Dokumente aus alten Word-Versionen bearbeiten

[MS-Word – Versionen ab 2010]

Es kommt oft vor, dass man beim Arbeiten auf alte Archivdaten zurückgreifen muss. Probleme tauchen immer dann auf, wenn die Datenbestände mit alten Word-Versionen erstellt wurden, wie beispielsweise die, die auf DOS-Basis liefen. Die neueren Versionen weigern sich oft diese Dateien zu öffnen.

Bisher musste man in solchen Fällen die Sperre in der Registry von Windows aufheben. Das ist seit der Version 2010 nicht mehr nötig. Hier kann die Sperre im „Sicherheitscenter“ oder „Trust Center“ aufgehoben werden.

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Erhöhter Schutz vor Office-Dateianhängen bei internem Exchange Server

[MS-Exchange – Versionen ab 2010] [MS-Outlook – Versionen ab 2010]

Wenn Sie Nachrichten mit Dateianhänge aus externen Quellen erhalten, so werden diese in der „geschützten Ansicht“ geöffnet. Bei Nachrichten aus dem internen Netzwerk, die über einen gemeinsamen Exchange-Server laufen, gibt es dieses Verhalten von Outlook nicht.

Aus gesteigerten Sicherheitsgründen können Sie dieses Verhalten auch für Dateianhänge einstellen, die aus internen E-Mails stammen. Dazu muss auf den jeweiligen Rechnern in die Registry eingegriffen und eine Ergänzung vorgenommen werden.

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Automatische Formelerweiterung deaktivieren

[MS-Excel – alle Versionen]

Wenn Sie Excel beispielsweise eine Summelformel für einen bestimmten Tabellenbereich erstellen und in diesem Bereich eine weitere Zeile einfügen, so wird diese neue Zeile standardmäßig in die Summelformel mit einbezogen.

Es gibt aber Situationen, bei dem dieses Verhalten unerwünscht ist. Man kann diese Komfortfunktion mit wenig Aufwand kurzfristig deaktivieren.

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Anderssprachige Datums- und Zeitangaben im Outlook-Kalender

[MS-Outlook – alle Versionen]

Es kann passieren, dass Sie im Ausdruck des Outlook-Kalenders anderssprachige Datum- und Zeitangaben finden. Dies ist kein Programmfehler, sondern hier liegt es vielmehr an dem eingeschalteten Zusatzkalender.

Die Folge sind dann, neben den deutschen, auch eventuell beispielsweise englische, japanische oder hebräische Angaben. Mit einer kleinen Änderung der Outlook-Konfiguration lässt sich dieses Manko schnell beheben.

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Gänsefüßchen durch Guillemets ersetzen

[OO-Writer – alle Versionen] [LO-Writer – alle Versionen]
[MS-Word – alle Versionen]

Es gibt hin und wieder Fälle in denen Anwender statt der Gänsefüßchen lieber durch doppelte Spitzklammern, sogenannte Guillemets («, »), einsetzen möchten. Oft sieht man diese Zeichen bei Zitaten, die in den Text eingeschoben werden.

Normalerweise ist dies im deutschen Schriftsatz bzw. auf der deutschen Tastaturbelegung nicht vorgesehen, aber man kann die Guillemsts durch Benutzung des Zeichencodes erreichen. Mit Hilfe der „Ersetzen“-Funktion sind die Zeichen schnell eingesetzt. Dann brauchen Sie nicht aufwendig die Sonderzeichen bemühen.

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Dieselbe Fußnote mehrfach im Text verwenden

[MS-Word – alle Versionen]

Gerade in Formularen wird oft ein und dieselbe Fußnote häufiger verwendet. Vielen Anwender fällt es schwer wieder auf die gleiche Fußnote zu verweisen. Denn es lässt sich die Nummernfolge bei einer neuen Fußnote nicht beeinflussen.

Aus diesem Grunde wird oft mit einer hochgestellten Zahl gearbeitet, die dann die Nummer der Fußnote trägt. Doch das ist gar nicht notwendig. Mit einem Querverweis kann man sehr schnell auf immer dieselbe Fußnote verweisen.

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Bestimmte Dateitypen blockieren

[MS-Word – Versionen ab 2010]

In Word ist es möglich bestimmte Dateitypen, z. B. RTF, zu blockieren. Das heißt, man kann das Editieren und Speichern des aktuellen Dokuments verhindern. Gerade bei der Bearbeitung von Dokumenten aus unbekannten Quellen von sicherheitstechnischer Relevanz.

Sie können damit den Zugriff auf verschiedene Dateitypen so einschränken, dass diese nur noch in einer geschützten Ansicht geöffnet werden kann. Manipulierte Dateien (Makroviren) können dann möglichst keinen Schaden auf Ihren Rechner anrichten.

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Exchange-Postfach mit Kennwort-Abfrage

[MS-Outlook – alle Versionen]
[MS-Exchange – alle Versionen]

Um die Sicherheit eines Exchange-Postfachs zu erhöhen, können Sie Outlook so einrichten, dass immer vor dem Öffnen des Postfachs der Exchange-Benutzername und -kennwort eingeben werden muss.

Dazu ist es erforderlich, dass der „Exchange-Cache-Modus“ deaktiviert wird. Sonst übersteuert die lokal gespeicherte Cache-Datei die Abfrage und mit falschen oder keinen Passwörtern wäre ein Zugriff Dritter möglich.

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