann man Feiertage automatisch in den Kalender eintragen lassen. Doch Vorsicht, Outlook erkennt nicht, dass Feiertage im allgemeinen Verständnis keine Arbeitstage sind.

Wenn Sie also eine Terminserie mit Arbeitstagen angelegt haben, die auch Feiertage berühren, so wird hierbei nicht die Terminserie unterbrochen. Das heißt Arbeitstermine, die auf Feiertage fallen werden von Outlook trotzdem in den Kalender eingetragen. Für die Anwendung sind nämlich Feiertage nur ganz gewöhnliche „ganztägige Ereignisse“.

Sie werden also nicht umhin kommen, die Feiertage manuell nachzubearbeiten, also die Arbeitstermine an den besagten Tagen von Hand löschen.

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