Schnelles Erstellen einer PDF-Datei

[MS-Office – Versionen ab 2010]

Eine PDF-Datei kann Dokumente plattformunabhängig so darstellen, wie es der Autor vorgesehen hat. Viele Anwender benutzen daher gerne PDF-Umwandler von Drittherstellern um Dateien in dieses speicherschonende Datei-Format zu übertragen.

Doch dies ist gar nicht mehr notwendig. MS-Office-Dokumente lassen sich direkt im Programm dahin umwandeln. Gehen Sie dazu auf „Datei“ sowie „Exportieren“ und bestimmen Sie nur noch den Ablageort. Mit „Veröffentlichen“ setzen Sie die Umwandlung in Gang. Warum es hier so genannt wurde, weiß nur Microsoft.

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Die 2GB-Beschränkung der PST-Datei aufheben

[MS-Outlook – Versionen ab 2003 & 365]

Die Outlook-Datendatei dient zum Speichern der Inhalte Ihrer Outlook-Module (E-Mail, Kalender, Aufgaben,…). In der Vergangenheit war die Größe der Outlook-Datendatei (.PST) auf die maximale Größe von 2 GB beschränkt. Seit der Version 2003 gibt es diese Begrenzung allerdings nicht mehr. Trotzdem gibt es viele Anwender die eine Meldung erhalten, dass die maximale PST-Dateigröße erreicht wurde.

Die Krux an der Sache ist, wenn Sie zwar eine neue Outlook-Version installieren, aber es wird nicht automatisch die Datendatei in das neue Format konvertiert. Das heißt, das Format Ihrer bisherigen Outlook-Datendatei bleibt immer auf dem alten Format-Standard und damit die 2GB-Sperre erhalten.

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Alle Folien in OpenOffice als einzelne Bilder exportieren

[OO-Impress – alle Versionen]
[LO-Impress – alle Versionen]

Wenn Sie alle Folien einer gesamten Präsentation als einzelne Bilder speichern wollen, werden Sie keinen direkten Befehl dafür finden. Mit einem kleinen Umweg über das HTML-Format lässt sich dieses Problem lösen.

Nachdem Sie im Menü „Datei“ den Befehl „Exportieren“ aufgerufen haben, ändern Sie bei „Dateityp“ das Format auf „HTML-Dokument“ und folgenden Sie dem Assistenten. Wenn Sie nur die Folien in Bilder verwandeln wollen, so ist nur das 3. Fenster des Assistenten für Sie interessant. Hier können Sie das Bildformat („.jpg“, „.gif“ oder „.png“) und dessen Auflösung auswählen. In dem vorher festgelegten Speicherordner finden Sie dann die Folien als Bilder vor. Die HTML-Dateien selbst können Sie löschen.

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Fehlermeldung beim Text-Export

[MS-Access – alle Versionen]

Bei dem Exportieren von Tabellen mit Hilfe eines Makros, kann es zu einer Fehlermeldung kommen:

Aktualisieren nicht möglich; Datenbank oder Objekt ist schreibgeschützt“

Wenn Sie eine Kleinigkeit berücksichtigen, bekommen Sie die Meldung nicht mehr.

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Alte PST-Dateien – „Überschreitung der 2 GB-Grenze“

[MS-Outlook – Versionen ab 2003]

Noch bis zur Outlook-Version 2002 war die Größe der Postfachdatei (.pst) auf 2 GB beschränkt. Seit der Version 2003 wurde dies geändert. Trotzdem kann es passieren, dass die Anwendung auf diese Grenze hinweist.

Das ist immer dann so, wenn Sie immer wieder dieselbe PST-Datei benutzen und die Outlook-Daten nie unter einen anderen neuen Namen in den neuen Versionen abgespeichert haben.

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Folien in LibreOffice als Bilder exportieren

[LO-Impress – alle Versionen]

In Impress lassen sich die Folien einzeln als Bilder speichern. Dies kann beispielsweise in den Bildformaten „.jpg“, „.gif“, „.tiff“ oder „.png“ erfolgen.

Nachdem Sie im Menü „Datei“ den Befehl „Exportieren“ aufgerufen haben, ändern Sie bei „Dateityp“ das Format auf das entsprechende Bildformat. Die aktive Folie wird dann umgewandelt und als Grafik gespeichert

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Beschädigtes Diagrammen beim PDF-Export

[MS-Excel – Version 2010]
[MS-PowerPoint – Version 2010]

Wenn Sie Diagramme in das PDF-Format exportieren möchten, so kann es bei gerade bei Flächendiagrammen mit vielen Datenpunkten zu Fehlern kommen, gleiches gilt für das Speichern im XPS-Format.

Entweder das Diagramm wird nur teilweise angezeigt oder gar nicht. Bei PowerPoint erhalten Sie meist die Meldung „Beim Speichern der Datei durch PowerPoint ist ein Fehler aufgetreten„. Um diesen Fehler zu beseitigen, hat Microsoft ein kostenloses Hotfix zur Verfügung gestellt.

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IE9: Exportieren von Webseiten nach Excel

[MS-Internet Explorer – ab Version 9]
[MS-Excel – alle Versionen]

Bisher war es in den älteren MS-Browser-Versionen über das Kontextmenü mit dem Befehl „Nach Microsoft Excel exportieren“ möglich, Daten aus einer Webseite in die Tabellenkalkulation Excel zu exportieren.

Seit der IE-Version 9 ist dies so nicht mehr möglich. Die (neuen) Sicherheitsrichtlinien in diesem Browser verhindern das Starten der Anwendung Excel. In so einem Fall sollten Sie aus einem Export einen Import aus Excel heraus machen.

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